Сдача документов в архив, это важный процесс, который требует строгого соблюдения установленных правил и регламентов. Многие ошибочно полагают, что для передачи дел достаточно просто собрать кипу бумаг и отнести их на хранение. На самом деле, сдача дел в архив — это комплексная процедура, включающая классификацию, оформление описей, подготовку сопроводительных документов и, в ряде случаев, написание специального заявления.
Какие дела подлежат передаче в архив?
Передача дел в архив организации или государственный архив регламентируется Основными правилами работы архивов организаций. В архив передаются дела с исполненными документами:
- Постоянного хранения (наиболее важные документы, отражающие деятельность организации).
- Временного хранения (свыше 10 лет) — к ним относятся многие распорядительные и управленческие документы.
- По личному составу (приказы о приеме, увольнении, трудовые договоры, личные дела и т.д.).
Оформление таких дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или других структурных подразделений. При этом архив организации обязан осуществлять методическую помощь и контроль за процессом формирования дел.
Подготовка документов: основные этапы
После окончания календарного года документы, завершенные в делопроизводстве, необходимо изъять из шкафов и подготовить к передаче. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты. Весь объем дел по длительности хранения классифицируется на типы, для каждого из которых предусмотрен свой порядок обработки.
Систематизация и нумерация
Дела подшиваются, листы нумеруются. В необходимых случаях (например, для документов с грифом «ДСП», предложений, заявлений и жалоб граждан) составляется внутренняя опись документов дела.
Составление сводной описи
Организация формирует единый сводный годовой раздел описи, основанный на документах, переданных структурными подразделениями согласно утвержденному графику. Сводная опись служит базой для сдачи дел на постоянное хранение. В конце документа (описи) делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.
Согласование и подписание
Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.
Заявление о сдаче дел в архив
В ряде случаев, особенно при передаче документов в государственные архивы (например, при ликвидации юридического лица или признании его банкротом), от организации может потребоваться написание официального заявления. В заявлении о сдаче дел в архив указывается:
- Наименование организации-заявителя и ее реквизиты.
- Наименование архива, в который подается заявление.
- Просьба о приеме дел на хранение с указанием периода времени и количества дел.
- Основание для передачи (например, копия решения о ликвидации юрлица).
- Подпись руководителя и дата составления.
После подачи заявления организации назначается куратор из числа сотрудников архивного учреждения. Он проверит, правильно ли проведена подготовка по передаче дел в архив, и согласует дальнейшие действия.
Передача дел в государственный архив
Архивные требования к организациям группы «А» (крупным компаниям и госорганам) более жесткие. При передаче дел в госархив (например, в московский Центральный государственный архив трудовых отношений — ЦГАТО) важно учитывать следующие моменты:
- Точность оформления: дела должны быть оформлены в строгом соответствии с правилами формирования дел длительного хранения. Любые нарушения могут привести к отказу в приеме документов.
- Физическая передача: осуществляется по графику, согласованному с архивом. Прием одного дела по описи может иметь свою специфику и стоимость, которая зависит от территориального местоположения архива.
Аутсорсинг: помощь профессионалов
Подготовка дел к архивному хранению — трудоемкий процесс. Для оптимизации расходов компании и наладки порядка в документообороте многие организации обращаются к аутсорсингу. Специализированные архивисты (например, специалисты ОСГ Рекордз Менеджмент Россия) гарантируют правильное оформление дел в соответствии с правилами формирования дел длительного хранения. Это позволяет:
- Сдать документы в полном объёме без отказа со стороны архива.
- Быстро и грамотно подготовить дела, не отвлекая сотрудников компании от выполнения основных рабочих обязанностей.
- Обеспечить безопасность: современные системы поддерживают установку разных уровней доступа, позволяя работать с конфиденциальными документами архива только сотрудникам, имеющим необходимые права.
Сдача документов в архив — это не просто формальность, а важный этап жизненного цикла документов, обеспечивающий их сохранность и доступность в будущем. Независимо от того, передаете ли вы дела во внутренний архив организации или в государственное хранилище, строгое соблюдение регламента, правильное составление описей и (при необходимости) корректное написание заявления о сдаче дел обеспечат беспроблемную передачу вашей документации.