Номенклатура дел — это основной архивный документ-репертуар‚ определяющий состав‚ структуру и сроки хранения дел организации․ Процедура ее утверждения является ключевым этапом в жизненном цикле документа‚ обеспечивающим законность формирования архива и соблюдение сроков хранения․ В данной статье подробно разбирается порядок утверждения номенклатуры дел‚ в т․ч․ для комитетов по делам архивов (управлений по делам архивов)‚ на основе действующего законодательства и архивной практики․

Нормативная правовая основа

Процедура составления‚ согласования и утверждения номенклатуры дел регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 12‚ 14‚ 22) — устанавливает обязанности организаций по формированию архивов и составлению номенклатур дел․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по составлению номенклатуры дел организаций», основной методический документ‚ регламентирующий структуру‚ реквизиты и порядок согласования/утверждения․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Номенклатура дел․ Общие требования к составлению», устанавливает единые стандарты оформления․
• Типовое положение об архиве государственной организации / Приказ ведомства/организации о делопроизводстве — локальные акты‚ фиксирующие внутренние процедуры․

Этапы жизненного цикла номенклатуры дел: от проекта до утверждения

Процесс утверждения не начинается с подписания приказа руководителем․ Он включает последовательную цепочку согласований‚ исключение любого из которых делает документ недействительным․

Этап 1: Разработка проекта (Внутри организации)

• Инициатор: Руководитель организации издает приказ/распоряжение о разработке (пересоставлении) номенклатуры дел․ Ответственным чаще всего назначается архивист или управляющий делами․
• Методология: Составление ведется по функциональному принципу (в соответствии со структурой и функциями организации) с использованием типовых номенклатур отраслевых архивов (если применимо)․
• Структура документа: Таблица с колонками: Индекс дела‚ Заголовок дела‚ Количество дел‚ Срок хранения‚ Статья перечня (срок хранения)․
• Внутреннее согласование: Проект согласовывается с руководителями структурных подразделений (создателями документов) для проверки полноты отражения документационных потоков․

Этап 2: Согласование с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации

Если в организации создана Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или Экспертная комиссия (ЭК)‚ проект номенклатуры обязательно рассматривается на ее заседании․

• ЦЭК оценивает правильность определения сроков хранения‚ полноту отражения функций и соответствие структуры номенклатуры реальной деятельности․
• Решение ЦЭК протоколируется․ Проект визируется ответственным за центральный архив и подписывается управляющим делами (секретарем/делопроизводителем)․

Этап 3: Экспертиза и согласование во внешнем архивном учреждении (Ключевой этап для госорганов)

Согласно ст․ 22 Закона № 125-ФЗ и Приказу № 236‚ номенклатуры дел государственных органов‚ местного самоуправления и государственных организаций подлежат согласованию в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения (государственного/муниципального архива) или ведомственного архива․

Особенности для Комитетов/Управлений по делам архивов:

Поскольку Комитет по делам архивов (Управление по делам архивов) часто выступает архивным учреждением (источником комплектования для других органов) и одновременно как орган управления‚ процедура имеет нюансы:

1. Как источник комплектования (для подведомственных организаций): Комитет организует работу ЭПК для согласования номенклатур подведомственных организаций․ Здесь Комитет — это экспертная инстанция․
2. Как организация-создатель (своя номенклатура): Номенклатура дел самого Комитета согласовывается в высшей ЭПК (например‚ ЭПК Государственного архива Российской Федерации‚ ЭПК Главного архивного управления города Москвы‚ ЭПК регионального государственного архива)․
3. Пример (ХМАО-Югра): Сводная номенклатура дел Управления по делам архивов согласовывается с ЭПМК (Экспертно-проверочной методической комиссией) Управления и утверждается руководителем Управления․
4. Пример (Судебный департамент): Номенклатура визируется ответственным за архив‚ подписывается управляющим делами‚ согласовывается с ЦЭК Судебного департамента и ЭПК Государственного архива РФ (не реже 1 раза в 5 лет)․ Утверждается Генеральным директором (руководителем ведомства)․

Важно: Переход на порядок «утверждения ЭПК» (вместо простого согласования) существенно усилило контроль архивных учреждений за качеством номенклатур источников комплектования․ ЭПК несет полную ответственность за правильность установления сроков хранения․

