Использование архивных документов, это одна из ключевых функций архивных учреждений, обеспечивающая реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации, а также удовлетворение информационных потребностей государственных органов, организаций и исследователей. Процедура регулируется комплексом нормативных правовых актов, в центре которых находится Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и устанавливаемые на его основе подзаконные акты.
Нормативная правовая основа
Основным документом, регламентирующим порядок использования, является Приказ Министерства культуры Российской Федерации от № 2368 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России № 57077). Данный Порядок разработан в строгом соответствии со ст. 22 Закона № 125-ФЗ.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 22, 23, 24, 25, 26, 27).
- Приказ Минкульта РФ от № 2368 (Основной регламент).
- Приказ Минкульта РФ от № 2760 (Порядок предоставления архивных документов в электронном виде).
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (при работе с документами, содержащими ПДн);
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (доступ к информации, ограничение доступа).
- Региональные законы и уставы муниципальных архивов (в части особенностей обслуживания пользователей).
Основные принципы предоставления архивных документов
Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и Порядку № 2368, использование архивных документов строится на следующих принципах:
- Правовая равенство пользователей: Архивные документы предоставляються всем пользователям на равных условиях, независимо от гражданства, места жительства, принадлежности к организациям (за исключением случаев, установленных законом).
- Бесплатность: Пользование архивными документами в читальных залах государственных и муниципальных архивов осуществляется бесплатно (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). Платными могут быть только дополнительные услуги (ксерокопирование, сканирование, сложные архивные справки, отправка по почте).
- Обеспечение сохранности: Главное условие использования, недопущение вреда документам. Пользователь несет ответственность за сохранность выданных ему документов.
- Учет ограничений доступа: Предоставление документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну и т.д.), осуществляется в строгом соответствии с законодательством.
Категории пользователей и порядок допуска Кто может пользоваться архивами? - Граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства.
- Государственные органы, органы местного самоуправления.
- Организации (юридические лица) независимо от форм собственности.
- Научные, образовательные, культурные учреждения.
Регистрация в читальном зале
- Граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства.
- Государственные органы, органы местного самоуправления.
- Организации (юридические лица) независимо от форм собственности.
- Научные, образовательные, культурные учреждения.
Регистрация в читальном зале
Для начала работы пользователь должен предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, свидетельство о рождении для несовершеннолетних, вид на жительство и т.д.).
На основании предъявленного документа архивный работник заполняет Читательский билет (учетная карточка пользователя) или вносит данные в автоматизированную систему учета пользователей. Читательский билет выдается бессрочно (или на срок действия документа удостоверения личности).
Особенности для несовершеннолетних
Пользователи младше 14 лет допускаются к работе в читальном зале только при сопровождении родителей (усыновителей), опекунов или по письменному заявлению последних с указанием ответственного взрослого лица.
Поиск и заказ архивных документов Информационно-поисковые средства (ИПС)
Перед заказом документов пользователь обязан ознакомиться с фондами архива с помощью:
- Путеводителей по фондам (бумажных или электронных).
- Описей дел (номенклатур, реестров).
- Тематических каталогов, картотеки, баз данных.
- Автоматизированных информационных систем архива (АИС), включая удаленный доступ через официальный сайт архива или портал «Архивы России».
Оформление заказа
Заказ документов оформляется на Заказной лист (бумажный или электронный в АИС). В заказе указываются:
- Номер фонда, описи, дела.
- Наименование дела (заголовок).
- Хронологические границы дела.
- Количество заказываемых единиц хранения.
Важно: Одновременно пользователю может быть выдано ограниченное количество дел (обычно до 5–10 единиц хранения в зависимости от правил конкретного архива и типа документов). Документы особой ценности или в плохом состоянии могут выдаваться только по одному экземпляру или заменяться копиями.
Режимы доступа и сроки предоставления Сроки выдачи документов в читальный зал
Согласно Порядку № 2368, документы выдаются пользователю в читальный зал:
- В день обращения, если документы хранятся в архиве и не требуют специальной подготовки (снятия с учета, консервации).
- В течение 3 рабочих дней — если документы хранятся в удаленных хранилищах или требуют предварительной подготовки (проверки состояния, снятия ограничений доступа).
- В течение 10 рабочих дней, для документов, содержащих сведения, доступ к которым ограничен законом (требуется согласование с владельцем сведений или органом, установившим гриф секретности).
Сроки пользования документами - Документы выдаются на срок до 30 календарных дней.
- Срок может быть продлен по заявлению пользователя, если на документы нет очереди от других читателей.
- По истечении срока документы подлежат возврату в фонд.
Ограничения доступа к архивным документам
Это критический аспект. Не все документы доступны для свободного изучения. Основание для ограничения доступа — Федеральный закон от № 5485-1 «Государственная тайна», 152-ФЗ «О персональных данных», 149-ФЗ и ст. 23 Закона № 125-ФЗ.
