Трудовой договор – основной документ‚ регулирующий отношения между работником и работодателем. После прекращения трудовой деятельности он подлежит обязательному хранению в архиве организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм формирования архивного дела трудовых договоров‚ основанный на действующем законодательстве и рекомендациях лучших практик.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) – определяет порядок передачи документов в архив и сроки их хранения.
• Приказ Минтруда России от № ??? – уточняет сроки хранения трудовых договоров (75 лет с момента формирования).
• Правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от ) – регламентируют составление описей‚ формирование дел и их сдачу в архив.
• Внутренние нормативные акты организации – приказы об организации архива‚ положения о кадровом делопроизводстве‚ инструкции по работе с электронным архивом.

Подготовка договоров к сдаче в архив

Сбор и проверка комплектности

Для каждого работника формируется досье‚ включающее:

• Трудовой договор (оригинал или заверенная копия).
• Все дополнительные соглашения к договору (изменения условий труда‚ продления‚ переводы и т.д.).
• Приказы о приёме‚ переводе‚ отпуске‚ дисциплинарных взысканиях‚ увольнении.
• Справки о выплатах‚ начислениях‚ удержаниях (по требованию архива).
• Документы‚ подтверждающие исполнение обязательств сторон (например‚ акты приёма‑передачи имущества).

Перед сдачей необходимо убедиться‚ что все документы подписаны‚ проставлены даты и отсутствуют помарки‚ которые могли бы затруднить чтение.

Классификация и систематизация

Договоры распределяются по следующим признакам:

1. По статусу работника – действующие и уволенные.
2. По году расторжения – для уволенных сотрудников формируются отдельные дела за каждый календарный год.
3. По категориям personnel – рабочие‚ специалисты‚ руководители (по желанию организации).

Классификация упрощает поиск и сокращает время на формирование описей.

Формирование дела (досье)

Согласно лучшим практикам‚ каждый трудовой договор оформляется как отдельное архивное дело:

• На первой листе дела помещается титульный лист с реквизитами: ФИО сотрудника‚ табельный номер‚ должность‚ период работы‚ номер и дата договора.
• Далее следуют документы в хронологическом порядке: договор → дополнительные соглашения → приказы → справки.
• Все листы прошиваются или скрепляются скрепкой‚ чтобы избежать потери страниц.
• На обложке дела указывается индекс хранения (например‚ «ТД‑2023‑00156») и срок хранения (75 лет).

Оформление описи и передача в архив

Составление описи

Опись – это перечень дел‚ передаваемых в архив. Она оформляется в соответствии с Примерной формой описи (Приложение к Правилам работы архивов организаций). В описи указываются:

• Наименование организации и её структурного подразделения.
• Индекс дела‚ дата formation (создания) дела.
• Краткое содержание (например‚ «Трудовой договор Иванова И.И.‚ период работы  – »).
• Срок хранения и примечания (например‚ «Договор с постоянным сроком хранения»).

Подготовка к передаче

1. Проверка наличия всех дел‚ указанных в описи.
2. Упаковка дел в коробки или папки‚ соответствующие требованиям архива (обычно – коробки размером 30×40×15 см‚ маркированные).
3. Нанесение на каждую коробку штрих‑кода или метки с индексом дела и датой сдачи.
4. Составление акта приёма‑передачи между подразделением (кадровой службой) и архивом организации.

Передача в архив

После подписания акта приёма‑передачи дела передаются в архив организации (или в государственный архив‚ если организация обязана сдавать документы туда). При передаче в государственный архив необходимо также приложить:

• Копию приказа об организации архива на предприятии.
• Сведения о ответственном за архивное дело (ФИО‚ должность‚ контактный телефон).

Особенности хранения трудовых договоров

Сроки хранения

Согласно ст. 22.1 ФЗ‑125 и актуальным разъяснениям Минтруда‚ трудовые договоры подлежат хранению 75 лет с момента их формирования (т.е. с даты последнего документа в деле). Этот срок применяется как к бумажным‚ так и к электронным версиям.

Формы хранения

• Бумажный архив – традиционный способ‚ требующий соблюдения условий температуры‚ влажности и защиты от света.
• Электронный кадровый архив (СЭД) – сканирование документов с последующим внесением в систему электронного документооборота (например‚ Docsvision‚ «1С:Документооборот»). Преимущества: быстрый поиск‚ резервное копирование‚ уменьшение места хранения.
• Смешанный формат – бумажные оригиналы хранятся в архиве‚ а электронные копии используются для повседневной работы.

Доступ и конфиденциальность

Трудовые договоры содержат персональные данные‚ поэтому доступ к ним ограничен:

• Только уполномоченные сотрудники кадровой службы и архивариуса.
• При выдаче копий необходимо оформлять запрос и вести журнал выдачи.
• В электронном архиве настраиваются роли и права доступа (например‚ «чтение только»‚ «редактирование запрещено»).

Рекомендации по улучшению процесса

• Внедрение электронного кадрового архива – снижает трудоёмкость формирования дел и обеспечивает мгновенный доступ к документам.
• Регулярные аудиты – проверка completeness и соответствия описи фактическому наличию дел минимум раз в год.
• Обучение персонала – проведение инструктажей по правильному оформлению досье и работе с СЭД.
• Использование шаблонов – унифицированные формы титульного листа‚ описи и акта приёма‑передачи ускоряют оформление.
• Согласование с территориальным архивом – уточнение требований к форматам‚ маркировке и срокам хранения перед массовой сдачей документов.

Примерный порядок действий (чек‑лист)

1. Получить уволенного сотрудника все документы по трудовому договору.
2. Проверить комплектность и подлинность подписей.
3. Сформировать досье: трудовой договор + все дополнительные соглашения + приказы + справки.
4. Оформить титульный лист и прошить дело.
5. Назначить индекс хранения и определить срок (75 лет).
6. Внести дело в опись архива (заполнить форму описи).
7. Упаковать дело в коробку‚ промаркировать.
8. Составить акт приёма‑передачи и подписать его с представителями обеими сторонами.
9. Передать дело в архив организации (или в государственный архив).
10. Внести запись в журнал выдачи/приёма документов (если требуется).
11. При использовании электронного архива – засканировать дело‚ загрузить в СЭД‚ привязать метаданные (ФИО‚ период‚ индекс).

Правильное формирование архивного дела трудовых договоров обеспечивает соблюдение законодательных требований‚ защищает права работников и работодателей‚ а также упрощает внутренний контроль и аудит. Следуя представленному алгоритму‚ используя как традиционные бумажные методы‚ так и современные электронные системы‚ организация сможет эффективно управлять хранением одного из самых важных кадровых документов.

Помните: ключевой принцип – один договор – одно дело. Такой подход гарантирует полноту информации‚ облегчает поиск и минимизирует риски потери данных.