Дата публикации: 11 июля 2026 г.
Правовое регулирование
Комплектование муниципальных архивов регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «источник комплектования», устанавливает обязанности органов и организаций по передаче архивных документов.
- Приказ Росархива от 02 марта 2022 г. № XXXV. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах» – детализирует порядок формирования списков источников, номенклатуру дел и форму отчётных документов.
- Региональные нормативные акты (например, Закон Пермского края № 210‑ПК от ) – адаптируют федеральные требования к условиям конкретного субъекта.
Все эти документы подчёркивают, что источником комплектования считается юридическое или физическое лицо, чьи документы передаются (или могут быть переданы) в архив для постоянного хранения.
Что такое «источник комплектования»?
Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, источником комплектования муниципального архива являются:
- Государственные органы и органы местного самоуправления (муниципальные администрации, отделы, комиссии и т.п.).
- Организации, находящиеся в собственности государства, субъектов РФ или муниципалитетов (муниципальные предприятия, учреждения культуры, образовательные организации).
- Граждане и юридические лица, создающие документы личного происхождения, которые подлежат приёму в архив (напр., личные архивы, семейные хроники).
- Негосударственные организации, временно хранящие документы, относящиеся к государственной, региональной или муниципальной собственности (например, частные компании‑операторы архивных фондов).
Классификация источников комплектования
3.1 По уровню управления
| Уровень | Примеры источников |
|---|---|
| Федеральный | Министерства, федеральные службы, крупные государственные корпорации. |
| Региональный (субъект РФ) | Губернаторские администрации, региональные министерства, предприятия субъектов. |
| Муниципальный | Городские и сельские администрации, муниципальные учреждения (школы, больницы, библиотеки). |
3.2 По форме собственности
- Государственная – полностью принадлежит бюджету РФ.
- Региональная – в собственности субъекта РФ.
- Муниципальная – в собственности муниципального образования.
- Частная (не государственная) – может выступать как временный хранитель документов, но не является прямым источником комплектования, если документы не относятся к государственному или муниципальному имуществу.
3.3 По типу создаваемой документации
- Документы Архивного фонда РФ – официальные акты, отчёты, протоколы, бухгалтерские книги.
- Документы личного происхождения – личные письма, дневники, семейные фотографии, которые имеют историческую ценность.
- Документы особого режима – сведения, отнесённые к государственной тайне, коммерческой тайне и т.п.
Процедура взаимодействия источника и муниципального архива
4.1 Формирование списка источников
Архив обязан ежегодно формировать и утверждать список источников комплектования (п. 35.1 приказа Росархива). Список включает:
- Наименование организации‑источника.
- Юридический адрес и ИНН.
- Тип создаваемых документов (дело, личные документы, особый режим).
- Ответственное лицо за передачу документов.
- Периодичность передачи (ежегодно, раз в 3 года и т.д.).
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
4.2 Согласование номенклатуры дел
Для каждой организации‑источника разрабатывается номенклатура дел – перечень дел, подлежащих передаче в архив. Согласование происходит в несколько этапов:
- Подготовка проекта номенклатуры источником (используются формы, приложенные к Правилам 2015 г.).
- Проверка соответствия проекта требованиям архивного законодательства (архивный статус организации, классификация документов).
- Согласование проекта с руководителем муниципального архива.
- Утверждение номенклатуры и внесение её в официальный список источников.
4.3 Передача и приём документов
- Источником подготавливается акт приёма‑передачи (форма № А‑1). В акте указываются:
- Перечень передаваемых дел (номер, название, количество единиц).
- Состояние документов (полные, частичные, повреждённые).
- Дата и подписи ответственных лиц.
- Архив проводит приёмочный контроль – проверку соответствия документов заявленной номенклатуре и их физическому состоянию.
- После успешного контроля документы фиксируются в журнале учёта поступивших документов и передаются в соответствующее дело архива.
- Если выявлены несоответствия, архив формирует протокол замечаний и возвращает документы источнику для корректировки.
Документация и отчётность
Для обеспечения прозрачности и контроля используются следующие формы:
- Форма № А‑1 – акт приёма‑передачи документов.
- Форма № Б‑2 – список дел источника (номенклатура дел).
- Форма № В‑3 – журнал учёта поступивших документов.
- Отчёт о комплектовании – ежегодный документ, который подаётся в органы исполнительной власти и в Федеральное архивное агентство.
Примеры типовых источников в муниципальном контексте
| Тип организации | Примеры документов | Периодичность передачи |
|---|---|---|
| Муниципальная администрация | Протоколы заседаний, решения, бюджеты, кадровые дела | Ежегодно (по окончании финансового года) |
| Школа | Учебные планы, аттестационные листы, журналы успеваемости | Раз в 5 лет (по истечении срока хранения) |
| Больница муниципального подчинения | Медицинские карты, статистика заболеваний, отчёты о профилактике | По 10‑летнему циклу (в зависимости от категории документа) |
| Гражданин (документы личного происхождения) | Семейные альбомы, письма, личные дневники | По желанию (по инициативе гражданина) |
Трудности и пути их решения
7.1 Проблема «разрозненности» источников
Многие муниципальные организации не ведут единой базы данных о создаваемых документах, что усложняет формирование номенклатуры дел.
Решение: внедрение информационных систем документооборота (например, «Электронный архив»), которые автоматически формируют списки дел и передают их в архив в электронном виде.
7.2 Недостаточная квалификация персонала
Сотрудники архивов и источников часто не знакомы с требованиями 125‑ФЗ и методическими рекомендациями.
Решение: проведение регулярных обучающих семинаров совместно с Федеральным архивным агентством и региональными архивными центрами.
7.3 Сложности с документами особого режима
Определение, какие документы подпадают под режим «государственная тайна», требует привлечения юридических экспертов.
Решение: создание комиссии по классификации в каждом муниципальном архиве, включающей юристов, архивистов и представителей органов контроля.
Практические рекомендации для муниципальных органов
- Своевременно формировать и обновлять список источников комплектования (не реже одного раза в год).
- Разрабатывать номенклатуру дел совместно с архивом, используя утверждённые формы.
- Обеспечить цифровизацию документов, где это возможно, и хранить оригиналы в архиве.
- Назначить ответственного за архивную работу в каждой организации‑источнике.
- Проводить внутренний аудит комплектования не реже одного раза в три года.
- Вести регистры передачи и хранить их в электронном виде для быстрой проверки.
Источники комплектования муниципальных архивов – это фундаментальная часть системы сохранения исторической памяти общества. Правильная классификация, согласование номенклатуры дел и строгий контроль за передачей документов позволяют обеспечить:
- Полноту и достоверность архивного фонда.
- Соблюдение требований законодательства.
- Упрощение доступа исследователей и граждан к документам.
- Эффективное управление архивными ресурсами.
Тщательное соблюдение описанных в статье процедур и рекомендаций способствует построению надёжной и прозрачной системы архивного дела в муниципальных образованиях.
Источник информации: Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (приказ Росархива от ), Федеральный закон № 125‑ФЗ, методические рекомендации Федерального архивного агентства, материалы КонсультантПлюс.