Дата вступления в силу: 20 сентября 2015 г․ (приказ Министерства культуры РФ № 526 от 31 марта 2015 г․)

С 20 сентября 2015 г․ в России действует новый нормативный акт – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов․ Они заменили устаревший приказ Главархива СССР от  г․ № 263 и стали основной правовой базой для всех государственных, муниципальных и частных организаций, обязанных вести архивный документооборот․

Исторический контекст

До 2015 года в России действовали правила, принятые в советский период (п․ 5 сентября 1985 г․)․ С течением времени они стали неактуальными:

• не учитывали развитие электронных форматов;
• не отражали требования международных стандартов (ISO 15489, ISO 16175);
• не предусматривали современные методы описания и учёта документов․

Именно поэтому Министерство культуры совместно с Росархивом подготовило новый нормативный документ, который был опубликован на официальном портале правовой информации www․pravo․ru 10 сентября 2015 г․ и вступил в силу через 10 дней․

Нормативно‑правовая база

Основные источники, регламентирующие архивную деятельность в России:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (2002 г․)․
2. Приказ Министерства культуры РФ № 526 от 31 марта 2015 г․ – «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»․
3. Письмо Росархива от  г․ № 2/2133‑А, подтверждающее, что правила 1985 г․ более не применяются․
4. Последующие уточняющие акты (приказы, методические рекомендации) – например, приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г․, который вносил поправки, но не отменял базовые положения 2015 г․

Основные положения Правил 2015

Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых регулирует отдельный аспект архивного дела․

Организация хранения

• Документы делятся на архивные фонды и другие архивные документы (в т․ч․ электронные)․
• Для каждого фонда разрабатывается план размещения (физическое или электронное пространство)․
• Обеспечение условий сохранности: температура, влажность, защита от магнитных полей и радиации․

Комплектование

Комплектование – процесс формирования архивных дел (папок, электронных архивных пакетов) из исходных документов․

• Определяется критерий комплектования (по делам, по темам, по датам)․
• Для электронных документов вводятся Описания электронных дел – аналог бумажных опиcей․
• Все комплектующие материалы сопровождаются метаданными (автор, дата, тип, уровень доступа)․

Учёт

Учёт осуществляется в регистре учёта архивных документов (бумажный или электронный журнал)․

• Регистрация каждого поступившего документа: номер, наименование, дата, место хранения․
• Контроль за перемещением и выдачей документов фиксируется в журнале выдач․
• Для электронных документов обязательна запись всех операций (перезапись, конвертация, сжатие) – это гарантирует их аутентичность․

Использование

Документы могут быть использованы только после их полного описания и внесения в реестр․ Правила предусматривают:

• Ограничение доступа в зависимости от уровня секретности и правового статуса․
• Обязанность сохранять оригиналы (или их надёжные копии) в архиве до истечения срока хранения․
• Возможность цифровой репликации при условии сохранения целостности и подлинности․

Что изменилось по сравнению с правилами 1985 г․

Ключевые нововведения:

• Электронные документы – теперь они находятся в полном объёме в правовом поле, описываются, учитываются и хранятся так же, как бумажные․
• Введена единственная номенклатура дел, унифицирующая классификацию для всех уровней власти․
• Требования к документированию операций с электронными архивными материалами (перезапись, конвертация, сжатие)․
• Установлен порядок перехода от старых фондов к новым – миграция данных, создание описей, проверка целостности․
• Более чётко прописаны права и обязанности архивных учреждений и их заказчиков (госорганы, муниципалитеты, частные организации)․

Для каких организаций обязательны новые правила?

Новые правила применяются к:

• Федеральным органам государственной власти;
• Органам местного самоуправления;
• Государственным и муниципальным учреждениям (школы, больницы, библиотеки и др․);
• Организациям, получающим государственное финансирование;
• Частным компаниям, которые обязаны передавать документы в государственные архивы (по договору или в рамках государственных программ)․

Электронные архивные документы

Особое внимание в Правилах 2015 уделено электронным управленческим документам․ Основные требования:

1. Создание ЭД‑описей (метаданные) по аналогии с бумажными описями․
2. Хранение в сертифицированных электронных архивах (соответствие требованиям ФСТЭК и ГОСТ 34․10‑2012)․
3. Обеспечение доступности и целостности данных в течение всего срока хранения․
4. Документирование всех операций над ЭД (перезапись, конвертация, сжатие) в журнале операций․
5. Регулярное проверка контрольных сумм и проведение аудита цифровых фондов․

Процедуры комплектования и учёта (практический пример)

Ниже представлена типовая последовательность действий при передаче документов в архив:

1. Подготовка документов – проверка полноты, сортировка по темам․
2. Создание описей – заполнение бумажных или электронных опиcей (шапка, содержание, метаданные)․
3. Формирование архивных дел – упаковка в папки (бумажные) или архивные пакеты (ЭД)․
4. Регистрация в реестре – внесение записи о каждом документе/деле․
5. Передача в архив – физическая доставка или загрузка в электронный архив․
6. Контрольный приём – проверка соответствия переданных материалов описям․
7. Хранение – размещение в соответствии с планом размещения․
8. Выдача и использование – оформление заявки, проверка прав доступа, выдача копий․

Хранение и использование архивных документов

Ключевые принципы:

• Сохранность – поддержание условий хранения, регулярный мониторинг․
• Доступность – обеспечение возможности поиска и получения документов в установленном порядке․
• Подлинность и аутентичность – документирование всех изменений и операций․
• Соблюдение сроков – определение периода обязательного хранения и сроков уничтожения (по закону)․

Практические рекомендации для организаций

Чтобы успешно внедрить Правила 2015, рекомендуется:

• Назначить ответственного за архивный документооборот (архивариуса) и обеспечить его обучение․
• Разработать внутренние инструкции, отражающие требования Правил (шаблоны описей, формы журналов)․
• Внедрить систему электронного документооборота (СЭД), совместимую с требованиями к метаданным․
• Провести инвентаризацию существующих архивных фондов и составить план миграции в новые форматы․
• Регулярно проводить аудит архивных процессов и корректировать процедуры в соответствии с изменениями законодательства․

Новые правила архивов 2015 года стали важным шагом в модернизации архивного дела России․ Они:

• Обеспечили юридическую основу для работы с электронными документами;
• Унифицировали процедуры комплектования, учёта и использования архивных материалов;
• Сняли с архаических правил 1985 года их обязательную силу, открыв путь к более гибким и технологичным решениям․

Для государственных, муниципальных и частных организаций соблюдение этих правил – не только юридическая обязанность, но и возможность повысить эффективность управления информацией, обеспечить её сохранность и доступность для будущих поколений;

Дата актуализации статьи:  23:07:35