Архивное дело в системе федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации регулируется сложной иерархией нормативных правовых актов. Ключевым документом, определяющим современные правила организации работы с документами Архивного фонда РФ, является Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 («Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах…»). Данная статья систематизирует основные требования, регламентирующие деятельность архивов и делопроизводства на федеральном уровне на 2026 год.

Нормативная правовая основа

Деятельность федеральных архивов и работа с документами в госорганах строятся на следующих законодательных актах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, понятия и компетенции.
• Приказ Росархива от № 77 — основной регламент правил хранения, комплектования, учета и использования (далее, Правила № 77).
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Росархивом), регламентируют создание, оформление и движение документов.
• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. Росархивом) — определяет сроки хранения типовых документов.
• Административный регламент Росархива по предоставлению госуслуги «Организация исполнения запросов граждан…».
• Методические рекомендации к Правилам № 77 и Руководство по соблюдению обязательных требований (для целей регионального госнадзора).

Ключевые этапы работы с документами (согласно Правилам № 77)

Комплектование архивов

Процесс передачи документов в архив (комплектование) подлежит строгой процедуре:

1. Формирование дел: В соответствии с Правилами делопроизводства и номенклатурой дел.
2. Экспертиза документов: Оценка ценности и определения сроков хранения.
3. Согласование номенклатуры дел: Типовая номенклатура дел подлежит обязательному согласованию:
   • Центральной экспертной комиссии (ЦЭК);
   • Экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива;
   • Или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ / научной организации (включенной в перечень Правительства РФ).
4. Передача в архив: В установленные сроки (обычно после завершения дела или по истечении срока хранения в ведомстве).

Учет и хранение

Архивы должны обеспечивать:

• Ведение государственных архивных фондов (учетных документов: описи, путеводители, карточки учета).
• Соблюдение режимов хранения (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность) в соответствии с ГОСТ и СанПиН.
• Охрану документов от уничтожения, повреждения, хищения и несанкционированного доступа.
• Соблюдение требований законодательства РФ, субъектов РФ, нормативных актов Росархива и уполномоченных органов субъектов.

Использование документов

Предоставление документов пользователям осуществляется на основании:

• Запросов граждан (в т.ч. иностранных) и организаций;
• Официальных запросов государственных органов;
• Договоров об использовании архивных документов.

Важно: Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Росархиву федеральных государственных архивов содержится в Приложении 1 к Административному регламенту Росархива. Сведения об уполномоченных органах субъектов РФ размещены на сайте «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru).

Сроки хранения: Инструкция по применению Перечня типовых документов

Для унификации сроков хранения управленческой документации используется Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, разработанная в соответствии с ч. 3 ст. 6 ФЗ № 125-ФЗ.

Принципы определения сроков:

• Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности (акты законодательства, фондовые документы, личные дела и т.д.).
• Временное хранение: Устанавливается перечнем (10, 50, 75 лет и др.) в зависимости от вида документа (кадровые, финансовые, отчетные, корреспонденция).
• Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела (закрытия дела по номенклатуре).

Электронные документы и делопроизводство

Согласно Правилам делопроизводства в госорганах (п. 2.4), документы могут создаваться и храниться исключительно в электронной форме вне зависимости от сроков хранения, если это предусмотрено:

• Законодательными актами РФ;
• Нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархива).

Требования к электронному архиву:

• Обеспечение юридической значимости (электронная подпись, печать).
• Целостность, достоверность и доступность на протяжении всего срока хранения.
• Миграция данных при смене программно-аппаратных средств (обеспечение долгосрочного хранения).
• Ведение единой системы учета электронных документов.

Государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства

Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет контроль за соблюдением требований. В Руководстве по соблюдению обязательных требований выделены ключевые пункты проверки:

• Наличие утвержденной номенклатуры дел и графика сроков хранения.
• Соответствие условий хранения нормативным требованиям (помещения, оборудование).
• Полнота и своевременность передачи дел в архивы.
• Наличие учетных документов (описей, инвентаризационных книг).
• Соблюдение процедур доступа к документам, содержащим сведения, составляющие гостайну и иную охраняемую законом тайну.
• Обеспечение прав граждан на получение архивных справок и копий документов.

Порядок предоставления государственной услуги (запросы граждан)

Административный регламент Росархива регламентирует услугу «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства…».

Основные этапы:

1. Подача заявления: Лично, по почте, через портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ) или через уполномоченного представителя.
2. Регистрация запроса: В день поступления.
3. Поиск и подготовка документов: Срок исполнения, до 30 календарных дней (может быть продлен до 30 дней при сложности поиска с уведомлением заявителя).
4. Выдача результата: Архивная справка, копия документа, уведомление об отсутствии сведений.
5. Форма выдачи: Бумажная (нарочно/почта) или электронная (личный кабинет/email).

Методические рекомендации: практические аспекты

Методические рекомендации к Правилам № 77 уточняют:

• Порядок проведения экспертизы документов (акта отбора/уничтожения).
• Требования к оформлению дел для постоянного хранения (переплет, нумерация, заголовки).
• Порядок дезинфекции, реставрации и оцифровки документов.
• Особенности учета и хранения документов на нестандартных носителях (фото, аудио, видео, машинные носители).
• Взаимодействие ведомственных архивов с федеральными государственными архивами (РГАНИ, РГАЭ, ГАРФ и др.).

Чек-лист ответственного за архивное дело в федеральном органе

Соблюдение «Инструкции по архиву в федеральной» системе (совокупности Приказа № 77, Правил делопроизводства, Инструкции по Перечню и Административного регламента) является обязательным условием законной деятельности любого федерального органа исполнительной власти. Ключевыми приоритетами на текущем этапе (2026 г.) являются:

• Полный переход на электронное делопроизводство там, где это разрешено законом.
• Обеспечение долгосрочного сохранения электронных документов (миграция форматов).
• Повышение доступности архивных услуг для граждан через цифровые платформы (Госуслуги).
• Строгое соблюдение процедур экспертизы и комплектования для пополнения Архивного фонда РФ документами постоянного хранения.

Рекомендация: Регулярно мониторить обновления на официальном сайте Росархива (rusarchives.ru) и в системе «КонсультантПлюс» / «Гарант» для отслеживания изменений в Приказе № 77, Перечне типовых документов и Административном регламенте.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на . Текст носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям документов и консультироваться с юристами профильного отдела.