Прием архивных документов – важный этап формирования архивного фонда, обеспечивающий их законное поступление, надлежащее оформление и последующее хранение. Ниже представлен подробный порядок действий, регламентированный нормативными актами и практикой государственных и муниципальных архивов.
Нормативная база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;
- Методические рекомендации КонсультантПлюс по приему‑передаче дел на хранение;
- Внутренние инструкции архивных подразделений организаций.
Подготовка к приему дел
Перед непосредственным приемом документов необходимо:
- Определить список дел, подлежащих передаче (сдаточные описи, инвентарные карточки).
- Подготовить помещение для приема: обеспечить чистоту, adequate освещение и условия для работы с документами.
- Назначить ответственных лиц: сотрудника архива (заведующего или специалиста) и представителя структурного подразделения‑передающего.
Этапы приема каждого дела
Согласно пункту 5.5 методических указаний и множеству источников из сети, прием каждого дела производится следующим образом:
- Личное присутствие ответственного за архив (специального сотрудника) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения, передающего документы.
- Проверка комплектности дела по сдаточной описи: сверка номера дела, количества листов, наличия приложений.
- Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой (проверка каждого листа на наличие повреждений, подшивов, пометок).
- Для бумажных документов – нумерация каждого листа с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу (см. п. 7.2.6).
- Для электронных дел:
- Выборочная проверка воспроизводимости электронного файла (если автоматическая проверка невозможна).
- Формирование описи электронного дела.
- Запись электронных файлов и описей на материальный носитель информации (например, на оптический диск или защищенный сервер).
- После проверки оформляется акт приема‑передачи документов на хранение (приложение 9 к Правилам). Акт составляется в двух экземплярах: один остается в архиве, второй – у передающей организации.
- Акт подписывается представителями обеих сторон: сотрудником архива, ответственным за прием, и работником структурного подразделения, передавшим дело.
Оформление сдаточной описи
Сдаточная опись служит основанием для акта приема‑передачи и содержит:
- Наименование организации‑передающего;
- Перечень дел с указанием их индексов, дат, количества листов;
- Примечания о недостающих листах или делах (причины отсутствия фиксируются в справке, прилагаемой к акту).
Особенности приема электронных архивов
При переходе на электронное хранение порядок приема дополняется следующими пунктами:
- Сотрудник архива проводит выборочную проверку воспроизводимости электронного файла, если автоматическая проверка невозможна.
- Формируется опись электронного дела, включающая названия файлов, их форматы, размеры и контрольные суммы.
- Электронные файлы и описи записываются на материальный носитель информации (например, на LTO‑ленту, внешний жесткий диск с шифрованием или в защищенное облачное хранилище).
- Прием‑передача электронного архива и описей заверяется подписями сотрудников, ответственных за передачу и прием дела на хранение.
Хранение и учет принятых дел
После подписания акта:
- Дело помещается в соответствующий фонд или коллекцию согласно его тематике иchronологии;
- В учетной карточке (или электронной системе архивного учета) фиксируются: номер дела, дата приема, ФИО ответственного за прием, ссылка на акт приема‑передачи;
- Особо ценные и уникальные документы могут быть помещены в отдельное хранилище с особым режимом доступа (temperature, humidity control, ограниченный доступ).
Соблюдение установленного порядка приема дел в архиве гарантирует:
- Полноту и достоверность поступающей документации;
- Юридическую чистоту процедуры передачи‑приема;
- Удобство дальнейшего поиска, использования и долгосрочного сохранения документов;
- Минимизацию рисков утраты или повреждения архивных материалов.
Таким образом, четкое следование пунктам, изложенным выше, обеспечивает эффективную работу архивного подразделения и сохранение documentalного наследия для будущих поколений.