Цель статьи – дать практические рекомендации по созданию‚ оформлению и ведению военного архива в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами Министерства обороны и Министерства культуры․

Правовая база

Для организации военного архива необходимо опираться на следующие нормативные документы:

• Приказ Минкультуры РФ «Об организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях»․
• Приказ Министра обороны РФ от № 200 (редакция от ) – определяет ответственность за архивное дело в военных округах‚ группах войск‚ на флотах‚ в армиях и в российских воинских формированиях за границей․
• Государственный стандарт ГОСТ 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования»․
• Положение об архиве организации (разрабатывается в соответствии с пунктом 10․1․1 КонсультантПлюс «Создание архива организации»)․

Все действия по созданию и ведению военного архива должны соответствовать этим документам․

Планирование создания архива

Формирование команды

1. Назначить архивариуса (руководителя архива) приказом руководителя организации․
2. Определить ответственных за:
   • Сбор и классификацию документов;
   • Хранение и охрану фондов;
   • Учёт и выдачу документов․
3. Обеспечить подготовку персонала (курсы по архивному делу‚ методические указания)․

Оценка объёма и типов документов

Военный архив обычно включает:

• Боевые журналы‚ приказы‚ планы операций;
• Отчёты о боевых действиях‚ разведывательные сводки;
• Документы кадрового учёта (служебные листы‚ наградные листы);
• Техническую документацию (паспорта техники‚ чертежи‚ схемы);
• Аудиовизуальные материалы (фото‚ видеозаписи);
• Картографические и телеметрические данные․

Создание документального фонда

Номенклатура дел

Согласно пункту 2․2 приказа Минкультуры‚ необходимо составить номенклатуру дел – перечень всех дел‚ которые будут входить в архив․ Пример структуры:

Дела командования
 1․1 Приказы высшего командования
 1․2 Приказы оперативного уровня
Дела боевых действий
 2․1 Журналы боевых действий
 2․2 Отчёты о потерях и достижениях
Кадровые дела
 3․1 Служебные листы
 3․2 Наградные листы
Технические документы
 4․1 Паспорта техники
 4․2 Чертежи и схемы
Аудиовизуальные материалы
 5․1 Фотографии
 5․2 Видеозаписи

Формирование архивных единиц

Для каждой единицы (дела) необходимо оформить:

• Опись (перечень входящих документов);
• Краткое содержание (аннотацию);

Оформление документов

Документы оформляются в соответствии с ГОСТ 7․0․97‑2016:

• Бумажные документы – в папки с картотечным номером и меткой (год‚ номер‚ тема)․
• Аудиовизуальные материалы – в специализированных ящиках‚ снабженных влаго- и пылеустойчивыми конвертами․
• Электронные документы – в архивных системах с резервным копированием‚ с указанием метаданных (дата‚ тип‚ автор)․

Хранение и охрана архива

Помещение

Требования к помещению архива (см․ Приказ Минкультуры):

• Температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %;
• Защита от прямого солнечного света‚ пыли‚ влаги и механических повреждений;
• Контроль доступа – только уполномоченный персонал;
• Система пожарной безопасности (автоматические системы тушения‚ датчики дыма)․

Охрана

Ответственность за охрану возлагается на начальника штаба (воинской части) или руководителя структурного подразделения․ Необходимо вести журнал доступа и проводить регулярные инвентаризации․

Учёт и выдача документов

Учётный регистр

Ведётся в электронном виде (например‚ в 1С:Документооборот) и в бумажном виде – журнал учёта архивных документов․ В регистре фиксируются:

• Номер и название документа;
• Дата поступления в архив;
• Срок хранения (постоянный/временный);
• Состояние (целый‚ повреждённый);
• Кто и когда запрашивал документ․

Процедура выдачи

1. Запрос оформляется в виде письма‑запроса с указанием цели и срока использования․
2. Архивариус проверяет наличие и состояние документа․
3. Подписывается акт выдачи (копия остаётся в архиве)․
4. После использования документ возвращается‚ проводится проверка целостности и заносится в журнал возврата․

Сроки и порядок уничтожения

Согласно Приказу Минкультуры‚ каждый документ имеет установленный срок хранения (от 5 до 50 лет‚ а некоторые – бессрочно); По истечении срока:

1. Проводится экспертиза (оценка исторической ценности)․
2. Если документ не имеет ценности – оформляется акт уничтожения (уничтожение в присутствии двух свидетелей)․
3. Если документ имеет ценность – переводится в постоянный фонд и хранится в условиях повышенной защиты․

Документирование процесса создания архива

Для «написания» (оформления) военного архива необходимо подготовить следующий пакет документов:

• Приказ о создании архива (внутренний документ организации)․
• Положение об архиве – включает:
  • Общие положения;
  • Состав документов архива;
  • Задачи и функции архива;
  • Права и обязанности архивариуса;
  • Порядок учёта‚ хранения и выдачи документов․
• Номенклатура дел (см․ раздел 3․1)․
• Описи архивных дел (по каждому делу)․
• Регистры учёта (журнал приёма‑выдачи‚ реестр сроков хранения)․
• План помещения и схемы хранения (чертежи‚ планы расположения стеллажей)․
• Отчёты о проведённых инвентаризациях (ежегодно)․

Чек‑лист «Создание военного архива с нуля»

1. Подготовить приказ о создании архива․
2. Разработать и утвердить Положение об архиве․
3. Назначить архивариуса и сформировать команду․
4. Составить номенклатуру дел и определить классификатор․
5. Оформить описи всех архивных единиц․
6. Обеспечить помещение‚ соответствующее требованиям по климату и безопасности․
7. Закупить необходимые стеллажи‚ картотеки‚ конверты и средства защиты․
8. Ввести электронный учётный регистр и обучить персонал работе с ним․
9. Организовать процесс приёма документов в архив (приёмные акты)․
10. Провести инструктаж по правилам доступа и выдачи документов․
11. Установить график ежегодных инвентаризаций․
12. Подготовить план утилизации документов по истечении сроков хранения․

Создание военного архива – это комплексный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов‚ чёткого планирования и постоянного контроля․ При правильном подходе архив станет надёжным источником исторической информации‚ а также важным инструментом управленческого учёта в вооружённых силах․

Помните‚ что качественная организация архива обеспечивает:

• Сохранность ценных документов для будущих поколений;
• Эффективный доступ к информации для оперативного и стратегического планирования;
• Соответствие требованиям законодательства и международных стандартов․

Удачной работы над вашим военным архивом!