Цель документа: установить порядок и технические требования к хранению бумажных и электронных документов в муниципальных архивах, обеспечить их сохранность, доступность и соответствие действующей нормативной базе.

Нормативно‑правовая база

Хранение муниципальных архивных документов регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Минкультуры России от № 146 «Об утверждении Положения о порядке хранения архивных документов».
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к их оформлению и хранению».
4. Санитарные нормы и правила (СанПиН) -.‑10 «Гигиенические требования к условиям хранения бумажных документов».
5. Региональные нормативные акты (при наличии) – постановления администрации муниципального образования.

Основные понятия

• Документ – любой носитель информации, подлежащий архивному хранению.
• Архивный фонд – совокупность документов, объединённых по признаку (вид, тематика, период, форма).
• Срок хранения – установленный законом или нормативным актом период, в течение которого документ сохраняется в архиве.
• Условие хранения – совокупность параметров (температура, влажность, освещённость, защита от загрязнений и др.), обеспечивающих сохранность документа;

Классификация документов по срокам и условиям хранения

Документы делятся на три группы:

1. Краткосрочные (до 5 лет) – хранятся в условиях стандартных офисных помещений.
2. Среднесрочные (5–20 лет) – требуют контролируемой температуры и влажности.
3. Долгосрочные (более 20 лет) – хранятся в специализированных архивных помещениях с усиленными мерами защиты.

Технические требования к помещению

Климатический режим

Освещённость

• Естественное освещение – не допускается в зонах хранения.
• Искусственное – светильники с лампами низкой интенсивности, не более 50 люкс на уровне полок.

Вентиляция и защита от загрязнений

• Система принудительной вентиляции с фильтрацией воздуха (HEPA‑фильтры).
• Отсутствие сквозняков, прямых потоков воздуха на документы.
• Регулярная проверка и очистка вентиляционных каналов.

Пожарная безопасность

• Установка автоматических систем пожаротушения (газовые, инертные системы, не использующие воду).
• Наличие датчиков дыма, тепла и системы оповещения.
• Разработка и отработка плана эвакуации и спасения архивных фондов.

Защита от влаги и протечек

• Гидроизоляция стен, пола и потолка.
• Установка датчиков протечки и системы автоматического оповещения.
• Поднятый пол (не менее 150 мм) в зонах с повышенной влажностью.

Оборудование и материалы для хранения

Полки и стеллажи

• Изготовлены из нержавеющей стали или обработанного алюминия, не выделяющих коррозионных веществ.
• Расстояние между полками – не менее 30 см, чтобы обеспечить свободный доступ к документам.

Коробки, папки, конверты

• Кислотно-нейтральные, без содержания хлороформа.
• Маркировка: название фонда, инвентарный номер, срок хранения.

Защитные пленки и обложки

• Полипропиленовые (PP) или полиэтиленовые (PE) пленки, не пропускающие влагу.
• Для фотоматериалов – специальные архивные конверты с анти‑УФ‑покрытием.

Порядок приёма и регистрации документов

1. Приёмка – проверка целостности, соответствия сопроводительных документов.
2. Регистрация – внесение в журнал приёма и в электронную базу данных (ЭБД).
3. Классификация – определение фонда, инвентарного номера, срока хранения.
4. Подготовка к хранению – упаковка в архивные материалы, маркировка.
5. Размещение – размещение в соответствующем архивном отделе согласно схеме расположения.

Текущий контроль и обслуживание

Ежемесячный контроль климатических параметров

• Запись температуры и влажности в журнал контроля.
• Корректировка систем климат-контроля при отклонениях более ±2 °C или ±5 %.

Периодический осмотр состояния документов

• Раз в 6 месяцев – визуальная проверка на наличие плесени, пятен, деформаций.
• При обнаружении дефектов – немедленная изоляция и передача в отдел консервации.

Очистка и обслуживание оборудования

• Полки – сухой тканью без применения химических средств.
• Системы вентиляции – чистка фильтров каждые 3 месяца.
• Пожарные и водо‑детекторы – проверка работоспособности раз в месяц.

Консервация и реставрация

Для документов, находящихся в уязвимом состоянии, применяются следующие меры:

• Увлажнение сухих листов в контролируемой среде.
• Удаление плесени с помощью специализированных антисептиков;
• Ремонт разрывов с использованием архивных клеевых составов.

Все работы проводяться квалифицированными специалистами в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016.

Электронные архивные документы

Для электронных копий (сканированных, цифровых форматов) соблюдаются дополнительные требования:

1. Хранение на сертифицированных носителях (магнитные ленты, оптические диски, SSD‑массивы) с резервным копированием.
2. Регулярная проверка целостности файлов (контрольные суммы SHA‑256).
3. Обеспечение защищённого доступа (аутентификация, журнал доступа).
4. Обновление форматов в случае устаревания (миграция данных).

Безопасность и доступ

Физическая безопасность

• Контроль доступа – только уполномоченный персонал (карточки доступа, биометрия).
• Видеонаблюдение в зонах хранения и входных пунктов.
• Ограничение количества персонала, находящегося в архивных помещениях одновременно.

Информационная безопасность

• Шифрование конфиденциальных электронных архивов.
• Регулярные резервные копии (не менее 3 копий, хранение в разных географических точках).
• План восстановления после катастроф (DRP) – тестирование не реже одного раза в год.

Ответственность и квалификация персонала

Для выполнения инструкций требуется следующий персонал:

• Главный архивариус – общая координация, контроль соблюдения нормативов.
• Специалист по климат‑контролю – настройка и обслуживание систем температурного режима.
• Консервационный специалист – оценка состояния и проведение реставрационных работ.
• IT‑специалист – поддержка электронных архивов, резервного копирования.
• Охранный персонал – обеспечение физической безопасности.

Все сотрудники должны пройти обучение по ГОСТ 7.0.97‑2016 и ежегодно подтверждать квалификацию.

План действий в чрезвычайных ситуациях

1. Обнаружение угрозы (пожар, протечка, наводнение) – немедленное сообщение в службу реагирования.
2. Эвакуация ценных фондов в специально подготовленные запасные помещения (внутри здания или в отдельном объекте).
3. Документирование ущерба – фотосъёмка, составление актов.
4. Восстановление – привлечение консервационных специалистов, использование резервных копий электронных документов.
5. Анализ причин и корректировка инструкций.

Заключительные положения

Настоящая инструкция подлежит ежегодному пересмотру и утверждению руководителем муниципального архива. Все изменения фиксируются в журнале изменений с указанием даты, номера приказа и подписи ответственного лица.

Контактные данные

Муниципальный архив
Адрес: ул. Советская, д. 12, г. ВашГород
Телефон: +7 (999) -23‑45‑67
Электронная почта: archive@yourcity.ru