Краткое содержание: в статье рассматриваются правовые основы, понятие «источник комплектования», виды источников, порядок передачи и приёма документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) в государственные и муниципальные архивы, а также практические рекомендации для организаций‑источников․

Правовое регулирование комплектования архивов

Комплектование архивов в России регулируется совокупностью нормативных актов, среди которых ключевыми являются:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы формирования архивных фондов, порядок их учёта и использования․
2. Приказ Росархива от № 24 (ред․ от ) – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»․
3. Приказ Министерства культуры РФ от № 123‑К – уточняет порядок представления учётных сведений об объёме и составе архивных документов․
4. Регламент государственного учёта документов АФ РФ, утверждённый приказом Росархива от г․

Все эти документы образуют единую нормативную базу, в которой прописаны:

• Критерии отнесения организации к источникам комплектования;
• Порядок формирования и согласования списков источников;
• Требования к документам, передаваемым в архив (формат, описание, состояние)․

Что такое «источник комплектования»?

Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, источником комплектования считается любое юридическое или физическое лицо, чьи документы могут быть переданы в архив для постоянного хранения․ Ключевыми признаками являются:

• Образование документов Архивного фонда РФ в процессе осуществления своей деятельности;
• Наличие юридической обязанности (по закону или договору) передавать документы в архив;
• Возможность формирования учётных сведений о передаваемых материалах․

Классификация источников комплектования

Порядок формирования списка источников комплектования

Согласно пункту 35․1 Правил (Приказ № 24), архив обязан составлять список источников комплектования на основании:

1. Законодательства РФ;
2. Законодательства субъекта РФ;
3. Нормативных правовых актов органов местного самоуправления․

Процедура выглядит следующим образом:

1. Инициирование – орган, ответственный за архив (Государственный или муниципальный), определяет потенциальные источники․
2. Сбор информации – от каждой организации‑источника запрашиваются учётные сведения (объём, состав, сроки создания)․
3. Экспертиза – архивисты проверяют соответствие передаваемых материалов требованиям (ценность, состояние, юридический статус)․
4. Согласование – формируется проект списка, который утверждается руководителем архива и, при необходимости, руководством организации‑источника․
5. Регистрация – список вносится в реестр источников комплектования, публикуется в открытом доступе (на сайте архива)․

Как происходит приём документов в архив

Предварительный этап – подготовка учётных сведений

Организация‑источник обязана предоставить архиву учётные сведения в форме, установленной Регламентом государственного учёта․ В документе указываются:

• Наименование организации;
• Краткое описание архивных фондов (название, код, период охвата);
• Объём (кол-во листов, томов, единиц измерения);
• Техническое состояние (наличие дефектов, степень их влияния);
• Формат (печатные, электронные, микрофильмы и т․д․)․

Оформление акта передачи

При фактической передаче документов составляется акт приёма‑передачи произвольной формы, в котором фиксируются:

• Дата и место передачи;
• Перечень передаваемых документов (с указанием инвентарных номеров);
• Состояние документов (выявленные физико‑химические и технические дефекты);
• Меры по их устранению (консервация, реставрация, цифровая копия)․

Если обнаружены серьёзные дефекты, в акте указываются рекомендации по их исправлению, а архив совместно с источником разрабатывает план действий․

Регистрация в архивном фонде

После подписания акта архив вносит полученные материалы в фондовый учёт:

1. Присваивается фондовый номер (например, АФ‑2026‑001);
2. Создаётся описательная карточка (описание содержания, хронологические границы, оценка ценности);
3. В случае электронных документов – регистрируется в Электронном архиве с указанием формата, контрольных сумм и метаданных․

Учет и отчётность

Согласно пункту XXXIV Правил, архив обязан вести учёт:

• Печатных изданий, микрофильмов, фотоматериалов;
• Электронных фондов (включая программные продукты, базы данных);
• Музейных предметов, если они находятся в архиве․

Ежегодно архив формирует отчёт о комплектовании, который направляется в Федеральное архивное агентство и в органы, ответственные за контроль (Росархив, Минкультуры)․

Специальные формы комплектования

Дарственная передача

Граждане и негосударственные организации могут передать документы в архив на безвозмездной основе․ В этом случае оформляется дарственная передача, где указываются:

• Права собственности, переходящие к архиву;
• Условия использования (например, запрет на коммерческое использование);
• Обязанности сторон по консервации․

Временное хранение

Иногда документы находятся в «временном хранении» у организации‑источника, пока не будет проведена полная экспертиза․ В таком случае подписывается договор о временном хранении, в котором фиксируются сроки, условия доступа и ответственность за сохранность․

Электронный архив

С 2015 года в России активно развивается Электронный архив․ Приём электронных документов требует:

1. Согласования формата (PDF/A, TIFF, XML и др․);
2. Обеспечения целостности (контрольные суммы, цифровая подпись);
3. Метаданных согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2016․

Электронные материалы хранятся в специализированных дата‑центрах, а их физические носители (жёсткие диски, ленты) могут быть переданы в архив в виде «документов» для обеспечения резервного копирования․

Практические рекомендации для организаций‑источников

1. Вести внутренний учёт всех создаваемых архивных документов с момента их появления․
2. Своевременно формировать и передавать учётные сведения в архив, используя утверждённые формы․
3. Проводить периодическую проверку состояния документов (физико‑химический контроль) и устранять выявленные дефекты до передачи․
4. При работе с электронными документами обеспечить соответствие ГОСТ‑ам и наличие резервных копий․
5. Заключать договоры о передаче (дарственная, аренда, временное хранение) с чётко прописанными правами и обязанностями․
6. Сотрудничать с архивными специалистами при формировании описательных карточек и классификации материалов․

Проблемные вопросы и пути их решения

• Недостаточная информированность о требованиях к передаваемым документам․ Решение: проведение обучающих семинаров совместно с Росархивом․
• Различия в законодательстве субъектов РФ․ Решение: создание единого методического пособия, учитывающего региональные особенности․
• Трудности при передаче электронных архивов․ Решение: внедрение стандартизированных платформ (например, «Электронный архив РФ»), обеспечение совместимости форматов․
• Отсутствие договоров с негосударственными организациями․ Решение: разработка типовых образцов договоров, доступных на официальных сайтах архивов․

Комплектование архивов – это сложный, но систематизированный процесс, который обеспечивает сохранность исторического и правового наследия России․ Ключевыми элементами являются:

• Чёткое определение источников комплектования (государственные органы, муниципальные структуры, организации и граждане);
• Соблюдение установленного правового поля (законы, приказы, регламенты);
• Тщательная подготовка учётных сведений и оформление актов передачи;
• Ведение регулярного учёта и предоставление отчётности в контролирующие органы;
• Применение современных технологий при работе с электронными документами․

Только совместными усилиями архивов и их источников можно гарантировать, что документы Архивного фонда РФ будут надёжно сохранены для будущих поколений․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․