Дата публикации:

Государственные архивы Республики Беларусь выполняют важную функцию по сохранению, учёту и предоставлению документального наследия страны․ Их деятельность регулируется нормативными актами, среди которых особое место занимает Постановление Министерства юстиции от 31 августа 2022 г․ № 119, утвердившее Правила работы государственных архивов Республики Беларусь․ В данной статье подробно рассматриваются основные положения этих правил, их практическое применение и значение для исследователей, государственных органов и граждан․

Правовая основа

• Конституция Республики Беларусь (ст․ 33 – право на информацию);
• Закон «Об архивном деле в Республике Беларусь»;
• Постановление Министерства юстиции № 119 от «Об утверждении правил работы государственных архивов Республики Беларусь»;
• Иные нормативные акты, регулирующие защиту персональных данных, конфиденциальность и охрану культурного наследия․

Структура Правил

1. Общие положения;
2. Порядок формирования и комплектования архивных фондов;
3. Учёт, хранение и сохранность документов;
4. Предоставление информации и работа с пользователями;
5. Охрана конфиденциальности и защита персональных данных;
6. Цифровая трансформация и электронные архивы;
7. Ответственность за нарушение правил;
8. Заключительные положения․

Ключевые положения Правил

Общие положения

Правила определяют цели и задачи государственных архивов: обеспечение сохранности документального наследия, гарантирование доступа к информации в соответствии с законодательством, развитие архивного дела и внедрение современных технологий․

Формирование и комплектование фондов

• Приём документов осуществляется на основании актов передачи, описей и сопроводительных писем;
• Обязательное проведение предварительной экспертизы на предмет ценности и конфиденциальности;
• Классификация документов по видам (личные дела, нормативные акты, финансово‑экономические документы и др․) и по уровням доступа․

Учёт, хранение и сохранность

Для обеспечения долгосрочной сохранности предусмотрены:

• Соблюдение нормативных условий температуры и влажности (температура +18 ± 2 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Регулярный контроль состояния носителей (бумага, фотоплёнка, магнитные носители);
• Проведение профилактических мероприятий (дезинсекция, дезинфекция, реставрация);
• Ведение электронного учёта с использованием единой информационной системы архивов․

Предоставление информации и работа с пользователями

Доступ к архивным документам регулируется следующими принципами:

1. Пользователь подаёт письменный запрос (или электронное заявление) в архив, указывая цель исследования и перечень интересующих документов;
2. Архив в течение 10 рабочих дней рассматривает запрос и сообщает о возможности предоставления материалов, а также о необходимых условиях (например, необходимость согласия субъекта персональных данных);
3. При предоставлении документов пользователь обязан соблюдать режим чтения (не делать пометок, не повреждать носители);
4. Запрещено копирование документов, содержащих сведения, ограниченные по доступу, без специального разрешения;
6. Возможно предоставление копий в электронном виде после оформления лицензии на использование․

Охрана конфиденциальности и защита персональных данных

Правила устанавливают строгий порядок работы с документами, содержащими персональные данные:

• Доступ к таким документам предоставляется только после получения согласия субъекта данных или наличия законного основания (судебное решение, запрос уполномоченного органа);
• При работе с персональными данными пользователь обязан подписать обязаться не разглашать сведения и использовать их исключительно для заявленной цели;
• Архив ведёт журнал учёта предоставления конфиденциальных материалов и проводит периодический аудит соблюдения требований․

Цифровая трансформация и электронные архивы

В соответствии с современными требованиями Правила предусматривают:

• Создание электронных копий документов высокой ценности (сканирование, метаданные, контрольные суммы);
• Хранение электронных носителей в специализированных хранилищах с резервным копированием;
• Обеспечение доступа к электронным фондам через единый портал государственных архивов с системой аутентификации и учёта запросов;
• Защита электронных документов от несанкционированного доступа (шифрование, системы обнаружения вторжений)․

Ответственность за нарушение правил

Нарушение установленных порядков может повлечь:

• Дисциплинарную ответственность сотрудников архива (выговор, увольнение);
• Административную ответственность в виде штрафов (по статьям Кодекса об административных правонарушениях);
• Уголовную ответственность в случае разглашения государственной тайны или персональных данных без согласия;

Практическое применение

Для исследователей и граждан, планирующих работу в государственных архивах, рекомендуется:

1. Заблаговременно подготовить запрос, чётко сформулировав цель исследования и перечень интересующих документов;
2. Уточнить у архива наличие необходимых справок о согласии на обработку персональных данных, если это требуется;
3. Соблюдать режим работы архива (часы приёма, порядок регистрации в читальном зале);
4. При работе с электронными копиями использовать только официальные порталы и не пытаться обходить системы защиты;
5. Фиксировать все полученные материалы в своём исследовательском журнале, указывая номер дела, лист и дату предоставления․

Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утверждённые Постановлением Министерства юстиции № 119 от 31 августа 2022 г․, представляют собой комплексный нормативный акт, который обеспечивает баланс между сохранностью documentalного наследия и правом граждан на доступ к информации․ Соблюдение этих правил способствует повышению эффективности архивного дела, защите конфиденциальных данных и развитию научно‑исследовательской деятельности в стране․

Автор статьи: специалист в области архивного дела и информационной безопасности․