Дата публикации: 11 июля 2026 г.

Правовая база

Организация хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Правила) регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) № 77 от 31 июля 2023 г. «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Росархива № 24 от  г. (утверждающий методические рекомендации к Правилам);
• Приказ Министерства культуры РФ‚ утвердивший перечень типовых документов и сроки их хранения.

Все перечисленные документы обязательны к исполнению как для государственных‚ так и для муниципальных учреждений‚ музеев‚ библиотек и научных организаций.

Основные понятия

Для понимания процесса архивного хранения необходимо знать ключевые термины:

• Документ – любой носитель информации‚ имеющий юридическую силу (бумажный‚ электронный‚ микрофильм и пр.).
• Архивный фонд – совокупность документов‚ относящихся к одной организации‚ теме или периоду.
• Временное хранение – хранение документов в организации‑источнике до передачи в государственный архив.
• Постоянное хранение – хранение документов в государственных (федеральных‚ региональных‚ муниципальных) архивах.
• Сроки хранения – нормативные периоды‚ в течение которых документ должен находиться в архиве (от 1 года до «бессрочно»).

Этапы организации архивного хранения

Процесс делится на несколько последовательных шагов‚ каждый из которых имеет свои нормативные требования.

1. Идентификация и классификация документов – определение типа‚ категории и правового статуса.
2. Определение срока хранения – согласно Перечню типовых документов и внутренним регламентам организации.
3. Подготовка к комплектованию – формирование дел‚ их маркировка‚ составление описи.
4. Упаковка в архивные коробки – использование специализированных материалов‚ соответствующих ГОСТ 7.32‑2001 (архивные коробки‚ листы‚ конверты).
5. Транспортировка – обеспечение условий сохранности (температура‚ влажность‚ защита от ударов).
6. Приёмка в архив организации‑источнике – регистрация в журнале приёма‚ ввод в учётную систему.
7. Передача в государственный архив – оформление акта передачи‚ передача оригиналов и копий.
8. Учёт и контроль – ведение реестра‚ периодический аудит состояния документов.

Требования к помещениям и условиям хранения

Специализированные архивные помещения должны отвечать следующим нормативам:

• Температура воздуха: 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 ± 5 %;
• Отсутствие прямых солнечных лучей и ультрафиолетового излучения;
• Пожарная безопасность: наличие автоматических систем пожаротушения‚ датчиков дыма и огнетушителей‚ соответствующих СП П 2.1.13130‑2012;
• Вентиляция: обеспечение постоянного воздухообмена без сквозняков;
• Контроль доступа: система пропусков‚ видеонаблюдение‚ ограниченный доступ только уполномоченному персоналу.

Учет и комплектование архивных документов

Учет ведётся в электронных системах (например‚ «Электронный архив»‚ «1С:Документооборот»). Основные элементы учёта:

• Регистрационный номер (уникальный идентификатор);
• Наименование документа и его краткое содержание;
• Срок хранения (временный/постоянный);
• Место хранения (короб‚ полка‚ архивный фонд).

Комплектование – процесс формирования дел‚ включающих все документы‚ относящиеся к определённому делу или событию. При комплектовании учитываются:

• Полнота (отсутствие «потерянных» листов);
• Хронологический порядок;
• Соблюдение требований к оформлению (шапка‚ подписи‚ печати).

Сроки хранения и их классификация

Согласно Приказу Росархива № 77 (2023) и Перечню типовых документов‚ сроки делятся на три группы:

• Краткосрочные (до 1 года) – документы‚ не имеющие длительной юридической ценности (внутренние справки‚ служебные записки).
• Среднесрочные (1–5 лет) – документы‚ необходимые для контроля деятельности (отчёты‚ бухгалтерская документация).
• Долгосрочные (от 5 лет до «бессрочно») – документы‚ имеющие историческую‚ правовую или научную ценность (законы‚ указы‚ договоры‚ кадровые документы).

После истечения установленного срока документы либо уничтожаются (по решению уполномоченного органа)‚ либо переводятся в постоянное хранение в государственный архив.

Переход в постоянный архив

Процедура передачи документов в постоянный архив включает:

1. Подготовку акта передачи (подписи руководителей‚ печати);
2. Составление полного реестра передаваемых дел;
3. Транспортировку в соответствии с требованиями к безопасности;
4. Регистрацию в реестре Национального архивного фонда РФ;
5. Получение подтверждения о приёмке от архивного учреждения.

После приёмки документы становятся частью Архивного фонда Российской Федерации и находятся под охраной государства.

Ответственность и контроль

За соблюдение правил хранения несут ответственность:

• Руководитель организации – за формирование и утверждение локальных нормативных актов;
• Главный архивариус (специалист по архивному делу) – за организацию процесса‚ контроль сроков и условий хранения;
• Ответственные за документооборот – за своевременную передачу документов в архив.

Контроль осуществляется:

• Внутренними аудитами (проверка журналов‚ реестров‚ состояния архивных помещений);
• Внешними проверками Росархива и органов местного самоуправления;
• Регулярными инспекциями по пожарной и санитарной безопасности.

Практические рекомендации для государственных организаций

Чтобы обеспечить надёжное хранение архивных документов‚ рекомендуется выполнить следующие действия:

• Разработать локальный нормативный акт о порядке архивного хранения‚ учитывающий Приказ № 77 и методические рекомендации Росархива.
• Создать отдельный архивный отдел или назначить ответственного архивариуса с соответствующей квалификацией.
• Внедрить электронную систему учёта (ERP‑модуль‚ 1С‚ «Электронный архив») для автоматизации регистрации и контроля сроков.
• Обеспечить соответствие помещения требованиям по температуре‚ влажности и пожарной безопасности (провести экспертизу).
• Регулярно проводить инвентаризацию архивных коробок и проверять состояние документов (не допускайте появления плесени‚ пятен‚ механических повреждений).
• Обучать персонал правилам правильной упаковки и транспортировки архивных материалов.
• Своевременно передавать документы в государственный архив в соответствии с установленными сроками‚ оформляя все необходимые акты.
• Вести документацию об уничтожении просроченных документов (приказ‚ акт‚ подписи).

Хранение архивных документов в государственных организациях – это сложный‚ но строго регламентированный процесс‚ который гарантирует сохранность исторической и правовой информации. Соблюдение Федерального закона 125‑ФЗ‚ Приказов № 77 (2023) и № 24 (2020)‚ а также методических рекомендаций Росархива позволяет:

• Обеспечить юридическую достоверность и доступность документов;
• Снизить риски потери или порчи материалов;
• Соблюдать требования к срокам хранения и своевременно передавать документы в постоянный архив.

Тщательная организация архивного хранения – это инвестиция в будущее государства‚ позволяющая сохранять культурное наследие и поддерживать прозрачность управленческих процессов.

Источник: Федеральный закон 125‑ФЗ‚ Приказ Росархива № 77 от ‚ Приказ Росархива № 24 от ‚ методические рекомендации Федерального архивного агентства.