Цель статьи – дать полное практическое руководство по подготовке, оформлению и передаче трудовых договоров (а также сопутствующей кадровой документации) в государственный или муниципальный архив. Руководство построено на актуальных нормативных актах, в частности на Приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. и Правилах работы архивов организаций, утверждённых Решением Коллегии Росархива от .

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива № 236 от – перечень кадровых документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения.
• Правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от ) – порядок формирования архивных дел, составления описи и требований к упаковке.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 176) – обязательный срок хранения трудовых договоров – 75 лет с момента их формирования.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» – общие требования к передаче документов в архив.

Сроки хранения трудовых договоров

Согласно Приказу Росархива № 236, трудовые договоры подлежат хранению 75 лет в архиве. Считается, что срок начинаеться с даты их подписания (даты формирования дела). Если организация ликвидируется, договоры передаются в архив в порядке, установленном для ликвидации (см. раздел 5).

Какие документы подлежат передаче вместе с трудовыми договорами

В архив передаётся комплект кадровой документации, включающий:

1. Трудовые договоры (все версии, включая дополнения и приложения).
2. Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда.
3. Личные карточки (дела) сотрудников.
4. Лицевые счета, расчётные листки (по требованию).
5. Документы о начислении заработной платы, если они относятся к персональному составу (например, справки о выплате пособий).
6. Свидетельства о регистрации, устав, документы о ликвидации (при передаче в архив в связи с ликвидацией).

Подготовка документов к передаче

Формирование архивационных дел

• Соберите все трудовые договоры за один календарный год в отдельный дело (папку).
• Сделайте порядковый номер дела в соответствии с внутренним архивным реестром организации.
• Внутри дела разместите документы в хронологическом порядке (по дате подписания).

Оформление описи

Опись – обязательный документ, который сопровождает передачу. В ней указываются:

Упаковка и маркировка

• Используйте архивные коробки из плотного картона (толщина стенок не менее 3 мм).
• Каждую коробку подпишите: «Кадровый архив – Трудовые договоры, 2023, № КД‑2023‑001».
• Внутри коробки разместите документы в папках‑проектировках (папки из полипропилена) с маркировкой «Трудовой договор».
• Не допускайте скрепления скобами, скотчем или скобками, которые могут повредить бумагу.

Порядок сдачи в архив при обычной работе организации

1. Назначьте ответственного – обычно это главный специалист отдела кадров или архивист.
2. Проведите инвентаризацию всех трудовых договоров, сформируйте перечень недостающих.
3. Сформируйте опись (см. раздел 4.2) и подпишите её руководителем отдела кадров.
4. Упакуйте документы в архивные коробки, пронумеруйте их согласно описи.
5. Составьте акт передачи (образец – Приложение 1). В акте указываются:
   • Дата передачи;
   • Наименование и реквизиты передающей организации;
   • Наименование архива‑получателя;
   • Перечень переданных дел (номера, количество листов);
   • Подписи ответственного лица и представителя архива.
6. Передайте коробки в архивный пункт (по адресу, указанному в договоре о сотрудничестве с архивом) либо через курьерскую службу, обеспечив сохранность.
7. Получите квитанцию о приёме от архива – документ, подтверждающий факт передачи.

Особенности сдачи при ликвидации организации

Если организация находится в стадии ликвидации, процесс передачи трудовых договоров регулируется дополнительными требованиями:

1. Подготовкой документов занимается член ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
2. К передаче подлежат все кадровые документы, включая:
   • Учредительные документы (свидетельство о регистрации, устав, решение о ликвидации);
   • Приказы о создании, переименовании, ликвидации;
   • Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные дела.
3. Составляется специальный акт ликвидации, в котором фиксируется перечень передаваемых в архив документов.
4. Сроки хранения в архиве остаются прежними – 75 лет с даты формирования.
5. После передачи архиву необходимо получить заключительный акт о завершении передачи, который будет приложен к ликвидационной документации.

Проверка и контроль качества

• Проведите проверку целостности каждой коробки перед отправкой (отсутствие повреждений, правильная маркировка).
• Сохраните копию описи и акта передачи в электронном виде (PDF) в системе документооборота.
• Регулярно (раз в год) проверяйте статус хранения в архиве, получая справку о сохранности от архива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить трудовые договоры в электронном виде?

Да, но только при условии, что электронный документ имеет юридическую силу (подписан электронной подписью) и соответствует требованиям ФЗ 152 «О персональных данных». При этом оригиналы в бумажном виде всё равно должны быть переданы в архив.

Что делать, если часть договоров утеряна?

Согласно Трудовому кодексу, утерянные документы следует восстановить (например, запросить копии у бывших сотрудников) и оформить акт о невозможности восстановления, который также передаётся в архив.

Как часто нужно проводить инвентаризацию кадровых документов?

Рекомендуется проводить ежегодную инвентаризацию, а также дополнительную перед передачей в архив (в конце финансового года или при ликвидации).

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков хранения?

За нарушение требований к срокам хранения и передаче в архив могут быть наложены административные штрафы в размере от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ.

Сдача трудовых договоров в архив – это обязательный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных сроков, правильного оформления описи и аккуратной упаковки. Следуя пошаговому алгоритму, описанному в этой статье, вы сможете обеспечить юридическую чистоту и сохранность кадровой документации на протяжении 75 лет.

Помните: правильная подготовка и документальное подтверждение передачи – залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и сохранности интересов как организации, так и её бывших сотрудников.