Нотариальная деятельность в Московской области регулируется Федеральным законом «О нотариате» и региональными нормативными актами. Когда нотариус прекращает свои полномочия (в связи с выходом на пенсию, увольнением, лишением лицензии или иным основанием), его документы подлежат передаче в специальный архив. Ниже подробно рассмотрены порядок формирования, хранения и использования таких архивов.

Нормативная база

• Федеральный закон № 4462‑1 «О нотариате» (ст. 31‑33) – определяет обязанности нотариуса по сохранению и передаче документов.
• Приказ Минюста России № 124н от «О порядке ведения нотариального архива» – устанавливает требования к формированию, учету и хранению архивных дел.
• Постановление Правительства Московской области № 543‑ПП от «О взаимодействии нотариальных палат и территориальных органов юстиции в вопросах архивного обеспечения» – регламентирует региональные особенности.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – общие положения о государственном и муниципальном архивном хранении.

Состав архива нотариуса, сложившего полномочия

Архив включает в себя все документы, созданные нотариусом в ходе профессиональной деятельности:

1. Нотариальные акты (договоры, завещания, доверенности, соглашения о разделе имущества и т.д.).
2. Протоколы нотариальных действий (протоколы о принятии наследства, о подтверждении факта проживания и др.).
3. Журналы учета нотариальных действий (журналы регистрации актов, журналы выдачи выписок).
4. Корреспонденция и служебные записки (запросы от органов власти, ответы клиентам, внутренние распоряжения).
5. Финансово‑хозяйственные документы (отчеты о доходах, платежные ведомости, счета‑фактуры).
6. Техническая документация (сертификаты квалификации, лицензии, приказы о назначении/отстранении).

Хранение и доступ к архиву

Место хранения

По умолчанию архив передается в территориальное отделение Федеральной нотариальной палаты (ФНП) или в архив управления юстиции Московской области. В некоторых случаях возможен перевод в муниципальный архив по месту последней регистрации нотариальной конторы.

Режим доступа

• Для нотариусов‑преемников – доступ предоставляется без ограничений для выполнения текущих нотариальных действий (например, при необходимости уточнения содержания ранее выданного акта).
• Для граждан и организаций – доступ возможен только по официальному запросу, сопровождаемому нотариальным согласием или судебным решением (ст. 62 ФЗ «О нотариате»).
• Для исследователей и архивных работников – доступ регулируется внутренними инструкциями ФНП и может быть предоставлен в виде копий или электронных выписок после согласования с владельцем архива.

Процедура передачи архива нотариуса, сложившего полномочия

1. Уведомление нотариальной палаты – нотариус направляет письменное уведомление о предстоящем прекращении полномочий не менее чем за 30 дней до даты увольнения.
2. Инвентаризация дел – совместно с представителем палаты проводится опись всех документов, формируется опись‑реестр дел (форма № АР‑Н‑01).
3. Подготовка к передаче – документы помещаются в специальные архивные коробки, маркируются штрих‑кодами, оформляются сопроводительные листы.
4. Акт приема‑передачи – составляется акт, подписываемый нотариусом, представителем палаты и ответственным лицом архивного учреждения.
5. Регистрация в едином реестре нотариальных архивов – информация о transferred archive вносится в электронный реестр ФНП, где указываются сроки хранения и условия доступа.
6. Уведомление заинтересованных сторон – при необходимости направляются извещения клиентам, чьи документы находятся в передаваемом архиве (например, при переходе к новому нотариусу).

Цифровизация и электронные архивы

С 2023 года в Московской области активно внедряется система электронного нотариального архива (ЭНА). Основные этапы:

• Сканирование бумажных документов – выполняется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (электронные образы документов).
• Метаданные – к каждому образу привязываются сведения: номер акта, дата совершения действия, ФИО нотариуса, тип документа.
• Хранение в защищенном хранилище – используется сертифицированное решение ФСТЭК России с резервным копированием и контролем целостности (хеш‑суммы SHA‑256).
• Поиск и выдача – через веб‑портал ФНП пользователь может подать запрос, получить электронную копию с электронной цифровой подписью (ЭЦП) нотариуса‑архивариуса.
• Сроки хранения – электронные копии хранятся не менее 75 лет (как и бумажные оригиналы) согласно ст. 19 ФЗ «О нотариате».

Переход на электронный формат значительно сокращает время поиска документов, уменьшает риск утраты и обеспечивает удаленный доступ для нотариусов‑преемников.

Примеры из практики

Пример 1: Переход нотариуса г. Мытищи

Нотариус Иванова А.С. ушла на пенсию в марте 2025 г. Её архив (≈ 12 тыс. листов) был передан в архив Управления юстиции Московской области. После оформления акта приема‑передачи и внесения данных в ЭНА, любой нотариус из соседней конторы может за 5‑10 минут получить копию нужного завещания через личный кабинет ФНП.

Пример 2: Восстановление утерянного доверенного документа

В 2024 г. гражданин Петров В.И. обратился в нотариальную контору г. Химки с запросом о восстановлении доверенности, выданной в 2018 г. нотариусом Сидоровым Н.В., который уже сложил полномочия. Запрос был обработан через электронный архив, и в течение одного рабочего дня нотариус‑преемник выдал заверенную копию доверенности.

Рекомендации для нотариусов, планирующих сложить полномочия

1. Заблаговременно (за 2‑3 месяца) начать инвентаризацию дел, выделив документы с истекшими сроками хранения (например, финансовые отчеты за более чем 10 лет).
2. Обеспечить качество сканирования: разрешение не менее 300 dpi, формат PDF/A‑2 для долгосрочного хранения.
3. Проверить целостность электронных копий (контрольные суммы) перед передачей в архив.
4. Сопроводить передачу подробным описью и указать особые условия доступа (например, конфиденциальные данные о несовершеннолетних наследниках).
5. Уведомить клиентов о месте хранения их документов и порядке получения копий.
6. Сохранить копию акта приема‑передачи в личном деле нотариуса на случай будущих споров.

Архивы нотариусов Московской области, сложивших полномочия, представляют собой важный элемент правовой системы, обеспечивающий сохранность нотариальных актов и доступ к ним для граждан, организаций и правопреемников. Соблюдение нормативных требований, грамотная организация хранения и постепенная цифровизация позволяют минимизировать риски утраты документов, ускорить процесс предоставления информации и повысить доверие к нотариальному институту в регионе.

Для всех заинтересованных сторон рекомендуется регулярно проверять актуальность своих данных в электронном реестре ФНП и при необходимости пользоваться сервисами удаленного доступа к нотариальному архиву.