Цель документа – установить единый порядок определения, расчёта и взимания платы за услуги и работы, оказываемые федеральными казенными архивными учреждениями, находящимися в ведении Федерального архивного агентства (далее – ФАА), а также регламентировать порядок их предоставления пользователям.

Правовая основа

Положение разрабатывается в соответствии с:

• Федеральным законом от  № 115‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Гражданским кодексом РФ;
• Приказом Федерального архивного агентства от  № 74 «Об утверждении Порядка определения платы и (или) размера платы за оказанные услуги и (или) выполненные работы»;
• Иными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность государственных (федеральных) казенных учреждений.

Термины и определения

1. Учреждение – федеральное казенное учреждение, находящееся в ведении ФАА.
2. Платные услуги – услуги (работы), за оказание которых Учреждение взимает плату в соответствии с установленным прейскурантом.
3. Прейскурант – документ, содержащий перечень платных услуг и их стоимость, утверждённый Учреждением по согласованию с Росархивом.
4. Пользователь – физическое или юридическое лицо, получающее платные услуги архива.
5. Калькуляция – расчёт стоимости конкретной услуги, учитывающий затраты труда, материалов, оборудования и иных расходов.

Принципы оказания платных услуг

• Самостоятельность учреждения – каждое архивное учреждение самостоятельно определяет возможность и объём оказания платных услуг, исходя из наличия материальных и трудовых ресурсов и спроса.
• Отсутствие ущерба основным функциям – платные услуги могут оказываться только в том случае, если они не препятствуют выполнению основных задач архива (сохранение, систематизация и предоставление доступа к архивным документам).
• Прозрачность ценообразования – цены формируются на основе общих положений расчёта цен, а также конкретных калькуляций, и публикуются в прейскуранте.
• Возможность привлечения сторонних исполнителей – при необходимости Учреждение может привлекать юридических и физических лиц в порядке, установленном законодательством РФ.

Порядок определения платы и размера платы

Составление калькуляции

Для каждой платной услуги составляется калькуляция, в которой учитываются:

1. Затраты на труд (часовая ставка сотрудников, их квалификация);
2. Материальные расходы (бумага, картриджи, расходные материалы);
3. Амортизация оборудования (сканеры, копиры, серверы);
4. Накладные расходы (аренда помещений, коммунальные услуги);
5. Налоговые обязательства (НДС, если применимо).

Утверждение прейскуранта

На основании калькуляций Учреждение формирует прейскурант и направляет его в Росархив для согласования. После получения согласования прейскурант публикуется на официальном сайте Учреждения и в информационных стендах.

Порядок изменения цен

Изменения в прейскуранте могут вноситься:

• Раз в год – в связи с инфляционными корректировками;
• При изменении состава услуг или их объёма;
• По инициативе Учреждения в случае существенного изменения затрат.

Все изменения подлежат обязательному согласованию с ФАА и публикации не менее чем за 30 дней до вступления в силу.

Перечень типовых платных услуг

Ниже представлены наиболее распространённые услуги, которые могут быть включены в прейскурант (примерный список, окончательный – в документе Учреждения):

Процедура оказания платных услуг

Обращение пользователя

Пользователь подаёт заявку в письменной или электронной форме. Заявка должна содержать:

• Наименование услуги;
• Объём работ (кол‑во листов, часы и т.п.);
• Контактные данные;
• Согласие на оплату (при необходимости предоплаты).

Расчёт стоимости и согласование

На основании заявки архивный специалист формирует смету и направляет её пользователю для подтверждения. При необходимости может быть запрошена предоплата (не менее 30 % от стоимости услуги, как указано в прейскуранте).

Выполнение работы

После получения подтверждения и (при необходимости) предоплаты работа выполняется в срок, установленный в заявке (обычно – не более 10 рабочих дней, если иное не согласовано).

Приёмка и оплата окончательной суммы

По завершении услуги пользователь получает акт выполненных работ. Окончательная оплата производится в течение 5 рабочих дней с момента получения акта.

Привлечение сторонних исполнителей

Если объём работ превышает возможности учреждения, допускается привлечение внешних юридических или физических лиц. При этом:

• Договор с подрядчиком оформляется в соответствии с законодательством РФ;
• Стоимость услуг подрядчика включается в общую калькуляцию и отражается в прейскуранте;
• Контроль за качеством и сроками выполнения возлагается на ответственное лицо Учреждения.

Права и обязанности сторон

Права пользователя

• Получать полную и достоверную информацию о стоимости и сроках услуг;
• Требовать выполнения услуг в соответствии с заявкой и актом выполненных работ;
• Получать копии всех документов, связанных с оказанием услуги (смета, акт, договор).

Обязанности пользователя

• Своевременно предоставлять необходимые документы и сведения;
• Оплачивать услуги в установленные сроки;
• Соблюдать правила пользования архивными материалами (конфиденциальность, охрана).

Права Учреждения

• Отказывать в оказании услуги, если её выполнение противоречит законодательству или может нанести ущерб архивным материалам;
• Требовать предоплату в размере, не менее 30 % от стоимости услуги;
• Вносить изменения в порядок оказания услуг в одностороннем порядке, уведомив пользователей за 30 дней.

Обязанности Учреждения

• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность архивных документов;
• Своевременно выполнять работы согласно заявке и актам;
• Вести учёт всех платных услуг, формировать отчётность и предоставлять её в ФАА.

Отчётность и контроль

Учреждение обязано:

1. Вести журнал платных услуг, фиксируя дату, наименование услуги, стоимость и получателя;
2. Ежеквартально предоставлять в ФАА отчёт о выручке от платных услуг;
3. Участвовать в проверках со стороны Росархива и антимонопольных органов, предоставляя всю требуемую документацию.

Пример типового заявления пользователя

Заявление
о предоставлении платных услуг

От: ______________________ (ФИО/Наименование организации)
Адрес: ____________________
Телефон/Email: ___________
Прошу оказать следующие услуги:
Копирование архивных документов (ч/б) – 150 листов.
Сканирование в электронный формат (PDF) – 150 листов.

Согласен(а) на предоплату в размере 30 % от общей стоимости.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования и действует до его отмены или замены новым документом. Все изменения и дополнения оформляются приказом руководителя Учреждения и подлежат согласованию с Федеральным архивным агентством.

Примечание. Для получения актуального прейскуранта и форм заявок рекомендуется обращаться в отдел платных услуг конкретного архивного учреждения или посещать официальный сайт ФАА.