Заявление о сдаче документов в архив – это официальный документ, которым организация (или её уполномоченное лицо) информирует архивную службу о передаче в архив определённого пакета документов. Такое заявление требуется при ликвидации организации, реорганизации, передаче архивных материалов в государственный архив, а также при внутреннем перемещении документов в архивный фонд предприятия.

Правовая база

Оформление и передача документов в архив регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивных документах» от г.;
• Гражданский кодекс РФ (раздел о доказательствах и документах);
• Трудовой кодекс РФ (в части хранения трудовых книжек и личных дел);
• Приказы Минэкономразвития РФ № 115‑н от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения архивных документов»;
• Региональные нормативные акты (при необходимости).

Согласно этим актам, организации обязаны:

1. Определить перечень документов, подлежащих передаче в архив;
2. Оформить акт приема‑передачи архивных документов;
3. Подготовить заявление о сдаче документов в архив.

Кому адресуется заявление

Заявление может быть направлено:

• в государственный архив (региональный, областной, муниципальный);
• в архивную службу организации (если у предприятия есть собственный архивный отдел);
• в уполномоченное лицо – архивного специалиста, руководителя отдела кадров, юридического отдела и т.п.

В шапке заявления указывается полное наименование получателя, его адрес и контактные данные.

Структура заявления

Заявление о сдаче документов в архив обычно состоит из следующих разделов:

Образец заявления

ООО «Пример»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746001234

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

№: 07/2026

В 

Государственный архив г. Москвы

Руководителю архивного отдела

Иванову И.И.

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 5

Тема: Заявление о сдаче документов в архив

В соответствии с Федеральным законом № 129‑ФЗ «Об архивных документах», а также приказом Минэкономразвития РФ № 115‑н от г., прошу принять в архив документы, находящиеся в распоряжении ООО «Пример», в связи с плановой реорганизацией компании.

Перечень передаваемых документов:

 
Документы бухгалтерского учета за 2015‑2025 гг. (архивный фонд 01, регистр 01‑01);
 
Трудовые книжки сотрудников (архивный фонд 02, регистр 02‑01);
 
Договоры аренды и купли‑продажи недвижимости (архивный фонд 03, регистр 03‑01);
 
Корпоративные нормативные акты (архивный фонд 04, регистр 04‑01).


Документы упакованы в соответствии с требованиями к архивному хранению и сопровождаются описью, подготовленной бухгалтером ООО «Пример» – Петровым А.А.

Прошу назначить дату и время проведения акта приема‑передачи, а также выдать копию акта после его подписания.

Приложения:

 
Опись передаваемых документов;
 
Копия приказа о реорганизации ООО «Пример»;
 
Доверенность № 12/2026 от г. (если заявление подписывает представитель).


С уважением,

_____________________/Сидоров В.В.

Директор ООО «Пример»

Пошаговая инструкция по подготовке заявления

1. Определите основание передачи. Это может быть ликвидация, реорганизация, передача в государственный архив по требованию закона.
2. Сформируйте перечень документов. Составьте опись, указав архивный фонд, регистр, даты и краткое содержание.
3. Подготовьте сопроводительные документы. Это могут быть:
   • Приказ о реорганизации/ликвидации;
   • Доверенность (если заявление подписывает представитель);
   • Согласие руководителей подразделений.
4. Составьте заявление. Используйте приведённый выше шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию.
5. Проверьте оформление. Убедитесь, что в заявлении указаны:
   • Полные реквизиты обеих сторон;
   • Точная дата и номер;
   • Подпись ответственного лица и печать организации.
6. Отправьте заявление. В зависимости от требований архива – лично, заказным письмом или в электронном виде (если предусмотрено).
7. Подготовьте документы к передаче. Упакуйте их в архивные коробки, пронумеруйте, приложите опись.
8. Проведите акт приема‑передачи. На встрече подпишите акт, получите копию для архива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязательно должны быть переданы в архив?

Обязательно подлежат передаче документы, имеющие историческую, правовую или экономическую ценность, а также те, которые требуют обязательного хранения в течение установленного законодательством срока (например, бухгалтерская отчетность, трудовые книжки, договоры, лицензии).

Можно ли передать документы в архив без официального заявления?

Нет. По закону передача архивных документов должна быть оформлена документально: заявление, акт приема‑передачи и сопроводительные документы. Без них архив не имеет права принимать материалы.

Сколько времени даётся архиву на прием документов?

Сроки зависят от конкретного архива, но обычно они оговариваются в заявлении или в договоре о передаче. Рекомендуется согласовать дату передачи заранее – за 5‑10 рабочих дней.

Нужна ли печать организации в заявлении?

Да, если иное не предусмотрено внутренними регламентами. Печать подтверждает официальность документа и его подлинность.

Можно ли передать в архив только часть документов?

Да, если часть документов подлежит передаче в соответствии с нормативными актами, а другая часть может быть уничтожена или хранится в другом месте. В заявлении необходимо чётко указать, какие именно документы передаются.

Практические рекомендации

• Сохраняйте копии всех документов. Храните электронные и бумажные копии заявления, описи и акта приема‑передачи в архиве вашей организации.
• Контролируйте сроки. Установите внутренний график, чтобы не пропустить обязательные сроки передачи.
• Проверяйте соответствие формата. Архивы часто требуют определённый формат упаковки (картонные коробки, маркировка, защита от влаги).
• Ведите журнал передачи. Записывайте дату, ответственного лица, получателя и перечень переданных материалов.
• Обучайте персонал. Проводите инструктаж сотрудников, отвечающих за подготовку документов, чтобы избежать ошибок в оформлении.

Заявление о сдаче документов в архив – важный юридический документ, который обеспечивает законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Правильное оформление заявления, соблюдение нормативных требований и тщательная подготовка сопроводительных документов позволяют избежать задержек, штрафов и возможных споров с архивными учреждениями.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление, подготовить документы к передаче и успешно завершить процесс сдачи архивных материалов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.