Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архив суда – это хранилище судебных дел и иных материалов, которое функционирует в соответствии с нормативными актами, регулирующими комплектование, хранение, учёт и использование документов. Основным источником правил является Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённая приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56. Ниже подробно рассмотрен порядок подачи запроса на получение документов из архива суда.

Нормативная база

Инструкция № 56 – основной регламент, определяющий порядок выдачи дел, копий и справок.
Федеральный закон «О судоустройстве и статусе судей в Российской Федерации» (ст. 12‑14) – устанавливает компетенцию председателя суда в вопросах доступа к архивным материалам.
Постановления Пленума Верховного Суда РФ, касающиеся доступа к судебным актам и материалам.
Внутренние нормативные акты конкретного суда (приказы председателя суда, положения об архиве).

Все положения, приведённые ниже, основаны на пунктах 11.1‑11.17 Инструкции № 56.

Кто может подать запрос?

Право на получение документов из архива суда имеют следующие категории лиц:

Судьи и работники суда – для служебного использования (срок выдачи – до одного месяца).
Судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы – срок выдачи – до шести месяцев.
Лица, участвующие в деле (истцы, ответчики, обвиняемые, потерпевшие, их представители и защитники)
Гражданские истцы и ответчики – в части материалов, касающихся их исков.
Стороны административных и уголовных дел – включая реабилитированных лиц и их родственников (по соглашению или в случае смерти).
Иные лица, чьи права или законные интересы затрагиваются судебным актом – при условии подачи мотивированного заявления.

Для получения копий документов за свой счёт (например, для личного использования) право предоставляется обвиняемым, осуждённым, оправданным, их защитникам, потерпевшим, гражданским истцам/ответчикам и их представителям, а также сторонам гражданского, административного и уголовного процесса.

Этапы подачи запроса

Подготовка заявления

Запрос подаётся в письменном виде (служебная записка, заявление). В заявлении должны быть указаны:

Наименование суда и его архива.
Полные ФИО заявителя (или наименование организации) и контактные данные.
Основание запроса (служебная необходимость, участие в деле, защита прав и т.д.).
Конкретное описание запрашиваемого материала: номер дела, дата рассмотрения, наименование документа (протокол, решение, приговор, аудиозапись и т.п.).
Форма получения: оригинал документа, копия на бумажном носителе, электронная копия, справка/выписка.
Срок, на который требуется документ (если запрос на временное пользование).
Подпись заявителя и дата подачи.

Согласование с председателем суда

Согласно пункту 11.1 Инструкции, выдача документов возможна только с разрешения председателя суда (или его уполномоченного заместителя). Поэтому после подготовки заявления оно направляется на рассмотрение председателю суда. В случае положительного решения на заявлении ставится резолюция «Разрешить выдачу» с подписью и печатью суда.

Приём заявления работником архива

Работник, ответственный за работу архива суда:

Регистрирует заявление в журнале incoming requests (или аналогичном учёте).
Проверяет наличие запрашиваемого дела в архивохранилище.
Сверяет архивный шифр и заголовки с описью дел (пункт 11.3.2).
Оценивает физическое состояние дела (пункт 11.3.2).

Выдача документов

Выдача осуществляется в присутствии лица, получающего документы (пункт 11.3). При выдаче бумажных дел оформляется:

Книга выдачи дел (приложение № 26).
Карта‑заместитель (приложение № 28) с отметкой о выдаче и возврате.
Лист использования документов (приложение № 27) – фиксируется факт ознакомления или выдачи копии.

Для электронных документов:

Создаётся электронная копия на основе рабочего экземпляра контейнера.
На каждой листе копии ставится архивный шифр (оборотная сторона).
Заверительная надпись и оттиск печати размещаются на обороте последнего листа.
Факт выдачи фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Сроки выдачи

Согласно пункту 11.13:

Изготовление копий судебных актов, аудиозаписей и справок – не более 30 рабочих дней со дня поступления заявления.
Выдача оригиналов дел – срок не превышающий:
- Один месяц – для судей и работников суда;
- Шесть месяцев – для судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов.
Продление срока допускается с разрешения председателя суда на основании документа пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов (пункт 11.4).

