Цель статьи – дать практические рекомендации по разработке, согласованию и внедрению плана‑графика приема дел в архив организации. В материале использованы актуальные нормативные источники (КонсультантПлюс, Инструкция по делопроизводству, методические рекомендации государственных архивов) и проверенные практики.

Что такое план‑график приема дел в архив?

План‑график приема дел в архив – это документ, фиксирующий сроки, объёмы и виды дел, которые подразделения организации передают на архивное хранение. Он разрабатывается на год (иногда на несколько лет) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Основные функции плана‑графика:

• координация работы архивных подразделений и структурных отделов;
• обеспечение своевременного освобождения офисных помещений от архивных документов;
• контроль за соблюдением нормативных сроков хранения и передачи дел;
• формирование базы для отчётности перед контролирующими органами.

Нормативно‑правовая база

Составление и утверждение плана‑графика регулируется следующими актами:

1. Инструкция по делопроизводству (п. 206) – определяет порядок согласования и утверждения графика.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает требования к передаче дел в архив.
3. Методические рекомендации государственных архивов (пример – График передачи дел в архив 2023‑2025 гг. от КонсультантПлюс).
4. Локальные нормативные акты организации (приказ руководителя, регламент работы архива).

Основные требования к оформлению плана‑графика

Согласно КонсультантПлюс, план‑график должен содержать следующую информацию:

• наименование организации и структурных подразделений, передающих дела;
• точные сроки (даты) приёма дел в архив;
• виды принимаемых дел (акты, договоры, образцы, формы, личные дела и др.);
• периоды, за которые передаются документы (например, 2018‑2022 гг.);
• количественные показатели (кол-во дел, листов, томов);
• ответственных лиц (заведующий архивом, руководитель подразделения, лицо, подписывающее график).

Документ может быть оформлен в произвольной форме, однако рекомендуется использовать таблицу, что упрощает визуальное восприятие и последующий контроль.

Этапы разработки плана‑графика

1. Сбор исходных данных – запрос у всех подразделений перечня дел, подлежащих передаче, и их объёмов.
2. Анализ нормативных сроков – проверка, какие документы подлежат передаче в архив в текущем году (по правилам «постоянного» и «временного» хранения).
3. Подготовка проекта графика – заполнение таблицы (см. пример ниже) с указанием дат и объёмов.
4. Согласование – обсуждение проекта с руководителями подразделений и архивным специалистом; внесение корректировок.
5. Утверждение – подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и заведующего архивом.
6. Внедрение и контроль – распределение копий графика, проведение инструктажей, ежемесячный мониторинг выполнения.

В конце таблицы обычно размещается подпись ответственного за составление и подпись утверждающего руководителя.

Сроки и периодичность проведения приёма‑передачи

Согласно практике большинства архивов, основной период передачи дел – с конца весны по начало осени (апрель – сентябрь). Это связано с тем, что в эти месяцы у архивных подразделений меньше нагрузки, а у подразделений‑отправителей – больше свободного места в офисах.

Рекомендуемый график:

• Подготовительный этап – январь‑февраль (сбор данных, согласование).
• Согласование и утверждение – март.
• Период передачи – апрель‑сентябрь (по согласованным датам).
• Контроль и корректировка – октябрь‑декабрь (подведение итогов, подготовка отчёта).

Ответственные лица и их роли

Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию

• Отсутствие согласования с подразделениями.
  Решение: проводить предварительные совещания и фиксировать согласования в протоколах.
• Неуказание точных дат.
  Решение: использовать календарный план с указанием конкретных дней, а не только месяцев.
• Неполный перечень документов.
  Решение: использовать чек‑лист (см. приложение) для каждого подразделения.
• Отсутствие подписи ответственного за передачу.
  Решение: в графике предусмотреть колонку «Подпись получившего» и обеспечить её заполнение при фактической передаче.
• Игнорирование требований к формату документов.
  Решение: включить в график пункт «Требования к оформлению (оригиналы, копии, скан‑версии)».

Приложения (образцы и чек‑листы)

9.1 Чек‑лист подготовки дел к передаче

1. Проверить, что срок архивного хранения наступил (по нормативу).
2. Сформировать опись дел (номер, наименование, количество листов).
3. Убедиться в наличии оригиналов и их целостности.
4. Подготовить сопроводительные документы (акт приёма‑передачи, доверенность, если требуется).
5. Согласовать дату передачи с архивариусом.
6. Обеспечить присутствие ответственного лица подразделения при передаче.

9.2 Образец акта приёма‑передачи

В документе указываются: название организации, дата, перечень передаваемых дел, подписи сторон, печать организации. Образец можно скачать в формате Word или PDF по ссылке «Акт приёма‑передачи дел в архив».

Составление план‑графика приема дел в архив – это не просто формальность, а важный элемент управленческого контроля над документами. При правильном подходе вы получаете:

• Оптимизацию пространства офисных помещений;
• Снижение риска потери или порчи архивных материалов;
• Упрощение отчётности перед контролирующими органами;
• Повышение ответственности сотрудников за документооборот;

Начните работу уже в текущем квартале: сформируйте рабочую группу, соберите данные, подготовьте таблицу и согласуйте её с руководством. При соблюдении рекомендаций, изложенных в этой статье, процесс передачи дел в архив будет проходить гладко и без лишних задержек.

Дата публикации: . Информация взята из открытых источников (КонсультантПлюс, методические рекомендации архивов, публикации на специализированных порталах).