В марте 2020 года Федеральное архивное агентство (Росархив) издало Приказ № 24 от , которым были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила). Документ вступил в силу с 1 июня 2020 года и заменил прежние нормативные акты, регулирующие деятельность архивных учреждений;
Основные положения Правил
Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и определяют единый порядок работы архивов всех уровней. Ключевые аспекты:
- Хранение документов – обеспечение условий, соответствующих требованиям сохранности (температура, влажность, защита от света, пожарная и охранная безопасность).
- Комплектование фондов – systematic acquisition of documents, включая поступление от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и частных лиц.
- Учет и описание – ведение единого государственного реестра архивных фондов и коллекций, составление описей, аннотаций и библиографических записей.
- Использование документов – предоставление доступа к документам в читальных залах, через электронные ресурсы, а также организация выставочной и издательской деятельности.
- Охрана и реставрация – проведение профилактических мероприятий, реставрационных работ и цифровизации для долгосрочного сохранения.
Структура документа
Правила состоят из нескольких разделов, каждый из которых раскрывает отдельную сторону архивной деятельности:
- Общие положения – правовая база, термины и определения, субъекты правоотношений.
- Хранение документов – требования к помещениям, оборудованию, режиму температуры и влажности, контролю за состоянием фондов.
- Комплектование и учет – порядок приема, регистрации, классификации и описания поступающих документов.
- Использование и предоставление информации – правила работы читальных залов, электронные сервисы, ограничения доступа, платные услуги.
- Охрана, реставрация и цифровизация – стандарты реставрационных работ, создание электронных копий, обеспечение информационной безопасности.
- Контроль и ответственность – механизмы надзора, проверки, ответственность за нарушение правил.
Ключевые изменения по сравнению с предыдущими нормативными актами
- Унификация требований к электронному документообороту и обязательное ведение электронных описей.
- Усиление ответственности за нарушение условий хранения (штрафы, приостановление деятельности).
- Расширение перечня доступных сервисов для пользователей: удаленный доступ к оцифрованным материалам, виртуальные выставки, онлайн‑консультации.
- Уточнение порядка взаимодействия с органами местного самоуправления при комплектовании муниципальных архивов.
Практическое применение в государственных и муниципальных архивах
Для успешного внедрения Правил архивным учреждениям рекомендуется:
- Провести инвентаризацию существующих фондов и сравнить их с требованиями к хранению.
- Обновить нормативную базу внутренних приказов и инструкций в соответствии с Приказом № 24.
- Обучить персонал новым правилам работы с электронными документами и системами учета (например, АИС «Архив»).
- Внедрить систему мониторинга микроклимата в хранилищах и установить автоматические датчики температуры/влажности.
- Разработать план цифровизации наиболее востребованных фондов и утвердить график их оцифровки.
- Обеспечить доступ к электронным каталогам через официальный сайт архива, соблюдая требования конфиденциальности и авторского права.
Правила работы государственных и муниципальных архивов 2020 года представляют собой современный нормативный акт, направленный на повышение эффективности архивного дела, обеспечение сохранности докуменного наследия и расширение доступа к информации для граждан, исследователей и государственных органов. Соблюдение этих положений способствует укреплению доверия к архивным учреждениям и повышению их роли в культурно‑информационном пространстве России.
Статья подготовлена на основе информации из официальных источников: Приказ Росархива № 24 от , методические рекомендации к Правилам, сообщения Комитета юстиции Псковской области и других нормативных актов, действующих на .