Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить прием электронных документов в государственный архив, какие нормативные акты регламентируют процесс и какие практические шаги необходимо выполнить.

В условиях цифровой трансформации архивы России всё активнее работают с электронными документами (ЭД). Приём таких документов в архив не отличается от приёма бумажных носителей, однако требует соблюдения специальных правил оформления, учёта и последующего хранения. Ключевым документом, фиксирующим факт передачи, является акт приема‑передачи электронных документов.

Нормативно‑правовая база

Оформление приёма электронных документов регулируется рядом нормативных актов:

1. Приказ Росархива от № 24 – «Об утверждении Положения о порядке приема‑передачи документов в государственный архив» (пункт 37.8).
2. Приказ Федерального архивного агентства от № 77 – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Приказ Росархива от – методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах.
4. Приказ Росархива от № 32 – рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов.
5. Федеральный закон «Об архивных документах» и Административный регламент по предоставлению Росархивом государственной услуги (п. «Запрос заявителя в письменной форме», «Запрос по электронной почте», «Запрос через официальный сайт»).

Понятие и виды электронных документов

Электронный документ – это информация в электронном виде, оформленная в соответствии с требованиями к документам, установленными законодательством РФ. К основным видам относятся:

• Текстовые файлы (DOC, DOCX, PDF/A);
• Таблицы (XLS, XLSX);
• Изображения и сканы (TIFF, JPEG, PDF/A‑image);
• Аудио‑ и видеоматериалы (MP3, MP4, AVI) – в рамках Книги учёта поступлений аудиовизуальных документов;
• Электронные подписи и сертификаты.

Процедура приема электронных документов в архив

Процесс состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Инициирование запроса – заявитель (гражданин, орган власти, организация) направляет запрос в письменной форме (по почте, факсу, электронной почте, через сайт Росархива или лично).
2. Подготовка пакета электронных документов – формирование единого контейнера (ZIP‑архив) с метаданными, подписью и контрольным листом.
3. Проверка соответствия нормативным требованиям – специалист архива проверяет:
   • формат файлов (должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и ГОСТ Р 7.0.100‑2018);
   • наличие электронной подписи;
   • полноту и корректность метаданных (название, дата создания, автор, классификатор).
4. Регистрация в системе электронного документооборота (ЭДО) – загрузка пакета в специализированную подсистему «Облачный архив».
5. Составление акта приема‑передачи (см. раздел 5).
6. Ввод данных в реестр – занесение сведений в Лист учёта фонодокументов, Книгу учёта поступлений или Книгу учёта поступлений аудиовизуальных документов в зависимости от типа ЭД.
7. Физическое (логическое) хранение – размещение файлов в защищённом хранилище с резервным копированием.
8. Уведомление заявителя о завершении приёма и выдаче копий акта.

Составление акта приема‑передачи электронных документов

Акт – основной документ, подтверждающий факт передачи и условия её осуществления. Оформляется в двух экземплярах (для архива и для передающей стороны) и включает следующие реквизиты:

Образец формы акта можно скачать из «Книги учёта поступлений документов» или из «Листа учёта фонодокументов» (см. официальные ресурсы Росархива).

Требования к оформлению и хранению электронных документов

• Формат и целостность – файлы должны сохраняться в неизменяемом формате (PDF/A, TIFF, XML) и иметь контрольные суммы (SHA‑256).
• Электронная подпись – каждый документ (или пакет) подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».
• Метаданные – обязательные поля: наименование, дата создания, автор, классификатор, срок хранения, уровень доступа. Хранятся в отдельном XML‑файле, привязанном к документу.
• Учет – запись в Лист учёта фонодокументов (для текстовых и табличных файлов) или в Книгу учёта аудиовизуальных документов (для медиа‑материалов).
• Хранение – размещение в сертифицированных центрах обработки данных (ЦОД) с уровнем защиты не ниже «средний», резервное копирование не менее 2 копий в разных географических регионах.
• Сроки хранения – определяются в соответствии с Приказом Росархива № 77 от и могут варьироваться от 3 до 100 лет в зависимости от категории документа.

Примеры форм и шаблонов

<h1>Акт приема‑передачи электронных документов</h1>
<p>Дата: ____</p>
<p>Место: ____</p>
<table border="1">
 <tr><th>№</th><th>Наименование файла</th><th>Формат</th><th>Размер</th><th>Дата создания</th><th>Подпись</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>Документ_1.pdf</td><td>PDF/A</td><td>1,2 МБ</td><td></td><td>[КЭП]</td></tr>
 ...</table>
<p>Подпись передающей стороны: ___________</p>
<p>Подпись представителя архива: ___________</p>

7.2 Пример записи в лист учёта фонодокументов

№ | Наименование | Формат | Срок хранения | Дата поступления | Ответственный
1 | Договор_2025.pdf | PDF/A | 10 лет | | Иванов И.И.
2 | План_развития_2024.docx | DOCX (конвертировано в PDF/A) | 5 лет | | Петров П.П.

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс – использовать специализированные системы ЭДО (например, «Облачный архив»), которые автоматически генерируют акт и заполняют реестры.
• Проводить предварительную проверку – перед отправкой пакета в архив выполнить валидацию форматов и подписи с помощью сервисов «Контур.Электронный документооборот».
• Обучать персонал – регулярно проводить семинары по работе с электронными подписями и требованиям ГОСТ к электронным архивным документам.
• Документировать процесс – вести журнал действий в системе ЭДО (кто, когда, какие действия выполнил).
• Следить за изменениями законодательства – новые приказы (например, № 77 от ) могут вносить поправки в сроки хранения и требования к метаданным.

Оформление приёма электронных документов в архив – это строго регламентированный процесс, который завершается составлением акта приема‑передачи. Соблюдение нормативных требований (приказы Росархива, ГОСТ, ФЗ «Об архивных документах») гарантирует юридическую силу переданных материалов, их надёжный учёт и долговременное хранение. При правильном подходе архивы могут эффективно интегрировать цифровые ресурсы в свои фонды, обеспечивая доступность и сохранность информации для будущих поколений;

Дата публикации: