Воронежский архив документов по личному составу – специализированный фонд Государственного архива Воронежской области, где хранятся сведения о военнослужащих, сотрудниках правоохранительных органов, государственных служащих и иных категорий граждан, проходивших службу в воинских частях, учреждениях и организациях региона. Фонд является важным источником для историков, генеалогов, исследователей Великой Отечественной войны и всех, кто интересуется судьбами людей, связанных с обороной страны.

Исторический контекст и правовое основание

Создание архива документов по личному составу в Воронежской области связано с несколькими законодательными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 306 «Об утверждении Положения о государственных архивах» – регламентирует структуру архивных подразделений.
• Региональные нормативные акты Воронежской области, в частности постановление администрации от № 45‑О «О создании и функционировании архива документов по личному составу».

С 1 февраля 2025 года функции по хранению и учёту технической документации, связанной с кадастром, были переданы Центру государственной кадастровой оценки Воронежской области, однако архив личного состава остаётся самостоятельным подразделением Государственного архива Воронежской области (КУВО ГАВО).

Структура и объём фонда

По данным архивной службы, на текущий момент в фондах находяться:

1. 93 фонда, охватывающих более 291 опись (в совокупности более 170 957 единиц хранения на бумажной основе).
2. Из них 26 фондов посвящены исключительно документам по личному составу (военнослужащие, сотрудники органов правопорядка, гражданская служба).
3. В электронных базах данных (Портал «Архивы России») доступны описи и реестры более 50 000 единиц, включая рассекреченные дела Второй мировой войны.

Основные типы документов

• Воинские билеты и личные карточки – сведения о дате рождения, месте рождения, звании, подразделении, датах поступления и выбытия.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении – официальные акты, фиксирующие изменения в личном составе.
• Отчёты о боевых действиях – сведения о участии в сражениях, награждениях, причинах гибели.
• Медицинские карты – информация о состоянии здоровья, травмах, заболеваниях.
• Документы по гражданской службе – приказы о назначении, переводе, увольнении из государственных органов.

Как получить доступ к документам?

Для исследователей и граждан, желающих изучить архивные материалы, предусмотрена несколько форм обращения:

Подача онлайн‑запроса

1. Зарегистрируйтесь на официальном портале Архивы России.
2. В разделе «Электронные описи» найдите фонд № 58 «Документы по личному составу» (опись 818884, дело 54).
3. Заполните форму запроса, указав ФИО, даты, номер дела (если известен) и цель исследования.
4. Ожидайте подтверждения от архивной службы (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).

Подача письменного заявления

Письменное заявление можно отправить по почте или факсу в архивную службу. В заявлении необходимо указать:

• Полные ФИО заявителя;
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Конкретные сведения о документе (номер фонда, описи, дело);
• Обоснование необходимости доступа (научная работа, генеалогическое исследование и т.п.).

Личный визит

Посетить архив можно в рабочие часы (понедельник‑пятница, 9:00‑18:00). При себе необходимо иметь:

• Паспорт гражданина РФ;
• Справку о цели исследования (при необходимости).

Цифровизация и электронные ресурсы

С 2023 года в архиве реализован проект «Электронный архив личного состава», который включает:

• Сканирование более 30 000 карточек и приказов в формате PDF/A.
• Создание метаданных, позволяющих искать документы по ФИО, дате рождения, званию, подразделению.
• Интеграцию с генеалогическим форумом ВГД, где пользователи могут обмениваться находками.
• Подключение к национальному реестру уникальных документов (ГАРФ).

Эти ресурсы доступны через портал «Архивы России» и через региональный информационный портал Государственный архив Воронежской области.

Пример типового карточного листа

Ниже приведён пример записи из фонда № 58, опись 818884, дело 54 – документ о лейтенанте Михаиле Цыбулине.

Эта запись иллюстрирует типичную структуру карточки: базовые биографические данные, сведения о службе и причинах выбытия. Такие карточки часто сопровождаются прилагаемыми документами (приказы, наградные листы, медицинские справки).

Практические рекомендации для исследователей

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны ФИО, даты, номер фонда, тем быстрее архив сможет найти нужный документ.
• Пользуйтесь электронными описями. На портале «Архивы России» доступны фильтры по званию, подразделению, датам.
• Сохраняйте копии полученных материалов. При работе с оригиналами в архиве допускается только фотокопирование или сканирование в ограниченном объёме.
• Учитывайте сроки рассекречивания. Некоторые документы (особенно связанные с военными операциями) могут быть ограничены в доступе до 2025‑2027 гг.
• Обращайтесь к специалистам архива. Архивисты могут подсказать, где искать дополнительные материалы (например, в региональных военных музеях).

Контактные данные архивной службы

Воронежский архив документов по личному составу – это уникальный исторический ресурс, который позволяет восстановить судьбы тысяч людей, участвовавших в обороне Родины, а также в гражданской службе региона. Благодаря активной цифровизации, открытию онлайн‑описей и удобным механизмам запросов, доступ к этим материалам стал проще, чем когда‑либо ранее. Если вы интересуетесь семейной историей, исследуете военную тематику или готовите научную работу – обращение в архив Воронежской области может стать важным шагом к получению достоверных и уникальных сведений;