Оплата и заверение

Выдача копий за счёт заявителя:

Копии судебных актов заверяются подписью судьи, председательствующего по делу, либо председателя суда (его заместителя) и гербовой печатью суда (пункт 11.10).
На лицевой стороне последнего листа копии под текстом ставится штамп «Копия верна» (приложение № 29) и гербовая печать.
Если копия состоит из нескольких листов – они прошиваются, нумеруются и скрепляются (пункт 11.11).
Копии аудиозаписей судом не заверяются (пункт 11.17.5).

Возврат документов

По истечении срока пользования документ возвращается в архив. При возврате:

Работник архива проверяет наличие и состояние листов (пункт 11.3).
В случае выявления недостатков (изъятие, повреждение, исправления) немедленно информирует председателя суда или его заместителя (пункт 11.3).
Карта‑заместитель изымается и хранится в архиве до минования надобности (пункт 11.4).

Особенности работы с электронными документами

Электронные документы могут быть предоставлены в следующих формах:

Электронная копия на электронном носителе (флеш‑карта, CD‑R, DVD и т.п.).
Передача по информационно‑телекоммуникационным сетям (при наличии технической возможности).
Доступ через локальную сеть суда (если председатель суда предоставил такие права).

Для выдачи электронных справок/выписок требуется электронная подпись председателя суда или его заместителя (пункт 11.13). Журнал выдачи электронных документов фиксирует: дату, ФИО заявителя, подразделение, название документа и его учётный номер.

Пример заявления на выдачу документов из архива суда

[Шапка: наименование суда, его реквизиты]

Заявление
о выдаче документов из архива суда

Я, Иванов Иван Иванович, residing at г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
в qualità истца по гражданскому делу № 2-1234/2025, рассматриваемому в
Арбитражном суде г. Москвы, прошу выдать мне следующие документы,
находящиеся в архиве указанного суда:

Решение Арбитражного суда г. Москвы от по делу № 2-1234/2025
 (подлинник или заверенная копия).
Протокол судебного заседания от (аудиозапись) – электронная
 копия на флеш‑карте, предоставленной мною.
Выписка из дела № 2-1234/2025, содержащая показания свидетеля
 Петрова С.С.
Основание запроса: необходимость ознакомления с материалами дела для
подготовки апелляционной жалобы.

Прошу выдать документы на срок один месяц с возможностью продления
при необходимости.

Подпись: _____________________ Дата:

После получения резолюции председателя суда заявление передаётся работнику архива, который осуществляет дальнейшие действия согласно пунктам 11.2‑11.17 Инструкции.

Ответственность заявителя

Лицо, получившее документ из архива суда, несёт ответственность за его сохранность (пункт 11.4). При выявлении повреждений, утраты или незаконных изменений материалов заявитель обязан:

Немедленно сообщить об этом работнику архива и председателю суда;
Возместить причиненный ущерб в соответствии с действующим законодательством;
Предоставить объяснение в письменном виде.

Нарушение правил использования архивных материалов может повлечь дисциплинарную, административную или даже уголовную ответственность (в зависимости от тяжести последствий).

Практические советы

Заранее уточните наличие дела – позвоните в архив или проверьте электронный каталог суда, если он доступен.
Формулируйте запрос максимально конкретно – указание номера дела, даты и наименования документа существенно ускорит обработку.
Соблюдайте сроки – если вам нужен документ на длительный срок, сразу укажите необходимость продления и подготовьте обоснование.
Готовьте носитель для электронных копий – флеш‑карта должна быть пустой; иначе архив может отказать в записи из‑за угрозы вирусов.
Сохраняйте копию заявления и резолюции – они могут понадобиться при споре о праве на получение документов.
Следите за состоянием полученных материалов – не вносите исправления, не передавайте третьим лицам без разрешения.

Запрос документов в архиве суда – регламентированная процедура, требующая соблюдения формальных требований и взаимодействия с руководством суда. Знание пунктов Инструкции № 56, правильное оформление заявления и уважительное отношение к архивным материалам позволяют получить необходимые сведения вовремя и без правовых последствий. Следуя изложенным выше рекомендациям, заявитель минимизирует риски отказа и обеспечит сохранность судебных документов в процессе их использования.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по конкретному делу или нужна помощь в составлении заявления – обращайтесь к работнику архива суда или к юридическому консультанту, специализирующемуся на судебном процессе.