Карточка архивного фонда — это основной учетный документ‚ предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ. Она обеспечивает систематизацию‚ контроль за сохранностью и отражение истории фондообразователя. В данной статье подробно разбирается порядок заполнения карточки на основании действующих нормативных актов (Приказ Росархива от № 11‚ Приложение 54 к Правилам учета‚ хранения и использования документов Архивного фонда РФ) и методических рекомендаций.
Нормативная база и назначение документа
Заполнение карточки фонда регламентируется следующими ключевыми документами:
- Приказ Росархива от № 11, утверждает форму карточки фонда (Приложение 2). Образец актуален в 2026 году‚ доступен в формате RTF для загрузки.
- Правила учета‚ хранения и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Постановлением Правительства РФ) — Приложение 54 (к пп. 15.6.4. и 15.6.10.) содержит форму карточки архивного фонда и правила ее заполнения.
- Инструкция Главархива СССР от — по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ (автоматизированной системы научно-технической информации) по документам ГАФ СССР (исторически актуально для фондов‚ сформированных до 1991 г.).
- Приказ Главархива СССР от № 263 — основные правила работы ведомственных архивов (формат А5 148х210 мм).
Назначение: Карточка содержит название‚ сведения о количестве‚ составе документов архивного фонда и месте его хранения. Она ведется для каждого фонда отдельно и служит основой для формирования Путеводителя по фондам.
Общие требования к оформлению
- Формат: А5 (148 × 210 мм) — стандартная карточка для картотеки.
- Основа для заполнения: Сведения в карточку фонда вносятся на основании листа фонда (Приложение 7 к Правилам). Лист фонда составляется первично при формировании фонда.
- Допустимость внутренних форм: Допускается ведение карточек фондов для внутренних целей архива‚ однако для государственной отчетности и обмена данными используется единая форма Приложения 54.
- Учет изменений: На оборотной стороне карточки (или в отдельном разделе) ведется «Учет изменений в составе и объеме фонда».
Структура карточки и пошаговое заполнение полей (лицевая сторона)
Ниже приведен подробный разбор граф на примере формы Приложения 54 и образца заполнения Листа фонда (Приложение 7).
Реквизиты фонда (Шапка карточки)
| Наименование графы / поля | Что указывается | Источник данных / Примечания |
|---|---|---|
| Номер фонда | Порядковый номер фонда в архиве. | Если организация хранит только свои документы‚ номер фонда может не указываться либо указывается только номер‚ присвоенный организации в архивном учреждении. |
| Название фонда с указанием всех переименований и дат | Полное историческое наименование фондообразователя. Указываются крайние даты каждого названия. | Данные берутся из Листа фонда (колонки 1‚ 2 Приложения 7). Пример: – Наровчатов Сергей Сергеевич – поэт. |
| Название архива‚ в котором хранится фонд | Официальное наименование архивного учреждения (например‚ «Объединенный государственный архив Челябинской области»); | Заполняется всегда. |
| Вышестоящий архивный орган | Наименование органа управления (например‚ Управление архивного дела области/региона‚ Росархив). | Заполняется для ведомственных и муниципальных архивов. |
| Дата первого поступления карточки фонда в архивный орган | Дата‚ когда фонд (или его первая партия) поступил в архив на хранение. | Ключевой реквизит для учета сроков хранения и истории фонда. |
Местонахождение фонда
Графа «Местонахождение фонда (название архива / организация‚ где хранится фонд)».
- Указывается наименование организации‚ хранящей дела фонда‚ согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда.
- Обязательно для заполнения.
- Исключение: Графа не заполняется‚ если фонд хранится в архиве организации — фондообразователе (внутренний архив).
Объем фонда
Графа: «Объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года».
- Указывается в единицах хранения (делах) и/или погонных метрах (в зависимости от принятых в архиве стандартов‚ чаще всего, в делах).
- Суммируются все дела: описанные (вошедшие в опси) и неописанные (поступившие‚ но не включенные в опси на отчетную дату).
- Данные актуализируются ежегодно (на 1 января).
Состав фонда (Структурные части / Группы документов)
В данном разделе фиксируется внутренняя структура фонда:
- Перечисляются структурные части фондообразователя (отделы‚ управления‚ комиссии) или группы документов (личные дела‚ приказы‚ переписка‚ фото/аудиодокументы и т.д.).
- Для каждой части/группы указываются крайние даты документов.
- Это позволяет пользователю Путеводителя быстро ориентироваться в составе фонда без просмотра опсей.
Историческая справка (Ссылка)
В карточке (или в сопутствующем документе) должна быть отражена ссылка на Историческую справку о фондообразователе и фонде (раздел 7.2.1 Правил). На ее основании заполняются основные учетные документы архива в части отражения истории организации.
Оборотная сторона: Учет изменений в составе и объеме фонда
Это динамическая часть карточки. В нее вносятся записи о каждом изменении фонда за отчетный период (год).
