Смена руководителя архива – это не просто кадровое событие, а процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, правильного оформления актов и тщательной организации передачи как документальных, так и материальных ценностей․ Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве и практических рекомендациях․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 402‑ФЗ от  г․ «О бухгалтерском учёте» (пункт 4 статьи 29) – определяет порядок передачи бухгалтерской документации при смене руководителя и (или) главного бухгалтера․
• Инструкция к Единому плану счетов (пункт 14) – уточняет требования к оформлению актов передачи․
• Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от  г․ (дело N А32‑19859/2022) – подтверждает обязанность бывшего директора передать все документы компании․
• Приказ Главархива СССР № 263 от  г․ (раздел 14) – порядок приёма‑передачи документов при смене руководителя ведомственного архива (не применяется в текущем законодательстве, но служит историческим ориентиром)․
• Устав архива – в нём утверждается внутренний Порядок передачи документов при смене руководителя․
• Инструкции по делопроизводству в государственных органах (ч․ 2 п․ 8) – регламентируют составление акта при смене руководителя․

Ключевые участники процесса

1. Исходящий руководитель архива (правопреемник) – отвечает за подготовку и сдачу всех документов․
2. Новый руководитель архива (приёмщик) – принимает документы, проверяет их соответствие и подписывает акт․
3. Члены комиссии – представители бухгалтерии, кадровой службы, ИТ‑отдела и, при необходимости, юридического отдела․
4. Секретарь комиссии – фиксирует ход передачи, оформляет протокол․

Этапы приёма‑передачи

3․1 Подготовительный этап

• Составить перечень передаваемых документов (архивные дела, бухгалтерские книги, кадровые карточки, электронные базы данных, нормативные акты, справочный материал)․
• Провести инвентаризацию материальных ценностей (офисная техника, архивные шкафы, оборудование)․
• Подготовить документы, подтверждающие состояние (отчеты о проверке, заключения о сохранности)․
• Назначить дату и время передачи, оформить служебное распоряжение руководства о проведении приёма‑передачи․

3․2 Оформление актов

Для каждой категории документов (бухгалтерия, архив, кадры, ИТ) составляется отдельный акт приёма‑передачи или один объединённый документ (в зависимости от внутренней политики организации)․ В акте обязаны быть отражены:

1. Наименование организации и её реквизиты․
2. Дата и место проведения приёма‑передачи․
3. Список передаваемых документов и материальных ценностей (с указанием количества, серии, номера, состояния)․
4. Оценка состояния (полный, частичный, с замечаниями)․
5. Подписи сторон: исходящий руководитель, новый руководитель, члены комиссии и секретарь с расшифровкой подписей․
6. Приложения (инвентарные описи, копии ключевых документов, фотографии состояния архивных помещений)․

3․3 Процедура передачи

• Открыть комиссионное заседание – председатель комиссии объявляет порядок проверки․
• Проверить каждый пункт перечня: сравнить фактическое наличие с документом‑списком․
• Отметить в акте любые недостатки (отсутствие, повреждения, расхождения)․
• Подписать акт всеми участниками․
• Сделать копию акта для каждой из сторон и разместить оригинал в архиве организации․

3․4 После передачи

1. Новому руководителю необходимо внести изменения в реестры ответственных лиц (внутренний реестр, Единая система организационно‑распорядительной документации)․
2. Обновить делопроизводственные регистры (журнал входящих/исходящих документов, реестр архивных дел)․
3. При необходимости – провести обучение нового руководителя особенностям работы с архивом․
4. Сохранить документацию о передаче в течение установленного сроком (не менее 5 лет) в соответствии с нормативами архивного дела․

Образцы документов

4․1 Образец акта приёма‑передачи (приложение 48)

Акт приёма‑передачи архивных документов и материальных ценностей
№ ___ от ____________
Город ____________ «____» ___________ 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________ (исходящий руководитель архива, должность, подпись);
______________________ (новый руководитель архива, должность, подпись);
Члены комиссии:
 ⎯ ______________________ (бухгалтер, подпись);
 ⎯ ______________________ (кадровик, подпись);
 ⎯ ______________________ (ИТ‑специалист, подпись);
Секретарь комиссии – ______________________ (подпись)․

Составили настоящий акт о передаче следующих документов и ценностей:



№ п/п
Наименование
Кол‑во
Состояние
Примечание
1
Архивные дела № 001‑050
50 шт․
Полное
—
2
Бухгалтерские книги 2023‑2025
12 шт․
С небольшими износами
—
3
Электронный архив (сервер 10․2․1․15)
1 шт․
Рабочее
Пароль: 
4
Шкаф архивный «А‑12»
1 шт․
Хорошее
—


Подтверждаем, что перечисленные документы и ценности переданы в полном объёме и находятся в указанном состоянии․

Подписи:

______________________ ______________________
(Исходящий руководитель) (Новый руководитель)

______________________ ______________________
(Член комиссии) (Член комиссии)

______________________
(Секретарь комиссии)

4․2 Инструкция по подготовке перечня документов

1. Открыть шаблон «Перечень передаваемых документов» в электронном виде․
2. Заполнить колонки: № п/п, Наименование, Номер дела/регистрационный номер, Дата создания, Состояние, Примечания․
3. Сохранить файл в формате PDF/A‑2 и разместить в папке «Передача_Руководитель_2026»․
4. Распечатать две копии для подписи в акте․

Ответственность за нарушение порядка передачи

Согласно пункту 4 статьи 29 Федерального закона № 402‑ФЗ и постановлению арбитражного суда, за неполную или некорректную передачу документов предусмотрена:

• Гражданско‑правовая ответственность – возмещение убытков организации․
• Административная ответственность – штрафы за нарушение делопроизводства․
• Уголовная ответственность – в случае умышленного сокрытия или уничтожения документов, предусмотренная УК РФ․

Практические рекомендации

• Планируйте передачу заранее․ Минимум за 10 рабочих дней подготовьте перечень и уведомите всех участников․
• Используйте электронные системы․ При возможности фиксируйте процесс в системе «ЭДО» (электронный документооборот) – это упрощает контроль и хранение копий актов․
• Проводите совместный осмотр помещений․ Это позволяет сразу зафиксировать состояние архивных шкафов, систем климат-контроля и охраны․
• Обеспечьте резервное копирование всех электронных архивов перед передачей․
• Документируйте все замечания․ Если в акте отмечены недостатки, составьте отдельный протокол с планом их устранения․

Приём‑передача документов при смене руководителя архива – процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и документального оформления․ Правильный порядок действий позволяет избежать юридических рисков, сохранить целостность архивных фондов и обеспечить непрерывность работы организации․

Следуя изложенной инструкции, вы сможете гарантировать, что передача будет проведена прозрачно, эффективно и в полном соответствии с законодательством․