В любой организации, где ведётся делопроизводство, возникает необходимость систематически передавать готовые архивные документы в специализированный архивный отдел. От правильности оформления, своевременности и полноты передачи зависят не только соблюдение нормативных требований, но и возможность быстро находить нужные сведения в дальнейшем.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие порядок передачи и хранения архивных материалов, включают:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г.).
- Приказ Минкультуры России № 526 от г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
- Приказ Минкультуры России № 558 от г. (в ред. от г.) – Порядок формирования номенклатуры дел.
- Постановления и методические рекомендации Росимущества, в частности порядок передачи документов на постоянное и временное хранение (см. КонсультантПлюс, §9.8).
- Региональные методические указания, например статья «Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел» (Polevsk.midural.ru).
Все перечисленные акты обязательны к исполнению как для государственных, так и для частных организаций, если их документы подпадают под определение «архивных» (см. п. 12 Росархива № 77).
Что считается архивным документом?
Документ считается архивным, если он:
- Имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать (наименование, дата, номер, подпись).
- Содержит ценную информацию для организации, её сотрудников, общества или государства.
- Имеет установленный срок хранения более 10 лет (или иной срок, определённый Перечнем типовых управленческих архивных документов 2010 г.)
К таким документам относятся, например, приказы о приёме/переводе/увольнении работников, договоры, финансовые отчёты, техническую документацию, акты экспертизы ценности и др.
Классификация дел по сроку хранения
| Тип документов | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Документы постоянного хранения (федеральная собственность, ценность > 10 лет) | Бессрочно (перманентно) | Подлежат передаче в ГА РФ после 15 лет ведомственного хранения. |
| Документы временного хранения (10‑15 лет) | 10‑15 лет | Хранятся в месте формирования, затем передаются в архив. |
| Документы со сроком 5‑10 лет | 5‑10 лет | В исключительных случаях могут передаваться в архив по решению руководства. |
| Документы с сроком до 10 лет включительно | До 10 лет | Обычно уничтожаются после истечения срока, если не решено иное. |
Порядок передачи документов в архивный отдел
Подготовительный этап
- Определение номенклатуры дел. Составляется в соответствии с Приказом Минкультуры № 558. Для каждого вида документов формируется отдельное дело (например, «Приказы о приёме работников», «Личные карточки уволенных работников»).
- Составление внутренней описи. Описание включает:
- Номер и название дела;
- Количественный перечень документов;
- Сроки хранения;
- Контрольные суммы (для электронных файлов).
- Подготовка листов‑заверителей и обложек. Оформляются согласно образцам из Правил 2015 г.
- Проверка комплектности. Сотрудники структурного подразделения совместно с архивариусом проверяют, что в описи указано каждое физическое или электронное носимое.
Оформление акта приёма‑передачи
Акт оформляется в двух экземплярах (один остаётся в архиве, второй – у передающего подразделения). В акте фиксируются:
- Дата и место передачи.
- Перечень дел (по номенклатуре) с указанием количества документов.
- Подписи ответственного за передачу (руководитель подразделения) и ответственного за приём (работник архивного отдела).
- Отметка о наличии/отсутствии каждого документа (проверяется в процессе приёма).
Приём в архивном отделе
- Работник архива проверяет соответствие описи и фактического наличия документов.
- При обнаружении недостачи составляется отдельный акт о недостаче, который подписывается обеими сторонами.
- Для электронных документов проверяется состояние носителя (USB‑накопитель, CD‑/DVD) и контрольные суммы (MD5, SHA‑256).
- В конце описи делается итоговая запись: количество принятых дел, объём (МБ), дата, подписи.
Транспортировка и ответственность
Ответственность за сохранность документов при транспортировке несёт передающее подразделение. При передаче следует использовать:
- Защищённые коробки, папки‑конверты;
- Маркировку «Хрупкое», «Только для архива»;
- Сопроводительные накладные с указанием получателя.
Особенности работы с электронными документами
Формат и дублирование
Электронные документы передаются в двух идентичных экземплярах:
- «Основной» – хранится в архиве как оригинал.
- «Рабочий» – остаётся в подразделении для оперативного доступа.
Техническая проверка
- Проверка физического состояния носителя (отсутствие царапин, корректное считывание).
- Контрольные суммы (MD5/SHA‑256) сравниваются с указанными в описи.
- При необходимости – миграция на более надёжный носитель (например, архивный сервер с резервным копированием).
Оформление электронного акта
Электронный акт приёма‑передачи оформляется в виде цифровой подписи в системе электронного документооборота (ЭДО). В акте указываются:
- Объём (МБ) и количество файлов;
- Контрольные суммы;
- Дата и время передачи;
- Подписи ответственных лиц в виде электронной подписи.
Примерный чек‑лист для передачи дел в архив
Чек‑лист для бумажных документов
- ☑ Сформирована номенклатура дел согласно Приказу Минкультуры № 558.
- ☑ Составлена внутренняя опись (в двух экземплярах).
- ☑ Подготовлены лист‑заверители и обложки.
- ☑ Проведена предварительная проверка комплектности (кол-во документов = количество в описи).
- ☑ Оформлен акт приёма‑передачи (2 экземпляра).
- ☑ Упакованы документы в защищённые коробки, подписаны накладные.
- ☑ Транспортировка выполнена согласно внутренним регламентам.
- ☑ Архивный сотрудник подтвердил приём и подписал акт.
Чек‑лист для электронных документов
- ☑ Сформированы электронные описи (Excel/CSV) с указанием контрольных сумм.
- ☑ Подготовлены два идентичных набора файлов (основной + рабочий).
- ☑ Проверено состояние носителей (USB‑накопитель, SSD, сервер).
- ☑ Оформлен электронный акт приёма‑передачи с цифровой подписью.
- ☑ Проведена проверка целостности (сравнение контрольных сумм).
- ☑ Файлы загружены в архивную систему и занесены в реестр.
Ответственность и контроль
Согласно пункту 9.8.7 нормативного акта, ответственность за сохранность документов при транспортировке несёт передающее подразделение. За нарушение сроков или неполноту передачи могут быть применены дисциплинарные меры, предусмотренные внутренними регламентами организации.
Контроль за выполнением порядка передачи осуществляется:
- Регулярными проверками аудиторской службы;
- Внутренними ревизиями архивного отдела;
- Отчётностью руководителей подразделений (ежеквартальные отчёты о переданных делах).
Практические рекомендации
- Внедрить автоматизированную систему учёта дел. Это позволит формировать описи и контрольные суммы в один клик.
- Проводить ежегодный аудит номенклатуры. Обновляйте перечень дел в соответствии с изменениями законодательства.
- Обучать персонал; Регулярные семинары по правилам архивного дела снижают риск ошибок при передаче.
- Создать резервные копии электронных архивов. Храните их в отдельном физическом месте (например, в облачном хранилище с шифрованием).
- Документировать каждый случай передачи. Даже если дело передаётся в рамках обычного графика, фиксируйте его в журнале приёма‑передачи.
Организация работы архивного отдела по предоставлению документов – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований, точного оформления актов и описи, а также ответственного отношения к транспортировке и хранению как бумажных, так и электронных материалов. При правильном подходе архивный отдел становится надёжным хранилищем корпоративной памяти, обеспечивает юридическую защиту организации и упрощает доступ к важной информации.
Информация актуальна на 15:00:25. Для получения более детальных образцов форм и инструкций рекомендуется обратиться к официальным ресурсам: КонсультантПлюс, Polevsk.midural.ru, Archiv.ru.