Передача документов в государственный архив, это строго регламентированная процедура, регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами: Приказом Росархива от № 77 (порядок сдачи документов в архив организации), Приказами № 236 и № 237 от (типовой перечень и инструкция по работе с ним), а также Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом ).

На актуальной является процедура, предполагающая тщательную подготовку дел, составление описей и оформление акта приема-передачи; Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм действий.

Этап 1. Определение документов, подлежащих передаче

Не все документы организации идут в государственный архив. Основной критерий — срок хранения, устанавливаемый типовым перечнем (Приказ Росархива № 236) и утвержденной номенклатурой дел организации.

• Постоянное хранение (Архивный фонд РФ): Документы исторической, научной, культурной ценности. Передаются в государственные архивы (ГАРФ, региональные госархивы, специализированные архивы) для вечного хранения.
• Временное хранение (свыше 10 лет): Документы, срок хранения которых истек, но они еще не готовы к уничтожению или имеют срок более 10 лет. Передаются в архив организации или в специализированные коммерческие архивы (при лицензии), а также могут передаватся в госархивы по согласованию.
• Срок до 10 лет включительно: Как правило, не подлежат передаче в архив федерального органа исполнительной власти (п. 7.2.3 Правил), хранятся в организации до уничтожения.

Важно: Перед сдачей проведите экспертизу ценности документов (актуализацию сроков хранения) по утвержденной номенклатуре дел.

Этап 2. Подготовка дел к сдаче (Физическое оформление)

Это самый трудоемкий этап. Каждое дело должно соответствовать архивным стандартам (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приказ Росархива № 237). Некачественно подготовленные дела архив не примет.

Систематизация и формирование дел

Документы систематизируют в отдельные дела по трем основным признакам:

1. Структурный (кто создал: подразделение, отдел).
2. Функциональный/Тематический (по чему: кадры, бухгалтерия, договора, закупки).
3. Срок хранения (дела с разными сроками в один том не складываются).

Это правило действует независимо от вида носителя (бумага, электронный документ, фото, пленка).

Внутреннее оформление дела (Чек-лист)

Для каждого дела обязательно выполните следующие операции:

• Оформление обложки дела (по форме 04-арх или утвержденной самостоятельно). На обложке указываются: полное название организации, название структурного подразделения, заглавие дела, даты начала и конца, срок хранения, шифр дела (индекс).
• Пронумеровать листы дела — каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу (карандашом или печатью). Нумерация сквозная по делу.
• Создать внутреннюю опись содержимого дела (по форме 042-арх или аналогичной). В описи перечисляются все документы в хронологическом или системном порядке с указанием заглавия, даты, количества листов.
• Составить лист-заверитель (последний лист дела). В нем указывается общее число листов в деле, число листов на каждом носителе, подпись ответственного лица, дата заверения, печать (если есть).
• Вынуть лишнее: металлические скобы (заменить на нитку), резинки, записки, черновики, копии без ценности, пластиковые файлы (если не предусмотрено технологией).
• Скрепить (подшить) дело — физическое переплетение нитью (шнуром) через 4 отверстия с наклеиванием лист-заверителя на корешок/обложку. Для толстых дел допускается переплет в несколько томов.

Этап 3. Составление описи дел (Передаточной описи)

После подготовки всех дел формируется описание дел (опись) — главный учетный документ передачи. Опись составляется в двух экземплярах (один остается в архиве, второй — в организации-передаточке).

Структура описи:

1. Титульный лист описи: название организации, название архива-приемника, вид описи (передаточная), период покрытия, количество дел, ответственное лицо, дата составления.
2. Табличная часть: колонки: № п/п дела, шифр дела (индекс), заглавие дела, даты начала и конца, количество листов, срок хранения, примечания.
3. Подписи: руководителя организации, главного бухгалтера (если финансовые документы), ответственного за архив, архивариуса принимающего архива.

Альтернатива: По согласованию с архивом-приемником передача может осуществляться по номенклатуре дел (без детальной описи каждого дела), если номенклатура утверждена и согласована с архивом.

Этап 4. Оформление правовых отношений: Договор и Акт

Передача документов в архив на хранение оформляется исключительно согласно Главе 47 Гражданского кодекса РФ («Хранение»).

Договор хранения

Заключается в письменной форме между организацией (заказчиком) и архивом (хранителем) до физической передачи документов. В договоре обязательно прописываются:

• Перечень передаваемых дел (ссылка на опись).
• Сроки хранения и порядок продления.
• Условия доступа к документам (кто и как может запрашивать выписки/копии).
• Ответственность сторон за сохранность, порчу, утерю.
• Порядок и условия возврата документов (если срок хранения истек или организация ликвидируется).
• Стоимость услуг хранения (для коммерческих архивов) или порядок финансирования (для госархивов — за счет бюджета).

Акт приема-передачи документов на хранение

Составляется в двух экземплярах непосредственно при сдаче документов. Это первичный учетный документ, подтверждающий факт передачи.

