На текущий момент отдельного акта нормативного права с точным названием «Положение об архиве Росреестра»‚ утвержденного Постановлением Правительства РФ или приказом ведомства как единого локального нормативного акта‚ регулирующего исключительно архивную деятельность‚ в открытом доступе не существует․ Архивная работа в структуре Федеральной службы государственной регистрации‚ кадастра и картографии (Росреестр) регулируется комплексом нормативных правовых актов разного уровня: от федеральных законов до внутренних ведомственных приказов и стратегий․

Ниже представлен подробный обзор правового поля‚ регламентирующего формирование‚ хранение‚ учет и использование архивных фондов Росреестра‚ основанный на актуальных данных (включая изменения 2024–2025 гг․)․

Общая правовая основа архивного дела в Росреестре

Федеральный уровень

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий принципы организации архивного дела‚ сроки хранения‚ порядок передачи дел в государственные архивы и права доступа к документам․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации», регулирует вопросы электронного документооборота и защиты персональных данных в архивах․
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» — устанавливает обязательность вечного хранения дел правоустанавливающих документов (кадастровых дел)․

Уставная документация ведомства

Ключевым документом‚ определяющим полномочия Росреестра в сфере архивного дела‚ является Положение о Федеральной службе государственной регистрации‚ кадастра и картографии‚ утвержденное Постановлением Правительства РФ от № 457 (ред․ от )․

Согласно Положению (раздел о задачах и функциях)‚ Росреестр:

• Обеспечивает формирование‚ ведение и хранение архивных фондов ведомства;
• Организует работу по переводу архивных документов в электронную форму;
• Осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в подведомственных организациях и территориальных органах․

Ключевые ведомственные акты‚ регулирующие архивную деятельность

В отсутствии единого «Положения об архиве»‚ роль основного регламентирующего инструмента выполняют приказами Главы Росреестра (Руководителя ведомства)․

Стратегия архивного хранения и оцифровки (Приказ № П/426)

Фундаментальным документом являеться Приказ Росреестра от № П/426 «Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел» (с изменениями от № П/436)․

Основные направления Стратегии:

1. Централизованное хранение: Формирование единого федерального архива правовых документов (ЕФАПД) и единого федерального архива кадастровых дел․
2. Массовая оцифровка: Перевод бумажных дел в электронный вид с применением технологий сканирования‚ распознавания (OCR) и верификации․
3. Обеспечение правовой значимости: Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для подтверждения подлинности электронных копий․
4. Интеграция с ЕГРН: Обеспечение доступа к электронным образам дел через Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН) и личные кабинеты пользователей․

Внутренний распорядок и делопроизводство (Приказ № П/320)

Приказ Росреестра от № П/320 «О служебном распорядке центрального аппарата Федеральной службы государственной регистрации‚ кадастра и картографии» регламентирует:

• Порядок регистрации‚ учета‚ исполнения и хранения документов в центральном аппарате;
• Полномочия структурных подразделений (Департамента документационного обеспечения и архивных дел) по управлению архивными фондами;
• Правила передачи дел в архив ведомства после завершения исполнения․

Регулирование территориальных органов

Деятельность архивов территориальных органов Росреестра (Управлений по субъектам РФ) регулируется типовыми и локальными положениями․ Примером служит Положение об Управлении Росреестра по Санкт-Петербургу (утв․ приказом ведомства)‚ в которых выделены функции архивных подразделений на местах: прием дел от регистраторов‚ выдача архивных справок‚ оцифровка фондов регионального значения․

Структура архивной системы Росреестра

Архивная инфраструктура ведомства представлена трехуровневой системой:

Сроки хранения и категории архивных документов

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и номенклатуре дел Росреестра (утв․ приказом ведомства)‚ документы делятся на категории хранения:

• Вечное хранение:
  • Дела правоустанавливающих документов (свидетельства о праве‚ свидетельства о регистрации права до 2013 г․);
  • Кадастровые дела (планы межевания‚ технические планы‚ схемы расположения границ);
  • Документы‚ имеющие историческую‚ научную или культурную ценность․
• Временное хранение (10‚ 50‚ 75 лет и др․):
  • Регистрационные дела (журналы учета‚ заявления‚ решения о регистрации/отказе);
  • Документы по кадаровой учету (кроме кадастровых дел);
  • Административно-хозяйственная документация (кадры‚ финансы‚ материально-техническое обеспечение);
  • Документы контрольно-надзорной деятельности․

