Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и провести прием дел в государственный (муниципальный) архив на основании сдаточной (или оценочной) описи, какие документы необходимо подготовить, какие отметки делаются в описи и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс передачи и приёма дел в архив:

• Приказ Росархива № 77 от  г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов» (далее – Правила).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ ФГАУ «Федеральное архивное агентство» № 23‑2022 «Об утверждении форм описи дел и листа‑заверителя».
• Региональные нормативные акты (например, приказ Управления архивами Свердловской области от 2025 г.) – уточняют порядок в конкретных субъектах.

Все процедуры должны соответствовать требованиям, изложенным в этих документах.

Что такое опись и какие её виды существуют

Опись – это документ, в котором фиксируется состав, объём и характеристика передаваемых в архив дел (бумажных или электронных). По Правилам различаются следующие виды описи:

1. Сдаточная (оценочная) опись – составляеться подразделением‑источником и передаётся в архив для подтверждения перечня передаваемых материалов.
2. Внутренняя (рабочая) опись – заполняется архивом после приёма дел; в ней делаются отметки о получении, указываются номера дел, шифры, даты и подписи ответственных.
3. Опись электронных документов – аналогичная бумажной, но содержит ссылки на файлы, их контрольные суммы (hash‑суммы) и сведения о формате.

Подготовка дел к передаче в архив

Подготовка дел – совместная ответственность структурного подразделения и архивного отдела. Основные этапы:

Отбор документов

• Определить срок хранения (постоянный, временный > 10 лет, личный состав).
• Исключить документы, подлежащие уничтожению согласно решению о списании.

Формирование дел

• Собрать документы в единицы хранения (дела, тома, части) согласно обложке дела (форма Приложение 11 к Приказу 77).
• Пронумеровать листы, оформить лист‑заверитель (Приложение 4).
• Провести переплёт, если это требуется нормативом.

Составление сдаточной описи

В описи указываются:

Поле	Содержание
Наименование организации	Полное официальное название
Структурное подразделение	Отдел, отделение, филиал
Индекс дела	Код, присвоенный в системе учета
Архивный шифр	Код, который будет использовать архив
Номер (том, часть)	Последовательность в рамках описи
Срок хранения	Постоянный / Временный (свыше 10 лет) / Личный состав
Краткое содержание	Тематический указатель
Объём (листов, файлов)	Кол‑во листов/файлов, размер в МБ
Подписи ответственных	Составитель, руководитель подразделения

Процедура приёма дел в архив

Приём дел осуществляется в присутствии представителя подразделения‑источника и заведующего архивом. Последовательность действий:

1. Сверка сдаточной описи. Архивный сотрудник проверяет соответствие фактического состава дел указанному в описи.
2. Осмотр состояния дел. При обнаружении повреждений оформляется акт о недостатках.
3. Отметка о приёме в описи. На каждом экземпляре описи делается запись: «Принято … листов, … дел, дата, подпись».
4. Регистрация в журнале приёма‑передачи. Вводятся данные о шифре, количестве дел, дате приёма.
5. Подписание акта приема‑передачи. Оба подписанта (представитель подразделения и заведующий архивом) ставят подписи и печати.
6. Передача оригиналов описи. Один экземпляр остаётся в архиве, второй – возвращается в подразделение.

Оформление акта приема‑передачи

Акт – официальный документ, фиксирующий факт передачи дел в архив. В нём указываются:

• Наименование организации и подразделения‑источника.
• Наименование архива (государственный/муниципальный).
• Дата и место проведения процедуры.
• Перечень передаваемых дел (по сдаточной описи).
• Количество листов, томов, файлов.
• Подписи ответственных лиц и печати.

Примерный шаблон акта (в виде таблицы) приведён ниже.

Акт приема‑передачи дел в архив
Организация‑источник	ООО «Пример»
Подразделение	Отдел кадров
Архив	Государственный архив Петровского района
Дата приёма
Список дел (по описи № 12/2026)	1. Дело № 01 – 350 листов – постоянный срок; 2. Дело № 02 – 120 листов – временный срок (>10 лет); 3. Дело № 03 – 45 листов – личный состав.
Подписи	От представителя подразделения: ___________________/Иванов И.И. От заведующего архивом: ___________________/Петров П.П.

Отметки в описи и регистрация в архиве

После приёма в каждом экземпляре описи делаются следующие отметки:

• Дата приёма – указывается в графе «Дата получения».
• Количество принятых дел – фиксируется в графе «Кол‑во дел»;
• Подпись и печать архивного отдела – подтверждают факт приёма.
• Если в описи отсутствуют единицы хранения, в ней делается новая итоговая запись с указанием номеров отсутствующих дел и причин их отсутствия (это фиксируется в акте и в справке).

Особенности приёма электронных документов

1. Электронные документы передаются в виде файлов, размещённых на защищённом носителе (USB‑накопитель, внешний жёсткий диск) или в облачном хранилище с ограниченным доступом.
2. В описи указываются:
   • Полный путь к файлу (URL, путь к каталогу).
   • Контрольная сумма (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности.
   • Формат файла (PDF, DOCX, TIFF и т.д.).
3. Приём электронных документов фиксируется в журнале электронного архива и сопровождается подписью в электронном виде (КЭП).
4. Если в архиве отсутствует необходимый носитель, оформляется акт о временном хранении с указанием сроков передачи.

Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию

• Отсутствие лист‑заверителя. Решение: заполнять лист‑заверитель для каждого личного дела и подписывать его перед передачей.
• Неполные сведения в описи (нет шифра, даты, количества листов). Решение: использовать утверждённые формы (Приложения 4, 11) и проверять их заполнение по контрольному листу.
• Несоответствие фактического состава дел и описи. Решение: проводить сверку в присутствии обеих сторон, фиксировать расхождения в акте.
• Отсутствие подписи ответственного лица подразделения. Решение: до начала передачи убедиться, что подписи получены.
• Неоформленные электронные файлы (отсутствие контрольных сумм). Решение: использовать специализированные программы для расчёта hash‑сумм и включать их в опись.
• Неправильное оформление обложек дел. Решение: следовать образцу из Приложения 11, указывать шифр, срок хранения, номер тома.

Пример заполнения сдаточной описи (бумажный вариант)

Ниже – условный пример одной строки описи:

№ п/п	Индекс дела	Шифр	Номер (том, часть)	Срок хранения	Кол‑во листов	Краткое содержание	Подпись
1	КАДР‑2025‑01	01-2025-001	Том 1	Постоянный	352	Договоры о трудоустройстве, кадровые карточки	Иванов И.И.

После приёма в архив в колонке «Принято» вносятся отметки: «Принято 352 листа, , подп. Петров П.П.»

Приём дел в архив по описи – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательной подготовки документов. Ключевые моменты:

• Тщательно подготовить сдаточную опись и лист‑заверитель.
• Оформить каждое дело согласно утверждённым формам (обложка, шифр, номер).
• Провести сверку в присутствии обеих сторон и зафиксировать результаты в акте.
• Сделать отметки о приёме в каждом экземпляре описи и зарегистрировать дело в журнале архива.
• Для электронных документов обеспечить контроль целостности (hash‑суммы) и оформить электронный акт с КЭП.

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать задержек, штрафов и потери ценных архивных материалов, а также обеспечит надёжную юридическую защиту как передающей организации, так и архива‑приёмщика.

---

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на нормативных актах, действующих в Российской Федерации.