Категории ограниченных сведений - Государственная тайна (военная, внешнеполитическая, экономическая, разведывательная, контрразведывательная, оперативно-розыскная деятельность). Сроки секретности устанавливаются владельцем сведений (обычно до 30 лет, для особо важных, до 75 лет и более).
- Персональные данные (сведения о частной жизни, здоровье, национальности, судимостях и т.д.). Доступ открывается после смерти субъекта ПДн или по истечении 75 лет с момента создания документа (ст. 23 Закона № 125-ФЗ, ст. 10 ФЗ-152).
- Коммерческая, налоговая, банковская иная охраняемая законом тайна.
Порядок получения доступа к ограниченным документам - Пользователь пишет Заявление о предоставлении доступа к документам с ограниченным доступом.
- Архив направляет запрос в орган/организацию, владельца сведений (или правопреемника) для получения согласия на раскрытие информации.
- В случае согласия — документ выдается в читальный зал (часто под роспись в специальном журнале, без права копирования).
- В случае отказа — пользователю выдается мотивированный письменный ответ. Отказ можно обжаловать в суде или вышестоящей организации.
Правила работы в читальном зале (Режим использования)
- Пользователь пишет Заявление о предоставлении доступа к документам с ограниченным доступом.
- Архив направляет запрос в орган/организацию, владельца сведений (или правопреемника) для получения согласия на раскрытие информации.
- В случае согласия — документ выдается в читальный зал (часто под роспись в специальном журнале, без права копирования).
- В случае отказа — пользователю выдается мотивированный письменный ответ. Отказ можно обжаловать в суде или вышестоящей организации.
Правила работы в читальном зале (Режим использования)
Соблюдение правил — залог сохранности документов. Нарушение влечет за собой приостановку обслуживания.
Что ДОЛЖЕН сделать пользователь: - Предъявить читательский билет и документ удостоверения личности при каждом посещении.
- Оставить верхнюю одежду, сумки, пакеты, продукты питания в гардеробе/сейфе.
- Работать только за отведенным столом, не переносить документы на другое место без разрешения.
- Обращаться с документами аккуратно: не согнать углы, не делать пометок, не разрывать, не скреплять скрепками/степлером, не класть на них посторонние предметы.
- Соблюдать порядок листов в деле (не переставлять их).
- Сообщить дежурному архивариусу о обнаруженных повреждениях документов до начала работы.
- Возвращать документы дежурному архивариусу при уходе на перерыв или окончании работы.
Что ЗАПРЕЩЕНО: - Вносить в читальный зал ручки, маркеры, фломастеры (разрешены только карандаши или ноутбуки/планшеты).
- Фотографировать документы со вспышкой, использовать сканеры ручного типа без согласования (правила съемки устанавливаются архивом, часто платная услуга).
- Выносить документы за пределы читального зала.
- Передавать документы другим пользователям.
- Работать в состоянии опьянения.
Воспроизведение документов (Копирование)
- Вносить в читальный зал ручки, маркеры, фломастеры (разрешены только карандаши или ноутбуки/планшеты).
- Фотографировать документы со вспышкой, использовать сканеры ручного типа без согласования (правила съемки устанавливаются архивом, часто платная услуга).
- Выносить документы за пределы читального зала.
- Передавать документы другим пользователям.
- Работать в состоянии опьянения.
Воспроизведение документов (Копирование)
Пользователь имеет право воспроизводить документы любыми способами, не создающими угрозы их сохранности (фотоаппарат, телефон, планшет, ксерокопия, сканирование).
Бесплатное копирование
Съемка на личный фото/видеоаппарат (без штатива и вспышки) для личных нужд, как правило, бесплатна (ст. 22 Закона № 125-ФЗ), но требует разрешения дежурного архивариуса и заполнения учетной карточки съемки.
Платные услуги архива - Ксерокопирование (если состояние документа позволяет).
- Профессиональное сканирование (высокое разрешение, цветное).
- Изготовление заверенных копий (для судов, нотариусов, госорганов).
- Распечатка с микрофильмов/цифровых носителей.
Ограничения: Копирование документов в неудовлетворительном состоянии, а также документов с грифами секретности/ПДн без согласия владельца сведений — запрещено.
Удаленное использование (Электронный доступ)
С развитием цифровизации (Приказ Минкульта № 2760, проект «Архивы России», региональные порталы) все чаще применяется дистанционный доступ.
- Поиск по описям/путеводителям онлайн (бесплатно).
- Просмотр оцифрованных дел в «Читальном зале интернета» (на терминалах в архиве или через личный кабинет на портале).
- Заказ копий документов через сайт/почту (платная услуга, оплата онлайн, отправка скана на e-mail или бумажной копии по Почте России).
- Электронные архивные справки (с ЭЦП архива).
