Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить обложку дел, подлежащих постоянному или длительному (свыше 10 лет) хранению, какие нормативные документы регламентируют процесс, какие элементы должна содержать обложка и как правильно нанести архивный шифр.
Нормативно‑правовая база
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство). Пункт 60 – порядок присвоения архивного шифра.
- Приказ Росархива № 77 от г. – уточняет требования к оформлению обложек и к нанесению шифра.
- Приказ Главархива СССР № 263 от г. – «Основные правила работы ведомственных архивов» (в частности, раздел 4.3 «Передача дел в ведомственный архив»).
- Регламент оформления дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, утверждённый в соответствующих нормативных актах региональных органов.
Что такое обложка дела и зачем она нужна?
Обложка – это внешний элемент, который фиксирует набор документов (дело) и обеспечивает их идентификацию в архиве. На обложке размещаются:
- Наименование дела (по номенклатуре дел).
- Архивный шифр (номер фонда, описи, единицы хранения).
- Краткая информация о содержании (тема, период, ответственный).
- Подписи ответственных лиц (заверитель, руководитель подразделения).
- Список приложенных форм (внутренняя и сдаточная описи, лист‑заверитель).
Эти данные позволяют быстро находить нужный документ, контролировать сроки хранения и выполнять требования по учёту.
Состав и структура обложки
| Элемент | Размещение | Содержание |
|---|---|---|
| Код государственного архива | Левый верхний угол | Код, присвоенный архиву (например, 01‑02‑03) |
| Код организации‑создателя | Левый верхний угол (под кодом архива) | Код подразделения (по справочнику организации) |
| Номер дела (шапка) | Центр верхней части | Полное название дела согласно номенклатуре (например, «Дела о проведении закупок 2020‑2022 гг.») |
| Архивный шифр | Левый нижний и правый верхний углы | Шифр вида Фонд‑Опись‑Ед.хранения (например, 12‑045‑001) |
| Период охвата | Под названием дела | Годы, за которые охватываются документы (например, 2020‑2022) |
| Ответственный за формирование | Нижняя часть обложки | ФИО, должность, подпись |
| Список приложенных форм | Нижняя часть (под подписью) | Перечень: лист‑заверитель, внутренняя опись, сдаточная опись и др. |
Присвоение и нанесение архивного шифра
Согласно пункту 60 Правил, каждая единица хранения получает уникальный архивный шифр, который состоит из:
- Номера архивного фонда (например, 12).
- Номера описи дел (например, 045).
- Номера единицы хранения (например, 001).
Шифр наносится двумя способами:
- Штампом или печатью в левом нижнем углу обложки.
- Тот же шифр – в правом верхнем углу (для двойной идентификации).
Для бумажных дел рекомендуется использовать черный чернилами штамп, чтобы шифр был читаемым и стойким к износу.
Формы, прилагаемые к обложке
При передаче дела в архив необходимо приложить следующие нормативные формы (все формы заполняются в соответствии с образцами, утверждёнными Росархивом):
- Лист‑заверитель дела – подтверждает, что дело сформировано, проверено и готово к передаче.
- Внутренняя опись документов – детальный перечень всех документов, включённых в дело (название, дата, номер).
- Сдаточная (приёмочная) опись – используется архивом для подтверждения получения и проверки комплектности.
- Форма журнала учёта поступления гербовых бланков (при необходимости).
- Приказ о передаче (если требуется по структуре организации).
Технология оформления обложки
- Подготовка материалов – плотный картон (толщина ≈ 300 г/м²), клей для переплёта, штамп с архивным шифром.
- Переплёт документов – документы собираются в хронологическом порядке, при необходимости скрепляются скобами или клейкой лентой.
- Оформление обложки:
- На переднюю часть наносится название дела, период, код организации.
- В левом нижнем и правом верхнем углах – архивный шифр.
- Внизу – подписи ответственного и список приложенных форм.
- Контроль качества – проверяется читаемость шифра, соответствие названия номенклатуре, наличие всех приложенных форм.
Порядок передачи дела в архив
- Проведение экспертизы ценности (определение, подлежит ли дело постоянному, долговременному или временному хранению).
- Составление внутренней описи и её утверждение руководителем подразделения.
- Подготовка лист‑заверителя и подпись ответственного лица.
- Нанесение архивного шифра на обложку в двух местах.
- Сдача дела в архив согласно утверждённому графику (обычно в виде сдаточной описи).
- Архив фиксирует поступление в журнал учёта и выдаёт акт приёма‑передачи.
Пример заполнения обложки (в виде таблицы)
| Обложка дела постоянного хранения | |
|---|---|
| Код гос. архива | 12 |
| Код организации | 04‑001 |
| Номер описи | 045 |
| Номер единицы хранения | 001 |
| Архивный шифр: 12‑045‑001 | |
| Наименование дела | Дела о проведении закупок товаров и услуг за 2020‑2022 гг. |
| Период охвата | – |
| Ответственный за формирование | Иванов И.И., начальник отдела закупок, подпись __________ |
| Приложенные формы |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где размещать архивный шифр?
Шифр наносится в левом нижнем и правом верхнем углах обложки. Это требование обеспечивает двойную проверку при учёте.
Что делать, если в деле присутствуют электронные документы?
Для электронных документов создаётся отдельный опись электронных документов, а шифр указывается в метаданных файлов. На бумажной обложке указывается ссылка на электронный архив (например, «ЭД‑№ E‑2026‑001»).
Как часто нужно обновлять форму обложки?
Форма утверждается нормативным актом и меняется только при выпуске новой редакции приказа (например, Приказ Росархива № 77 от ). При изменении формы следует использовать актуальный образец.
Можно ли использовать цветную обложку?
По правилам Росархива предпочтительно использовать однотонный (обычно белый или светло‑серый) картон. Цветные обложки могут затруднить автоматический учёт и не соответствуют требованиям к унификации.
Оформление обложки дела постоянного (временного) хранения – это важный элемент документооборота, который гарантирует:
- Точность учёта и идентификации документов в архиве;
- Соответствие требованиям нормативных актов (Приказ Росархива № 77, Правила архивного фонда и др.);
- Упрощение процесса передачи и приёма дел в архив;
- Сохранность информации о сроках хранения и о ценности документов.
Соблюдая описанные в статье правила, организации могут уверенно формировать и передавать архивные дела, минимизируя риск ошибок и задержек в работе архивных подразделений.
Дата публикации: 07:33:48