Реквизиты акта:

• Название документа («Акт приема-передачи документов на хранение»).
• Дата и место составления.
• Наименование сторон (Передает / Принимает) с реквизитами.
• Ссылка на договор хранения (№, дата).
• Ссылка на опись (№, дата, количество дел, общий объем в листах/пог. метрах).
• Состояние документов при передаче (удовлетворительное, требует восстановления и т.д.).
• Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой и печатями.

Этап 5. Процесс передачи в государственный архив (на примере ЦГАТО/ГАРФ)

1. Предварительная согласовка: Направьте в архив-приемник проект описи и перечень дел для экспертизы готовности (многие архивы требуют предварительную электронную отправку данных).
2. Получение заключения/согласия: Архив проверяет соответствие дел требованиям (Правила хранения, Приказ № 77). При несоответствиях дела возвращаются на доработку.
3. Логистика: Организуйте перевозку документов. Для госархивов часто требуется сопровождение уполномоченного лица организации. Документы упаковываются в архивные коробки (ящики) с этикетками (номер дела, шифр, номер коробки).
4. Приемка в архиве: Архивариус архива проводит приемо-сдаточную работу: сверку с описью, осмотр состояния дел, проверку обложек, нумерации, прошивки.
5. Подписание Акта: После успешной приемки подписывается Акт приема-передачи. Один экземпляр остается в архиве, второй, у вас (основание для списания дел с баланса организации).
6. Размещение: Дела размещаются в фондах архива, вносятся в учетные системы (Электронный архив, картотеки).

Особенности передачи электронных документов

Согласно Приказу Росархива № 77 и Приказу Минкультуры РФ, электронные документы передаются в архив в виде электронных архивных копий с сохранением юридической значимости.

• Требуется соблюдение форматов (PDF/A, XML, TIFF и др.), установленных Росархивом.
• Обязательна наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) на ключевых документах (акты, договора, приказы) или архивной ЭП, поставленной архивом при приемке.
• Метаданные передаются в виде XML-файлов по стандартам (СМЭВ, Росархив).
• Носители (если передача офлайн) — защищенные флеш-накопители или жесткие диски с протоколом контроля целостности (хеш-суммы).

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приемке

• Отсутствие или неверное заполнение обложки дела (нет шифра, неверный срок хранения).
• Нарушение нумерации листов (пропуски, дубли, нумерация не в правом верхнем углу).
• Отсутствие листа-заверителя или внутренней описи в деле.
• Смешение сроков хранения в одном деле (например, 10 лет и 75 лет вместе).
• Наличие металлических скоб, резинок, посторонних предметов внутри дела.
• Несоответствие описи реальному составу дел (расхождения в заглавиях, количестве листов, датах).
• Отсутствие договора хранения на момент физической передачи.

Альтернативы: Коммерческие архивы и Аутсорсинг

Если организация не хочет содержать свой архив или готовить документы для госархива самостоятельно, можно обратиться к лицензированным коммерческим архивам (например, «Делис Архив», «ОСГ Рекордз Менеджмент» и др.).

Преимущества:

• Полный цикл: экспертиза сроков, подготовка дел (пронумеровать, прошить, описать), оформление документации, перевозка, хранение в климат-контролируемых помещениях.
• Ответственность за сохранность лежит на подрядчике (договор хранения ГК РФ).
• Доступ к документам в электронном виде (сканирование по запросу, портал клиента).

Однако документы Архивного фонда РФ (постоянного хранения) в конечном итоге должны попасть в государственный архив. Коммерческий архив может выступать промежуточным этапом (временное хранение до 10 лет и более) или хранить копии.

Краткая шпаргалка: Чек-лист перед поездкой в архив

1. [ ] Утверждена номенклатура дел на текущий год.
2. [ ] Проведена экспертиза ценности (актуализация сроков).
3. [ ] Дела сформированы по структурно-тематическому принципу с разделением по срокам.
4. [ ] Каждое дело: обложка, нумерация листов, внутренняя опись, лист-заверитель, прошивка нитью.
5. [ ] Составлена передаточная опись дел (2 экз.).
6. [ ] Заключен договор хранения (Гл. 47 ГК РФ) с госархивом или коммерческим архивом.
7. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (2 экз.).
8. [ ] Согласован визит/приемка с архивариусом принимающего архива.
9. [ ] Организована перевозка (упаковка в коробки, этикетки, сопровождение).
10. [ ] Получен подписанный архивом экземпляр Акта (для отчетности и списания).

Сдача документов в государственный архив — это не просто «убрать бумаги со склада», а юридически значимое действие по передаче части Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение. Качество подготовки дел определяет скорость приемки и, что важнее, возможность быстрого поиска и выдачи документов в будущем (для подтверждения стажа, прав на недвижимость, судебных споров).

Главное правило: лучше потратить время на качественную подготовку по Приказу Росархива № 237 и Правилам хранения один раз, чем многократно ездить в архив на доработку бракованных дел. При больших объемах (сотни метров погонных) целесообразно привлечь профессиональных архивистов-аутсорсеров для подготовки и сопровождения процесса передачи.