Вопрос о том, куда и как передаются документы при ликвидации государственных и муниципальных организаций, часто возникает у руководителей, бухгалтеров и специалистов по кадровому делу. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ и практических рекомендациях региональных архивов.
Правовая база
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет, что документы государственных органов являются источником комплектования государственных архивов и передаются в архив безвозмездно.
- Постановление Правительства РФ № 1112 от г. «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архивы» – регламентирует сроки, форму и порядок сдачи документов.
- Региональные нормативные акты (например, постановления правительств субъектов РФ) уточняют, какие именно архивы являются архивами‑источниками в конкретных регионах.
Кому и какие документы передаются
Государственные органы и предприятия
- Органы государственного управления (министерства, ведомства, федеральные службы).
- Государственные организации и предприятия, в т.ч. унитарные (например, государственные университеты, научные центры).
- Все документы, относящиеся к личному составу (трудовые книжки, личные карточки, приказы о приёме/увольнении, расчётные листы, бухгалтерские расчётно‑платёжные ведомости).
- Документы, связанные с имуществом, финансовой отчётностью, лицензиями и т.п.
Эти документы сдаются в государственные архивы без оплаты услуг хранения.
Муниципальные организации и предприятия
- Органы местного самоуправления (муниципальные администрации, советы).
- Муниципальные предприятия, учреждения культуры, образования, здравоохранения и др.
Документы передаются в муниципальные архивы по месту нахождения организации, также безвозмездно.
Организации, не являющиеся архивными источниками
Если организация не входит в перечень государственных или муниципальных архивных источников, она должна определить территориальную принадлежность по своему ИНН (15‑значный код). На этой территории ищется:
- Государственный архив (по месту регистрации организации).
- Муниципальный архив, готовый заключить договор (возмездный или безвозмездный) на приём документов.
Порядок сдачи документов в архив
- Подготовка перечня документов – составляется акт сдачи‑приёма, в котором указываются типы и количество документов.
- Согласование сроков – архив уведомляет организацию о доступных датах приёма и необходимых формальностях.
- Формирование пакетов – документы упаковываются в соответствии с требованиями архива (внутренние папки, маркировка, защита от влаги).
- Подписание акта сдачи‑приёма – обе стороны подписывают документ, подтверждающий передачу.
- Регистрация в архивных фондах – архив вносит сведения о полученных материалах в реестр (фонд, дело, опись).
Сроки хранения зависят от типа документа (обычно 75 лет для кадровых документов).
Крупные архивы‑источники по регионам
Санкт‑Петербург
Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений и организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)
- Адрес: 191014, г. Санкт‑Петербург, ул. Декабристов, д. 12.
- Телефон: +7 (812) -23‑45‑67.
- Сайт: cgalspb.spb.ru
- Фонд охватывает документы за период с 2008 по 2011 годы, а также более ранние материалы, связанные с ликвидацией государственных предприятий.
Москва
Для организаций, ликвидированных в г. Москве, документы по личному составу хранятся в Государственном архиве города Москвы и в муниципальных архивах районов.
- Контактный центр «Мосгорсправка»: 125009, ул. Тверская, д. 5/6.
- Телефоны: (495) -92‑88‑88, (495) -92‑49‑31.
- Срок хранения кадровых документов – 75 лет.
Республика Хакасия
Сведения о работниках ликвидированных организаций находятся в:
- Национальном архиве Республики Хакасия.
- Муниципальных архивах администраций районов и городских округов.
- Справочное пособие Министерства культуры РХ предоставляет перечень фондов и их содержания.
Другие регионы
В большинстве субъектов РФ действует аналогичная система: государственный архив (по субъекту) + муниципальные архивы (по районам/городам). При поиске документов рекомендуется:
- Определить юридический адрес организации.
- Узнать, к какому архиву относится данный адрес (через официальный сайт администрации субъекта).
- Связаться с архивом по телефону или электронной почте, уточнить порядок подачи запроса.
Как найти документы ликвидированного предприятия
Если вам необходимо получить сведения о бывшем сотруднике или о структуре организации, выполните следующие шаги:
- Соберите исходные данные: полное название организации, ИНН, ОКПО, юридический адрес, даты ликвидации.
- Определите архив:
- Для государственных и муниципальных органов – архив‑источник по месту нахождения.
- Для частных предприятий – архив по ИНН (региональная принадлежность).
- Подайте запрос в архив:
- Через форму «Запрос в архив» на официальном сайте.
- По телефону, указав реквизиты и цель запроса.
- При необходимости – оформите письменный запрос с приложением копий учредительных документов.
- Получите ответ – архив выдаст справку, копию документа или укажет, что материал отсутствует.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за хранение документов в архиве?
Для государственных и муниципальных организаций – нет. Хранение осуществляется безвозмездно. Для частных организаций может потребоваться возмездный договор.
Какой срок хранения кадровых документов?
Согласно нормативам, срок хранения кадровых документов составляет 75 лет с момента их создания.
Можно ли получить электронные копии документов?
Большинство архивов предоставляет возможность сканирования и выдачи электронных копий за отдельную плату. При запросе уточняйте условия.
Что делать, если архив отказался принимать документы?
Уточните причину отказа (незарегистрированный фонд, превышение объёма, отсутствие места).
При необходимости – заключите договор с другим архивом в том же регионе.
При невозможности найти архивный приёмный пункт обратитесь в Федеральное агентство архивов (Росархив) за рекомендациями.
Полезные ссылки и контакты
- Центральный государственный архив ЛС СПб – Санкт‑Петербург.
- Государственный архив города Москвы – Москва.
- Архивы Республики Хакасия – Хакасия.
- Федеральное агентство архивов (Росархив): rosarch.gov.ru.
Сдача документов в архив при ликвидации государственных и муниципальных организаций – обязательный процесс, регулируемый федеральным и региональным законодательством. Основные принципы:
- Документы передаются безвозмездно в архив‑источник по месту нахождения организации.
- Ключевыми являются кадровые документы, финансовая отчётность и документы, фиксирующие правовой статус организации.
- Для частных предприятий необходимо определять территориальную принадлежность по ИНН и искать подходящий архив.
Тщательное соблюдение процедуры позволяет сохранить историческую и правовую память, а также избежать штрафов за несоблюдение архивных требований.