В марте 2020 года Федеральное архивное агентство (Росархив) издало Приказ № 24 от , которым были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях. Данный нормативный акт заменил ранее действовавшие положения и стал основополагающим документом для всех учреждений, осуществляющих архивную деятельность в РФ.

Нормативная база и сфера действия

• Основной нормативный акт: Приказ Росархива № 24/2020.
• Сопроводительные документы:
  • Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Методические рекомендации, утверждённые Минюстом России ;
  • Позже изданные приказы Росархива (№ 111 от , № 77 от ) – уточнения и дополнения, не меняющие суть 2020‑го положения.
• Кому применяются: государственные и муниципальные архивы, архивы органов государственной власти и местного самоуправления, музеи, библиотеки, научные организации, а также любые иные учреждения, ведущие учёт и хранение архивных документов.

Основные разделы Правил

Организация хранения документов

Правила устанавливают требования к:

1. Физическим условиям хранения: температура, влажность, освещение, защита от пожара, насекомых и грибка; обязательное наличие систем мониторинга микроклимата;
2. Размещению фондов: разделение по уровням значимости (постоянного, временного хранения), использование стеллажей, контейнеров и специальной упаковки;
3. Электронным документам: необходимость создания резервных копий, применения форматов с долгосрочной поддерживаемостью (PDF/A, TIFF, XML) и обеспечения целостности через контрольные суммы.

Комплектование архивного фонда

Комплектование включает:

• Определение критериев отбора документов на постоянное хранение (историческая, юридическая, научная ценность);
• Ведение описей и передаточных актов при приёме документов от органов власти, организаций и физических лиц;
• Обеспечение полноты фондов через систематическое выявление lacunas и их восполнение.

Учёт документов

Учёт строится на единой классификационной системе:

1. Регистрация каждого документа в электронной базе учёта (ЕГАИС – Единая государственная архивная информационная система) с присвоением уникального инвентарного номера;
2. Ведение карточек учёта (платформенных и электронных), содержащих сведения о содержании, дате создания, условиях хранения и ограничениях доступа;
3. Периодическая инвентаризация (не реже одного раза в пять лет) для проверки соответствия фактического наличия документов учётным данным.

Использование и предоставление доступа

Правила регламентируют:

• Условия предоставления документов в читальных залах, через удалённый доступ и в виде копий;
• Ограничения доступа, связанные с конфиденциальностью, персональными данными и государственной тайной;
• Порядок оформления запросов, выдачи справок и проведения экспертиз;
• Обязанность пользователей соблюдать правила обращения с документами (не наносить механических повреждений, не использовать пищу и напитки вблизи материалов).

Ответственность и контроль

Нарушение Правил влечёт:

1. Дисциплинарную ответственность сотрудников архивов (выговор, увольнение);
2. Административные штрафы в соответствии с КоАП РФ (нарушение требований по хранению и учёту);
3. Возможную гражданско‑правовую ответственность за утерю или повреждение документов культурного наследия.

Контроль за соблюдением осуществляется Росархивом, его территориальными органами внутренними аудиторскими службами учреждений.

Методическое обеспечение

Для практической реализации Правил Росархивом совместно с Минюстом России были подготовлены Методические рекомендации (утверждены ). Они содержат:

• Пошаговые инструкции по внедрению электронного учёта;
• Примеры типовых описей и актов приёма‑передачи;
• Рекомендации по микроклиматическому контролю и аварийному планированию;
• Указания по работе с электронными документами и долгосрочному сохранению цифровых форматов.

Связь с Федеральным законом № 125‑ФЗ

Правила 2020 года разработаны в непосредственном соответствии с положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Они конкретизируют общие требования закона к:

• формированию и сохранению Архивного фонда РФ;
• обеспечению доступности документов для государственных нужд и научных исследований;
• обеспечению защиты документов от разрушения, утраты и несанкционированного доступа.

Таким образом, соблюдение Правил является обязательным условием выполнения требований 125‑ФЗ.

Изменения и актуализация после 2020 года

Хотя основной текст Правил остался неизменным с 2020 года, последующие приказы Росархива вносили уточнения:

• Приказ № 111 от – утверждение типовых норм времени и выработки на выполнение архивных работ;
• Приказ № 77 от – редакция Правил с учётом новых требований к электронному документообороту и уточнение порядка взаимодействия с органами местного самоуправления.

Эти документы не отменяют, а лишь дополняют положения 2020 года, поэтому при работе с архивами необходимо руководствоваться совокупностью всех действующих нормативных актов.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённые приказом Росархива № 24/2020, представляют собой комплексный нормативный фундамент для современной архивной деятельности в России. Их соблюдение гарантирует:

• Надёжное сохранение документального наследия;
• Прозрачный и эффективный учёт фондов;
• Обеспечение законного доступа к информации для государственных, научных и общественных целей;
• Минимизацию рисков утраты и повреждения документов.

Для успешного применения Правил рекомендуется регулярно проходить повышение квалификации сотрудников, использовать методические рекомендации и вести систематический внутренний аудит. Только так государственные архивы смогут выполнять свою миссию – быть надёжным хранителем памяти народа и источником достоверной информации для будущих поколений.