Правильное оформление названий архивных фондов – важный элемент организации хранения документов, обеспечивающий их идентификацию, учёт и доступность. В данной статье рассматриваются нормативные требования, рекомендации и практические примеры формирования названий фондов в соответствии с действующими российскими и белорусскими нормативными актами.

Нормативная база

• Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД) – составлен В.Г. Лариной, Н.М. Андреевой, М.С. Астаховой и др., 2007 г.
• Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 (с изменениями, утверждёнными приказом Минкультуры РФ от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированным в Минюсте РФ , рег. № 13893).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
• Основные правила работы архивов организаций, введённые в действие в 2002 г;
• Инструкция по делопроизводству организаций (для частных структур – собственный утверждённый образец).

Состав названия фонда

Согласно Единому классификатору и приказам Росархива, название архивного фонда формируется из следующих элементов:

1. Полное и официально принятое сокращённое (в скобках) последнее название организации‑фондообразователя (в рамках периода, за который приняты архивные документы).
2. Подчиненность (например, министерство, ведомство, региональный орган).
3. Местонахождение (город, область, республика).
4. Крайние даты существования организации (год основания – год ликвидации или реорганизации).

Пример оформления названия фонда:

Министерство экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России), г. Москва, 1992–2020

Особенности названий при изменении наименования фондообразователя

Если за период хранения документов название организации менялось, в список фондов вносится последнее наименование организации, действовавшее на момент завершения передачи документов. Предыдущие названия могут быть указаны в примечаниях или в исторической справке, прилагаемой к описи дел.

Формирование списка фондов

Список фондов – обязательный учётный документ, который ведётся в архиве организации. Основные положения:

• Каждому фонду присваивается уникальный порядковый номер по списку фондов, соблюдая хронологическую последовательность его поступления.
• Фонд вносится в список только один раз – при первом поступлении в архив организации.
• Учётный номер, присвоенный фонду, сохраняется за ним во всех учётных карточках, описях, актах приёма‑передачи и других документах.
• В графе 4 списка фондов указывается полное и сокращённое название архива (или иной организации), куда была осуществлена передача архивного фонда полностью; при частичной передаче – соответствующее уточнение.

Объединённые архивные фонды

При объединении нескольких фондов в один формируется название, которое включает:

1. Обобщённое название включённых в него архивных фондов.
2. Название руководящей организации.
3. Обобщённое название подчинённых ей организаций.
4. Перечень названий организаций, сменявших друг друга в течение периода хранения документов.

Пример названия объединённого фонда:

Фонды Министерства образования РФ и его территориальных управлений (1.2005

Практические рекомендации по оформлению названий

1. Используйте официальные наименования организаций, закреплённые в уставных документах или государственных реестрах.
2. Сокращения указывайте в круглых скобках сразу после полного названия (например, Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России)).
3. Указывайте местонахождение в виде города и, при необходимости, субъекта РФ (например, г. Санкт‑Петербург, Ленинградская область);
4. Крайние даты пишите через дефис без пробелов (например, 1995‑2022). Если организация существует на момент составления списка, конечную дату можно заменить словом «настоящее время».
5. При оформлении названий объединённых фондов избегайте излишней детализации – достаточно обобщённого названия и указания руководящей структуры.
6. Проверяйте соответствие названия фонда исторической справке или ьному листу описи дел – они являются основанием для внесения в список фондов.

Примеры оформления названий фондов в разных типах организаций

Государственный орган

Федеральная налоговая служба (ФНС России), г. Москва, 2004‑настоящее время

Муниципальное образование

Администрация МО «Город Казань», г. Казань, Республика Татарстан, 1995‑2021

Коммерческая организация

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноИнвест» (ООО «ТехноИнвест»), г. Новосибирск, 2008‑2020

Негосударственная организация (фонд, общественная организация)

Российский исторический общественный фонд (РИОФ), г. Санкт‑Петербург, 2010‑настоящее время

Правильное формирование названий архивных фондов обеспечивает прозрачность учёта, упрощает поиск документов и способствует соблюдению законодательных требований к архивному делу. Следуя приведённым выше нормативным положениям и практическим рекомендациям, организации смогут создать единую и понятную систему наименования фондов, которая будет актуальна на протяжении всего периода хранения документов.