Этап 4: Утверждение руководителем организации

Завершающим юридическим действием является подписание приказа (распоряжения) руководителем организации (Генеральным директором‚ Руководителем комитета‚ Ректором‚ Главой администрации)․

• На лицевой странице номенклатуры ставятся подписи: руководителя организации‚ управляющего делами‚ ответственного за архив․
• Приказ об утверждении должен ссылаться на протокол ЭПК (для госорганов) или протокол ЦЭК (для коммерческих/некоммерческих‚ если ЭПК не требуется по закону)․

Сроки действия и пересоставление номенклатуры

• Стандартный срок: Номенклатура утверждается на 5 лет (с 1 января года‚ следующего за годом утверждения)․
• Ежегодное пополнение: В течение года вносится дополнительный лист (приложение) с новыми делами‚ сформированных в отчетном году․ Этот лист также согласовывается и утверждается․
• Внеплановое пересоставление: Обязательно при изменении функций‚ структуры‚ наименования организации‚ реорганизации или ликвидации․ Процедура повторяется полностью (проект -> ЦЭК -> ЭПК -> Утверждение)․
• Запрет неутвержденных изменений: Любые правки в утвержденную номенклатуру без оформления новой редакции или точечных поправок (по согласованной процедуре) не допускаются․

Особенности оформления и передачи экземпляров

После утверждения номенклатура оформляется в определенном количестве экземпляров:

1. Экземпляр № 1 (Основной): Хранится в архиве организации (центральном архиве)․ На нем оригинальные подписи руководителя‚ управляющего делами‚ ответственного за архив‚ отметки о согласовании в ЭПК/ЦЭК․
2. Экземпляр № 2 (Для ЭПК/Архива-куратора): Направляется в архивное учреждение (ЭПК)‚ в котором проходила экспертиза‚ для учета в фонде номенклатур источников комплектования․
3. Экземпляр № 3 (Рабочий): Остается в делопроизводстве/канцелярии для ежедневной работы по регистрации и формированию дел․

Типичные ошибки и риски при утверждении

Чек-лист: Подготовка пакета документов на заседание ЭПК

Для успешного прохождения экспертизы в Архивное управление (Комитет по делам архивов) необходимо подготовить:

• Проект номенклатуры дел (2 экз․) в виде таблицы (по форме Приказа № 236 / ГОСТ Р 7․0․97)․
• Приказ организации о разработке/пересоставлении номенклатуры (копия)․
• Протокол заседания ЦЭК организации (или ЭК) с решением о согласовании проекта․
• Справка о структуре организации / Устав (актуальная редакция)․
• Инструкция по делопроизводству (утвержденная руководителем) — для проверки соответствия номенклатуры правилам формирования дел․
• Письмо-обращение к руководителю архивного учреждения с просьбой о направлении проекта на рассмотрение ЭПК․

Резюме: Главные правила успешного утверждения

1. Планируйте заранее․ Начинайте подготовку проекта за 4-6 месяцев до истечения 5-летнего срока․
2. Соблюдайте иерархию согласований․ Внутренняя (ЦЭК/руководители структур) → Внешняя (ЭПК архива) → Утверждение (Руководитель)․ Пропуск ступени недопустим․
3. Работайте в тесной связке с архивом-куратором․ Консультируйтесь с куратором/методистом архива (ЭПК) на этапе черновика, это сэкономит время на правках․
4. Фиксируйте всё письменно․ Протоколы заседаний‚ служебные записки‚ письма — доказательная база законности номенклатуры․
5. Помните об ответственности․ Номенклатура дел — это закон․ Хранение документов без номенклатуры или с неутвержденной номенклатурой является грубым нарушением архивного законодательства․

Утверждение номенклатуры дел комитета по делам архивов (или любой другой организации) — это не формальная бюрократическая процедура‚ а фундамент архивного дела․ От качества этого документа зависит: сохранность документооборота‚ законность установления сроков хранения‚ возможность своевременной передачи дел в государственные архивы и защита прав граждан и организации․ Строгое соблюдение процедуры «Проект → ЦЭК → ЭПК → Утверждение руководителем» и соблюдение сроков пересоставления (раз в 5 лет + ежегодные пополнения) гарантируют архивную безопасность и соответствие требованиям Росархива․

Материал подготовлен на основе Федерального закона № 125-ФЗ‚ Приказа Росархива № 236‚ ГОСТ Р 7․0․97-2016 и практики работы экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений (актуально на 2026 год)․