Колонки учета изменений (типовые):
- Дата внесения записи.
- Основание изменения (поступление‚ выделение в новый фонд‚ списание на уничтожение‚ пересортица‚ пересчет).
- Номер акта/приказа/поступления.
- Изменение объема (+ прирост делами/п.м.‚ – уменьшение).
- Объем фонда после изменения (накопленный итог).
- Подпись ответственного / печать.
Важно: Электронные документы (ЭД) учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям‚ единицам учета и единицам хранения. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (Приложение 31).
Взаимосвязь с Листом фонда (Приложение 7)
Лист фонда — это первичный документ. Карточка фонда заполняется на его основе. Ошибка в Листе фонда повлечет ошибку в Карточке.
Пример заполнения Листа фонда (фрагмент из Приложения 7):
ЛИСТ ФОНДА --------------------------------------------------------- Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда 1 | 2 ⎯ | Наровчатов Сергей Сергеевич ⎯ поэт --------------------------------------------------------- Дата первого поступления фонда | [ДД.ММ.ГГГГ] Местонахождение фонда (название | [Название архива / организации] архива) | N фонда | [Номер фонда в архиве] ---------------------------------------------------------
Порядок работы:
- При формировании фонда составляется Лист фонда (в 2-х экземплярах: один остается в организации/архиве‚ второй — в вышестоящий орган).
- На основании Листа фонда заполняется Карточка фонда для картотеки архива / АСНТИ.
- К каждой папке с листами фондов составляется Лист-заверитель (начальные/конечные номера фондов‚ общее количество).
Электронный учет и АСНТИ / Путеводитель по фондам
В современных условиях (актуально на 2026 год) карточка фонда является основой для формирования записи в Автоматизированной информационной системе (АИС) архива и публикации в Путеводителе по фондам (на сайте архива или в Единой государственной архивной информационной системе).
- Поля карточки маппятся (сопоставляются) с полями базы данных: FundID‚ FullName‚ HistoryNames‚ Dates‚ Volume‚ Location‚ CreatorHistory.
- При помощи страницы «Путеводитель по фондам» пользователи могут посмотреть карточку архива‚ рубрики или фонда‚ дела и документа.
- Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД‚ что требует синхронизации данных карточки фонда с электронными описями.
Типичные ошибки при заполнении
- Неполное указание переименований: Пропущены промежуточные названия фондообразователя с датами. В карточке должна быть полная хронология.
- Неверный объем: Указано только количество описанных дел‚ без учета неописанных поступлений за год.
- Игнорирование графы «Местонахождение»: Оставлена пустой для фондов‚ хранящихся в иных организациях (филиалах‚ представительствах)‚ хотя должна содержать точное наименование хранящей организации.
- Расхождение с Листом фонда: Данные карточки не совпадают с первичным Листом фонда (разные номера‚ даты‚ названия).
- Отсутствие учета изменений: Оборотная сторона карточки пуста на протяжении лет‚ что делает невозможным восстановление динамики фонда.
Алгоритм действий архивариуса (Чек-лист)
- Получить/составить Лист фонда (Приложение 7) при поступлении новых документов или формировании фонда.
- Проверить полноту исторических названий фондообразователя по учредительным документам‚ указам‚ приказам о переименовании.
- Заполнить лицевая сторона Карточки фонда (Приложение 54 / Приказ Росархива № 11) пером/печатью или в АИС.
- Указать объем на 1 января текущего года (описанные + неописанные дела).
- Заполнить структуру фонда (группы документов/структурные части с крайними датами).
- Сделать запись на оборотной стороне о поступлении/формировании фонда (первая запись в учете изменений).
- Сверку с Листом фонда и вышестоящим архивом (при необходимости отправки копии).
- Синхронизировать данные в электронной базе архива / Путеводителе.
- Ежегодно (к 1 января) актуализировать объем фонда и внести запись об изменении на оборотной стороне.
Карточка фонда архива — это не просто формальная бумажка‚ а ключевой идентификатор фонда в государственной системе учета. Качественное ее заполнение на основании Листа фонда‚ с полной исторической справкой о фондообразователе и точной фиксацией объема и местонахождения‚ гарантирует:
- Надежный поиск документов исследователями и правопреемниками.
- Правовую защищенность архивного фонда.
- Возможность автоматизированного обмена данными между архивами (АСНТИ‚ ЕГАИС).
- Контроль за сохранностью и движением документов.
Рекомендация: Всегда используйте актуальные бланки (Приложение 54 к Правилам‚ Приложение 2 к Приказу Росархива № 11) и сверяйтесь с Методическими рекомендациями Росархива. В случае перевода фондов в другое хранилище или реорганизации фондообразователя — обязательно вносите изменения в карточку с указанием основания (акта приема-передачи‚ приказа).
Статья подготовлена на основании нормативных актов РФ в области архивного дела (Приказ Росархива № 11‚ Правила учета Архивного фонда РФ) и справочной информации за 2026 год.