Важно: После истечения сроков хранения документы временного хранения подлежат экспертизе на предмет научной ценности (экспертная комиссия ведомства) с последующим уничтожением или переводом в вечное хранение․

Перевод архивов в электронную форму: текущий этап (2024–2026 гг․)

Реализация Стратегии № П/426 перешла в активную фазу создания Единого федерального архива правовых документов (ЕФАПД)․

Ключевые достижения и процессы:

• Объемы оцифровки: На 2025 год оцифровано более 95% дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел‚ хранящихся в ведомственных архивах․
• Технология «Бумага-ноль»: Внедрен полный цикл электронного документооборота: входящие документы сканируются в МФЦ/МРЦ‚ электронный образ сразу попадает в ЕГРН и архивный фонд‚ бумажный оригинал хранится минимально необходимый срок (для сверки) и затем утилизируется или передается в архив․
• Доступность для граждан: Электронные образы документов (выписки из ЕГРН‚ копии кадастровых планов‚ технических планов) доступны в личном кабинете на Госуслугах‚ на сайте Росреестра (ПКК) и через терминалы МФЦ без необходимости обращения в архив за бумажной копией․
• Защита данных: Внедрены средства криптографической защиты информации (СКЗИ) для обеспечения целостности электронных архивных копий (хэш-суммы‚ ЭП ответственных лиц)․

Порядок обращения в архив Росреестра (получение справок и копий)

Несмотря на оцифровку‚ обращения в архивные подразделения Управлений Росреестра по субъектам РФ остаются актуальны для:

• Получения заверенных копий документов‚ не вошедших в ЕГРН (архивные дела до 1997 г․‚ документы БТИ‚ архивы земельных комитетов);
• Подтверждения факта регистрации прав в прошлом (архивные справки для судов‚ нотариатов);
• Работы с документами‚ содержащими сведения‚ составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну;

Способы обращения:

1. Через МФЦ «Мои Документы» (заявление на выдачу архивной справки/копии) — основной канал для граждан․
2. Личный кабинет на портале Госуслуг (услуга «Получение информации из ЕГРН» — охватывает большинство потребностей)․
3. Направление почтового запроса в Управление Росреестра по субъекту РФ (с нотариально заверенным подписью или ЭП)․
4. Обращение в ФГБУ «ФКЦ» — для юридических лиц при массовых запросах данных․

Актуальные изменения 2024–2025 гг․‚ затрагивающие архивную сферу

Согласно информации из официальных источников (Постановление Правительства РФ от № 1989‚ приказы Росреестра июля 2025 г․)‚ происходят следующие изменения:

• Оптимизация структуры: Исключение из полномочий Росреестра отдельных функций (передача в Минэкономразвития‚ Росгеологию и др․)‚ что ведет к перераспределению соответствующих архивных фондов между ведомствами-правопреемниками․
• Цифровая трансформация: Приказы 2025 года закрепляют обязательность использования единых федеральных информационных систем (ЕФИС) для ведения учета архивных фондов‚ отменяя ведение параллельных бумажных реестров в территориальных органах․
• Межведомственное взаимодействие: Настройка автоматического обмена архивными данными с Пенсионным фондом (СФР)‚ Налоговой службой‚ Росреестром (внутри контура) для предзаполнения реестров без бумажных носителей․

Резюме: что нужно знать специалисту и гражданину

Полезные ссылки на нормативную базу (для проверки актуальных редакций)

• Постановление Правительства РФ от № 457 «О Федеральной службе государственной регистрации‚ кадастра и картографии» (ред․ от ) — КонсультантПлюс
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Официальный сайт Росреестра (раздел «Нормативные правовые акты» → «Приказы и распоряжения») — для поиска актуальных приказов по архивному делу (№ П/426‚ № П/320 и новые 2024-2025 гг․)․
• Публичная кадастровая карта (ПКК) — доступ к электронным образам кадастровых документов․

Статья подготовлена на основе открытых нормативных правовых актов и информации с официальных интернет-порталов на дату ․ Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к актуальным редакциям документов в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) или в Управление Росреестра по соответствующему субъекту РФ․