Дата публикации: | Тема: Архивное дело, Нормативное регулирование, Госархивы

Деятельность государственных архивов Российской Федерации регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его основе утверждаются подзаконные акты, регламентирующие ежедневную работу архивных учреждений с пользователями и фондами.

Ключевое событие 2020 года: 30 декабря 2020 года был подписан Приказ Министерства культуры Российской Федерации от № 2768 «Об утверждении Правил работы государственных архивов Российской Федерации».

Данный документ вступил в силу 1 марта 2021 года и заменил собой устаревшие Правила работы государственных архивов, утвержденные Приказом Минюста России от № 236, которые действовали почти 20 лет. Новая редакция была продиктована необходимостью учета:

• масштабной цифровизации архивных фондов;
• внедрения дистанционных форм обслуживания пользователей;
• изменений в законодательстве о персональных данных и доступе к сведениям, составляющим гостайну;
• требований ФЗ-125 в редакции 2017–2019 гг. (введение понятий «архивная справка», «архивная выписка», электронные копии).

> Важно: В предоставленном пользователем фрагменте интернет-информации упоминается «Постановление Министерства юстиции от 31 августа 2022 г. № 119» (контекст — Беларусь, Минск/БЕЛТА). Данная статья посвящена именно Российскому законодательству 2020 года (Приказ Минкультуры РФ № 2768).

Структура и основные разделы Правил 2020 года (Приказ Минкультуры РФ № 2768)

Документ состоит из 11 разделов и приложений. Ниже приведен подробный разбор ключевых положений.

Общие положения (Раздел I)

• Сфера действия: Правила распространяются на все государственные архивы РФ (федеральные, региональные, муниципальные), если иное не установлено уставами конкретных архивов.
• Цели: Обеспечение доступности архивных документов, сохранность фондов, равноправный доступ пользователей к информации.
• Определения: Введены четкие определения «пользователя», «читального зала», «электронной копии», «дистанционного доступа», «архивной справки/выписки».

Режим работы и структура архива (Раздел II)

• График работы: Устанавливается учредителем (не менее 40 часов в неделю для читальных залов).
• Санитарные дни: Не более одного дня в квартал для проведения профилактических работ с фондами.
• Подразделения: Четкое разделение на приемную/регистратуру, читальные залы (общие, специальные), отделы обеспечения сохранности, отделы информатизации.

Прием и регистрация пользователей (Раздел III) — Ключевые изменения

Процедура регистрации существенно упрощена и унифицирована:

1. Документы для регистрации: Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность). Для иностранцев — паспорт/вида на жительство/миграционная карта.
2. Единый читательский билет: Вводится практика выдачи читательского билета единого образца (бумажного или электронного), действующего в системе госархивов субъекта/федерального уровня.
3. Дистанционная регистрация: Новинка 2020 г. — возможность предварительной регистрации через портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ) или официальный сайт архива с подтверждением личности при первом визите или через ЭП (электронную подпись).
4. Несовершеннолетние: Допускаются с 14 лет (с паспортом), до 14 лет — только в сопровождении законных представителей.

Порядок предоставления архивных документов к пользованию (Раздел IV)

Это центральный раздел, регламентирующий работу в читальном зале:

• Поисковые средства: Пользователь имеет право на бесплатное пользование описями, указателями, картотеками, электронными базами данных (ЭБД) в читальном зале или удаленно (через сайт архива).
• Заказ документов: Оформляется через электронный каталог/заказ в АИС архива или бумажный заказ-лист (форма по Приложению № 1 к Приказу). Лимит одновременной выдачи, обычно до 5–10 дел (зависит от правил конкретного архива).
• Сроки выдачи:
  • Документы, хранящиеся в архиве — в день заказа или на следующий рабочий день.
  • Документы, требующие подготовки (реставрация, снятие с секретности), в установленные архивом сроки (не более 30 дней).
• Ограничение доступа (ст. 10 ФЗ-125): Архив обязан проверить доступность документа (сроки ограничения доступа, наличие сведений, составляющих гостайну, персональные данные, коммерческую тайну). Отказ в выдаче должен быть мотивирован письменно.

Особенности пользования документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну (Раздел V)

• Предоставляются только пользователям с соответствующим допуском и подписанным допуском к работе с гостайной.
• Работа ведется только в специально оборудованных помещениях (кабинетах секретной работы) под контролем ответственного за секретность сотрудника архива.
• Запрещено фото/видеосъемка, копирование любыми средствами без спец. разрешения.

Пользование копиями архивных документов (Раздел VI) — Цифровой прорыв

Правила 2020 года легализовали и урегулировали работу с цифровыми копиями:

• Приоритет копий: Если документ оцифрован, пользователю обязательно предоставляется именно электронная копия (на терминале в зале или удаленно). Оригинал выдается только при необходимости проверки подлинности или отсутствии качественной копии (п. 36 Правил).
• Дистанционное пользование: Пользователь может заказать электронные копии документов через сайт архива/Госуслуги. Копии направляются на электронную почту или в личный кабинет пользователя.
• Самостоятельное копирование: Разрешено бесплатно фотографировать документы своими средствами (фотоаппарат, смартфон, планшет) без штатива и вспышки в читальном зале (п. 39). Архив не может взимать плату за «фотосъемку» для личных нужд.
• Профессиональное копирование/Сканирование: Высококачественное сканирование архивом — платная услуга (тарифы устанавливает архив).