Архивные справки и выписки
Отдельный вид использования — получение официальных документов на основании архивных сведений.
| Вид документа | Назначение | Кто выдает | Сроки |
|---|---|---|---|
| Архивная справка (стандартная форма) | Подтверждение факта (стаж, зарплата, награждение, место жительства, репрессии и т.д.) для ПФР, МВД, судов, нотариусов, личных нужд. | Руководитель архива / уполномоченный архивариус (подпись + печать архива). | До 30 дней (сложные — до 3 мес.). |
| Выписка из документа | Точное воспроизведение текста части документа (на родном языке или перевод). | Архивариус (подпись + печать архива). | До 30 дней. |
| Заверенная копия документа | Полная копия дела/документа с заверением (имеет юридическую силу равную оригиналу при его отсутствии). | Руководитель архива. | До 30 дней. |
| Информационный ответ | Ответ на запрос без выдачи официальной справки (устно, по телефону, e-mail); | Архивариус консультант. | Сразу / в течение 3-5 дней. |
Важно: Для получения справок о себе (пensionные, социальные) гражданам часто не требуется личное присутствие — можно заказать через Госуслуги, МФЦ или почту.
Ответственность сторон Ответственность пользователя - Гражданско-правовая: Возмещение ущерба (стоимость восстановления, стоимость документа как уникального памятника) за умышленное или неосторожное повреждение, утрату, хищение (ст. 1064 ГК РФ, ст. 23 Закона № 125-ФЗ).
- Административная: Штрафы за нарушение правил пользования архивами (КоАП РФ, ст. 17.3, порча документов архивных фондов).
- Уголовная: При хищении, уничтожении, повреждении документов, имеющих особую историческую, научную, художественную ценность (УК РФ, ст. 243.1).
- Дисциплинарная: Приостановка обслуживания на срок до 1 года за грубое нарушение правил читального зала.
Ответственность архива - За несвоевременную выдачу документов (без уважительных причин).
- За выдачу документов, не соответствующих заказу.
- За разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставших известными архиву в связи с обслуживанием пользователя.
- За отказ в предоставлении документов без законных оснований (обжалуется в суде/прокуртуре).
Особенности использования в муниципальных архивах
- Гражданско-правовая: Возмещение ущерба (стоимость восстановления, стоимость документа как уникального памятника) за умышленное или неосторожное повреждение, утрату, хищение (ст. 1064 ГК РФ, ст. 23 Закона № 125-ФЗ).
- Административная: Штрафы за нарушение правил пользования архивами (КоАП РФ, ст. 17.3, порча документов архивных фондов).
- Уголовная: При хищении, уничтожении, повреждении документов, имеющих особую историческую, научную, художественную ценность (УК РФ, ст. 243.1).
- Дисциплинарная: Приостановка обслуживания на срок до 1 года за грубое нарушение правил читального зала.
Ответственность архива - За несвоевременную выдачу документов (без уважительных причин).
- За выдачу документов, не соответствующих заказу.
- За разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставших известными архиву в связи с обслуживанием пользователя.
- За отказ в предоставлении документов без законных оснований (обжалуется в суде/прокуртуре).
Особенности использования в муниципальных архивах
Муниципальные архивы (архивы органов местного самоуправления) руководствуются тем же Порядком № 2368 и Законом № 125-ФЗ, но имеют специфику:
- Фонды формируются от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий.
- Часто находятся в ведении департаментов/управлений администраций городов/районов.
- Могут иметь более гибкий график работы или выездное обслуживание (в МФЦ).
- Бесплатность услуг для граждан — обязательное условие (ст. 22 Закона № 125-ФЗ распространяется и на мунархивы).
Практический алгоритм работы пользователя (Чек-лист) - Подготовка дома: Изучить сайт архива/портал «Архивы России». Найти номер фонда, описи, дела по теме. Проверить режим работы читального зала.
- Документы: Взять паспорт (оригинал). При необходимости — доверенность/свидетельство о рождении ребенка.
- Регистрация: Заполнить читательский билет (при первом визите).
- Заказ: Заполнить заказной лист (бумажный или в АИС) по найденным шифрам.
- Ожидание: Получить документы у дежурного архивариуса (проверить состояние, количество листов, соответствие шифру).
- Работа: Изучить документы, сделать фото/заметки (карандашом/ноутбуком). Заказать ксерокопию/скан при необходимости (оплатить в кассе/онлайн).
- Возврат: Сдать документы дежурному архивариусу, поставить подпись в журнале выдачи/возврата.
- Продление: При необходимости — оформить продление срока хранения за заказом.
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ представляет собой баланс между правом общества на доступ к информации и обязательностью сохранения документального наследия для будущих поколений. Ключевым документом является Приказ Минкульта № 2368, детально регламентирующий каждую стадию: от регистрации читателя до возврата документов в фонд.
Современная тенденция — переход к бесконтактному обслуживанию через порталы «Архивы России», региональные АИС и Госуслуги, что значительно упрощает доступ к архивной информации, особенно для получения социально-правовых справок. Однако работа с уникальными оригиналами в читальном зале остается основным методом научного и генеалогического исследования, требующим строгого соблюдения правил обращения с документами.
Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Минкульта РФ № 2368, Приказ Минкульта РФ № 2760, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ. Перед посещением архива рекомендуется уточнить актуальные правила и график работы на официальном сайте конкретного учреждения.