Дата актуализации: 02:12:47

Общие сведения о нормативном акте

С 17 сентября 2023 года в действие вступил Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 года «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Данный документ:

• зарегистрирован в Минюсте России (регистрационный номер 75119);
• опубликован Федеральным архивным агентством и доступен в системе «Контур.Норматив»;
• распространяется на государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации с учётом их правового статуса.

Цели и задачи новых правил

Основная цель – унифицировать подход к хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, а также обеспечить:

1. Соблюдение сроков хранения и своевременную передачу документов в архивный фонд;
2. Гарантированную сохранность как бумажных, так и электронных материалов;
3. Прозрачность и эффективность учёта архивных единиц;
4. Упрощение доступа к архивным документам для законных пользователей.

Сфера применения

Правила обязательны для:

• Федеральных, региональных и муниципальных архивов;
• Государственных и муниципальных музеев и библиотек;
• Научных и образовательных учреждений, создающих архивные документы;
• Органов государственной власти и органов местного самоуправления.

При этом учитываются особенности каждого типа организации (правовой статус, характер создаваемой документации).

Классификация архивных документов

По содержанию

• Документы государственного фонда – документы, относящиеся к деятельности органов государственной власти;
• Документы муниципального фонда – материалы органов местного самоуправления;
• Другие архивные документы – документы, не входящие в вышеуказанные категории, но имеющие историческую, научную или культурную ценность.

По сроку хранения

• Документы с бессрочным сроком хранения – сохраняются в архиве навсегда (например, акты, имеющие историческую ценность);
• Документы с ограниченным сроком хранения – подлежат уничтожению или передаче в архивный фонд после истечения установленного срока;
• Документы временного хранения – находятся в организации до завершения их использования (п. 1.3 Правил). После истечения срока их необходимо либо уничтожить, либо передать в архив.

Сроки хранения документов

Новые правила конкретизируют сроки для большинства типовых документов. Ниже приведена таблица с наиболее часто встречающимися типами:

Для всех остальных категорий сроки определяются в нормативных актах, относящихся к конкретному виду деятельности (например, в законах о здравоохранении, образовании и т.д.).

Организация физического и электронного хранения

Физическое хранение

• Создание архивных фондов с учётом климатических требований (температура + 18 °C, относительная влажность + 45‑55 %);
• Разделение фондов по темам, периодам и типам документов (система классификации ДЕЛФ);
• Обеспечение контроля доступа: только уполномоченные лица могут перемещать или просматривать документы;
• Регулярные проверки состояния бумажных носителей (проверка на плесень, износ, механические повреждения).

Электронное хранение

В новых правилах особое внимание уделено электронным архивам. Ключевые требования:

1. Использование сертифицированных систем электронного документооборота (ЭДО) с поддержкой электронных подписей;
2. Хранение оригиналов в формате PDF/A‑2 или PDF/A‑3 (долгосрочный архивный формат);
3. Создание резервных копий на независимых носителях (облачные сервисы, магнитные ленты) с периодичностью не реже один раз в месяц;
4. Контроль целостности файлов с помощью хеш‑функций (SHA‑256) и регулярных проверок (checksum‑verification);
5. Обеспечение доступа к электронным документам только через аутентифицированные каналы (двухфакторная аутентификация).

Интеграция бумажных и электронных архивов

Для упрощения работы рекомендуется внедрять гибридные системы, где каждый бумажный документ имеет скан-копию, привязанную к метаданным в электронном каталоге. Это позволяет:

• Быстро находить нужный документ по номеру, дате, теме;
• Сократить время доступа к материалам;
• Обеспечить дополнительный уровень защиты (дублирование).

Учёт и использование архивных документов

Учёт

Все документы фиксируются в единой учетной системе (например, 1С:Документооборот, АРХИВ‑ЭКС). Основные поля учетной карточки:

• Уникальный идентификатор (UID);
• Тип документа и классификационный код;
• Срок хранения и дата окончания срока;
• Местоположение (фонд, полка, ящик);
• Статус (в эксплуатации, в архиве, уничтожен).

Доступ и использование

Правила определяют три уровня доступа:

1. Открытый – документы, доступные широкому кругу пользователей (например, публичные исторические материалы);
2. Ограниченный – документы, требующие подтверждения полномочий (служебные, конфиденциальные);
3. Закрытый – документы, доступ к которым разрешён только уполномоченным сотрудникам (секретные, персональные данные).

Запросы обрабатываются в течение 5 рабочих дней с момента подачи, если не требуется дополнительное согласование.

Ответственность и контроль

За соблюдение новых правил отвечают:

• Главный архиватор – формирует политику хранения и контролирует её исполнение;
• Ответственный за документооборот – следит за сроками хранения и своевременной передачей документов в архив;
• Служба ИТ – обеспечивает техническую поддержку электронных архивов и резервного копирования;
• Контрольный орган (Федеральное архивное агентство) – проводит плановые проверки и выдает рекомендации.

Пошаговый план внедрения новых правил в организации

1. Анализ текущего состояния – инвентаризация всех документов, определение их классификации и сроков хранения.
2. Разработка внутренней политики – адаптация Приказа № 77 к особенностям организации (утверждение регламентов).
3. Обучение персонала – проведение семинаров для архивистов, бухгалтеров, ИТ‑специалистов.
4. Внедрение учетной системы – настройка программного обеспечения, импорт существующих карточек.
5. Организация физического хранилища – подготовка помещений, закупка стеллажей, систем климат-контроля.
6. Миграция электронных документов – конвертация в PDF/A, загрузка в архивную систему, настройка резервного копирования.
7. Контроль и аудит – проведение первой проверки через 3 месяца после запуска, корректировка процессов.

Практические рекомендации

• Не откладывайте на потом: сроки хранения начинают идти с момента создания документа, а не с момента его передачи в архив.
• Регулярно обновляйте метаданные: при каждом перемещении или изменении статуса документа вносите изменения в учетную карточку.
• Тестируйте резервные копии: минимум раз в квартал проверяйте возможность восстановления данных из резервных хранилищ.
• Внедряйте автоматизацию: используйте правила бизнес‑процессов (BPM) для автоматической генерации запросов на передачу документов в архив.
• Соблюдайте конфиденциальность: при работе с персональными данными учитывайте требования ФЗ‑152 «О персональных данных».

Новые правила хранения документов, закреплённые Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 года, представляют собой комплексный нормативный механизм, направленный на унификацию процессов архивирования в России. Их внедрение повышает надёжность сохранения исторически ценных материалов, упрощает доступ к документам и снижает риски потери информации.

Для успешного перехода к новым требованиям организации необходимо:

• Тщательно проанализировать существующий документооборот;
• Внедрить современную учётную систему с поддержкой электронных архивов;
• Обеспечить надёжные условия физического и электронного хранения;
• Обучить персонал и установить чёткую систему ответственности.

Только при комплексном подходе новые правила станут надёжным фундаментом для сохранения культурного и исторического наследия России.

Автор статьи: ваш виртуальный помощник; Информация актуальна на .