Архивные справки и выписки (Раздел VII)

• Формы утверждены Приложениями № 2 и № 3 к Приказу № 2768.
• Выдаются на основании письменного (электронного) заявления пользователя.
• Срок изготовления, до 30 календарных дней (для сложных справок — до 60 дней с уведомлением пользователя).
• Имеют равную юридическую силу с нотариально заверенными копиями в случаях, предусмотренных законом (ст. 46 ФЗ-125).

Платные услуги (Раздел VIII)

• Перечень платных услуг: изготовление копий (сканирование), сложные архивные справки, тематические подборки, консультации по генеалогии и т.д.
• Бесплатно: поиск информации в описях, пользование ЭБД в зале, выдача читательского билета, консультации по фондам, фотосъемка своими средствами.
• Оплата через квитанцию/терминал/Госуслуги. Льготы для ветеранов, инвалидов, участников ЧАЭС и др. (по региональным законам).

Обеспечение сохранности документов при пользовании (Раздел IX)

• Запрещено: делать пометки, гнуть листы, класть предметы на документы, пользоваться ручкой (только карандаш), есть/пить в зале.
• Контроль: При выдаче и приеме документов сотрудник архива проверяет комплектность и состояние (подпись пользователя в заказ-листе/журнале).
• За ущерб пользователь несет материальную ответственность (в т.ч. стоимость реставрации).

Ответственность сторон и порядок обжалования (Разделы X–XI)

• Архив несет ответственность за сохранность фондов, соблюдение сроков, защиту персональных данных.
• Пользователь несет ответственность за нарушение правил (до лишения права пользования архивом на срок до 1 года).
• Действия (бездействие) архива/сотрудников могут быть обжалованы руководителю архива, вышестоящему органу (Минкультуры/обл. минкульта), в суд или прокуратуру.

Сравнительная таблица: Правила 2000 г. (Приказ Минюста № 236) vs Правила 2020 г. (Приказ Минкультуры № 2768)

Практическое значение для пользователей в 2020–2026 гг.

Хотя Приказ вступил в силу в марте 2021 года, 2020 год стал переломным моментом подготовки архивов к новым стандартам. К 2026 году (текущий момент) положения Приказа № 2768 являются обязательным стандартом для всех госархивов РФ.

Что это дало исследователям и гражданам:

1. Снижение барьера входа: Не нужно ехать в архив за читательским билетом, оформление онлайн через Госуслуги.
2. Экономия времени и денег: Бесплатная фотосъемка смартфоном вместо заказа платных ксерокопий/сканов.
3. Доступность из любой точки мира: Заказ электронных копий метрических книг, ревизских сказок, дел о награждении через сайт архива (пример: ГАРФ, РГАЭ, региональные госархивы).
4. Прозрачность отказов: Отказ в выдаче дела должен быть мотивирован ссылкой на статью ФЗ-125 (срок ограничения доступа, ПДн, гостайна), что позволяет обжаловать решение в суде.

Актуальные нюансы применения (на 2026 год)

• Единая архивная информационная система (ЕАИС): Минкультуры ведет работу по созданию федеральной платформы для межархивного заказа. Правила № 2768 заложили правовую базу для интеграции архивов в ЕАИС.
• Искусственный интеллект и OCR: Архивы массово внедряют распознавание текста (HTR/OCR) для рукописных документов. Правила позволяют предоставлять пользователю не только «фото страницы», но и «текстовый слой»/транскрипцию как архивную справку/выписку.
• Персональные данные (152-ФЗ): Роскомнадзор усилил контроль. Архивы строго соблюдают правило: выдача сведений о частной жизни (ст. 22 ФЗ-125) только субъекту ПДн или его наследнику/законному представителю при предъявлении документов, подтверждающих родство/полномочия.
• Санитарные дни и ковид-ограничения: Опыт 2020–2021 гг. закрепил право архива на временное ограничение приема посетителей (перевод на дистанционку) по решениям РОСПОТРЕБНАДЗОРА без нарушения сроков ответа на запросы.

Правила работы государственных архивов 2020 года (Приказ Минкультуры РФ № 2768) стали важнейшим этапом модернизации архивной службы России. Они перевели взаимодействие «Архив — Пользователь» в цифровую плоскость, закрепили правом бесплатную фотофиксацию документов, ввели единые стандарты регистрации и форм справок.

Для специалиста-историка, генеалога, юриста или гражданина, ищущего подтверждение стажа/пENSIONных прав, знание этих Правил — залог эффективной работы с фондами. В 2026 году акцент смещается от «получения допуска к оригиналу» к «качественному дистанционному доступу к данным», что полностью соответствует духу документа 2020 года.

Нормативная база для самостоятельного изучения (ссылки на первоисточники)

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. на 2026 г.).
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 2768 «Об утверждении Правил работы государственных архивов Российской Федерации» (вступил в силу ). Официальный текст: Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru) или сайт Министерства культуры РФ (mkrf.ru).
3. Приказ Минюста России от № 236 (утратил силу с ), для исторического сравнения.
4. Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Федеральный закон от № 5485-1 «О государственной тайне» (для вопросов доступа к засекреченным документам).

Данная статья подготовлена на основе текста Приказа Минкультуры РФ № 2768 и ФЗ-125. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обращаться к актуальным редакциям нормативных актов на официальных правовых порталах (ConsultantPlus, ГАРАНТ, pravo.gov.ru).