Передача документов на постоянное хранение в государственный архив регулируется нормативными актами Российской Федерации, в первую очередь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв. Федеральным архивным агентством). Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, который поможет организациям правильно подготовить и сдать документы в архивохранилище.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ).
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом ФАР от № 537).
• Постановления Правительства РФ о порядке передачи документов при ликвидации, реорганизации и изменении формы собственности.
• Методические рекомендации КонсультантПлюс, Инфологістикс и других профильных изданий (данные актуальны на ).

Какие документы подлежат передаче

Согласно пункту 34 Правил, в государственный архив передаются:

1. Документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации (отделы, службы, филиалы, представительства).
2. Материалы коллегиальных органов (советы директоров, правления, наблюдательные советы).
3. Документы предшественников обособленных подразделений (при их наличии).
4. Материалы профсоюзных организаций, осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от г.
5. Документы, подлежащие постоянному хранению (срок хранения более 10 лет) – дела, описи, бухгалтерские книги, приказы, протоколы, нормативные акты и т.д.

Временные документы (срок хранения до 10 лет) в архив не передаются и подлежат уничтожению по истечении установленного срока.

Подготовка документов к передаче

Перед сдачей в архив необходимо выполнить комплекс подготовительных действий:

• Отбор – выделить дела с постоянным сроком хранения, исключив временные и дубликаты.
• Упорядочение – расположить дела в хронологическом или тематическом порядке согласно утверждённой номенклатуре дел.
• Опись – составить опись дел (сводную опись) с указанием номера дела, названия, количества листов, даты начала и окончания.
• Нумерация листов – каждый лист дела нумеруется простым арабским числом в правом верхнем углу (пункт 7.2.1 Правил).
• Переплёт и оформление – сшить дела архивным переплётом, оформить обложку (название организации, наименование дела, сроки хранения, индекс дела). При изменении наименования предприятия на обложке дела указываются оба названия.
• Контроль состояния – проверить отсутствие повреждений, плесени, загрязнений; при необходимости выполнить реставрационные работы.
• Электронная версия – при наличии электронных документов подготовить их в форматах PDF/A или TIFF, обеспечить метаданные (название, дата, автор, номер дела) и создать резервные копии.

Этапы передачи документов

Передача осуществляется в соответствии с утверждённым планом‑графиком, который согласовывается с руководством государственного архива (п. 13.2 Правил). Основные этапы:

1. Согласование плана‑графика – организация подаёт заявку в архив, получает утверждённый график передачи (обычно не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве).
2. Формирование передаточного пакета – комплект описей, дел, сопроводительных писем, акта приёма‑передачи.
3. Транспортировка – доставка документов в архив собственными силами или через специализированную службу (с соблюдением условий сохранности).
4. Приёмка в архиве – сотрудник архива проверяет соответствие документов заявленным требованиям (состояние, комплектность, оформление). После успешной проверки подписывается акт‑приёмки.
5. Регистрация и размещение – документы получают индекс хранения, вносятся в электронный каталогреестр архива и размещаются на стеллажах постоянного хранения.
6. Получение подтверждающих документов – организация получает копию акта‑приёмки, выписку из реестра и, при необходимости, сертификат о принятии на хранение.

Сроки передачи

Согласно пункту 13.2 и разделам 9.6‑9.7 Правил:

• При ликвидации организации – документы передаются правопреемнику; если правопреемника нет – в государственный архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
• При изменении формы собственности (приватизация, акционирование) – документы постоянного хранения сначала хранятся в негосударственной организации, а по истечении предельного срока временного хранения (см. п. 10.3) передаются в государственный архив.
• При реорганизации (слияние, разделение, выделение) – документы передаются вновь powstałому юридическому лицу‑правопреемнику; при отсутствии правопреемника – в государственный архив по общим правилам.

Особенности передачи в электронном виде

С 2023 года вступили в силу изменения, допускающие передачу электронных документов на постоянное хранение при соблюдении следующих условий:

• Документы должны быть в форматах, обеспечивающих долгосрочную доступность (PDF/A‑2, PDF/A‑3, TIFF).
• Необходимо предоставить метаданные, соответствующие требованиям описи (номер дела, дата, автор, классификационный индекс).
• Требуется создание двух независимых резервных копий на разных носителях (например, магнитная лента и облачное хранилище с географическим резервированием).
• Передача сопровождается электронным актом‑приёмкой, подписанным квалифицированной электронной подписью (КЭП) сторон.

Ответственность и контроль

На организации, передающей документы, возлагаются следующие обязанности:

• Обеспечение полноты и точности описи дел.
• Соблюдение сроков передачи, установленных планом‑графиком.
• Оплата услуг архива (если таковые предусмотрены тарифом).
• Хранение копий актов‑приёмки и иных подтверждающих документов в течение не менее 10 лет.

Государственный архив несёт ответственность за:

• Приём и проверку соответствия документов нормативным требованиям.
• Обеспечение условий постоянного хранения (температура, влажность, защита от света и пожара).
• Ведение учёта и предоставление информации о наличии документов по запросам.

Практические рекомендации

1. Завести внутренний нормативный акт «Порядок подготовки и передачи документов в государственный архив», утверждённый руководителем организации.
2. Проводить ежегодную инвентаризацию делопроизводства с выделением дел, подлежащих передаче.
3. Использовать специализированное программное обеспечение для формирования описей и контроля сроков хранения.
4. При ликвидации организации заранее согласовать с архивом порядок приёма документов правопреемником или в архив.
5. Обучать сотрудников отдела документационного обеспечения основам архивного дела и требованиям к оформлению дел.

Порядок передачи документов в государственный архив представляет собой чётко регламентированный процесс, соблюдение которого гарантирует сохранность документального наследия организации и обеспечивает доступ к информации для будущих поколений. Следуя представленным рекомендациям и нормативным требованиям, минимизируются риски потери документов, упрощается взаимодействие с архивными учреждениями и повышается эффективность работы с архивным фондом.