Дата обращения к информации: 18:38:18 ().

Комплектование государственных архивов начинается с определения тех организаций и физических лиц‚ в деятельности которых образуются документы‚ обладающие историческим‚ социальным‚ социальным‚ экономическим или научным значением. Для систематизации этой работы в Республике Беларусь разработаны Примерные списки организаций‑источников комплектования государственных архивов‚ которые регулярно пересматриваются и обновляются.

Нормативная база

Основным нормативным документом‚ заложившим основу современной практики‚ является:

• Указание Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 10 августа 1960 г. № 3/6353Б «Об изменении порядка комплектования государственных архивов документальными материалами и контроля за архивами учреждений‚ организаций‚ предприятий в связи с введением «Примерных списков учреждений‚ организаций и предприятий‚ материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР».

На основании этого указания в 1987 году были изданы «Примерные списки видов учреждений‚ организаций и предприятий‚ являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов» (М.: Главное архивное управление при Совете Министров СССР‚ 1987). Эти списки действовали до февраля 2007 г.‚ когда на заседаниях ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь были приняты решения о внедрении обновлённых версий.

Критерии определения организаций‑источников

Согласно материалам met_rek_sost_spis.pdf (опубликовано )‚ критерии формируются следующим образом:

1. Отраслевой принцип – организации группируются по отраслям народного хозяйства (промышленность‚ сельское хозяйство‚ транспорт‚ образование и т.д.).
2. Ведомственный принцип – внутри каждой отрасли систематизация производится по ведомственным системам (министерства‚ комитеты‚ концерны и т.п.). Названия руководящих органов каждой системы образуют соответствующие подразделы списков.
3. Документы должны иметь историческое‚ социальное‚ экономическое или научное значение и подлежать (или могут подлежать) передаче на постоянное хранение в государственный архив.

Формирование списков организаций‑источников

Процесс составления списков включает несколько этапов:

• Анализ нормативных актов и методических рекомендаций.
• Определение перечня видов организаций‚ соответствующих критериям.
• Создание двух форм списков:
• Форма списка № 1 – организации‚ являющихся непосредственными источниками комплектования государственного архива.
• Форма списка № 2 – организации‚ являющихся потенциальными источниками (т.е. документы которых могут потребоваться в будущем).
• Согласование полученных перечней с заинтересованными ведомствами и утверждение на заседаниях ЦЭМК.
• Периодический пересмотр – каждые пять лет проводится фундаментальная проверка и обновление списков в связи с изменениями в системе управления‚ приватизацией‚ реорганизацией организаций и т.д.

История примерных списков

Советский период (1960‑1987)

Первые примерные списки появились в 1960 году после указанного выше указания Главного архивного управления. Они имели строгую отраслево‑ведомственную структуру и использовались во всех союзных республиках.

Беларусский период (1987‑2007)

В 1987 году вышли «Примерные списки видов учреждений‚ организаций и предприятий‚ являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов». Эти списки сохраняли отраслевой принцип‚ но уже учитывали специфику белорусского хозяйственного управления.

Современный этап (с 2007 года)

После заседаний ЦЭМК в феврале и апреле 2007 г. было решено:

• Сохранить отраслевой принцип как базовый.
• Отказаться от ведомственного принципа в качестве одного из основных‚ поскольку структура государственного управления часто претерпевает коренные изменения (объединение/разделение министерств‚ смена названий‚ приватизация).
• Сосредоточиться на актуальном перечне видов организаций‚ чьи документы обладают архивной ценностью.

Таким образом‚ современные примерные списки представляют собой гибкий инструмент‚ который можно оперативно корректировать без полной переработки всей структуры.

Формы списков № 1 и № 2

Форма списка № 1 – реальные источники комплектования

Включает организации‚ чьи документы регулярно поступают в государственный архив. Примеры:

• Мистерства и их подведомственные учреждения (например‚ Министерство образования‚ Министерство здравоохранения).
• Государственные предприятия и концерны (например‚ Белорусская железная дорога‚ Белнефтехим).
• Научно‑исследовательские институты и высшие учебные заведения.
• Судовые и нотариальные конторы‚ архивы местных органов самоуправления.

Форма списка № 2 – потенциальные источники комплектования

Содержит организации‚ документы которых пока не поступают в архив регулярно‚ но могут представлять интерес в будущем (например‚ из‑за планируемой реорганизации‚ создания новых направлений деятельности или изменения законодательства). Примеры:

• Частные компании‚ работающие в сфере высоких технологий‚ если их деятельность имеет социально‑экономическое значение.
• Общественные организации и фонды‚ осуществляющие крупные социальные проекты.
• Международные проекты‚ реализуемые на территории Республики Беларусь.

Проблемы и перспективы

Несмотря на существующую нормативную и методическую основу‚ на практике наблюдаются следующие трудности:

• Нестабильность списков – частые реформы в системе управления приводят к необходимости постоянного обновления.
• Недостаточная проработка методических аспектов – составление списков часто выполняется без учёта всех нюансов документооборота конкретных организаций.
• Отсутствие единого электронного реестра – в большинстве случаев списки хранятся в бумажном виде или в разрозненных электронных файлах‚ что затрудняет оперативный доступ и актуализацию.

Для преодоления этих проблем предлагается:

1. Разработать единую электронную базу данных организаций‑источников с возможностью быстрого внесения изменений.
2. Ввести обязательное ежегодное подтверждение актуальности списков со стороны заинтересованных ведомств.
3. Усилить межведомственное взаимодействие при формировании и обновлении списков‚ привлекая экспертов в области архивного дела и информационных технологий.

Список организаций‑источников комплектования государственного архива является ключевым элементом обеспечения полноты и representativности архивного фонда. Его эффективное функционирование зависит от чёткого соблюдения отраслевого принципа‚ гибкости в учёте изменений в системе управления и регулярного обновления. Современные подходы‚ основанные на электронных реестрах и межведомственном сотрудничестве‚ позволят сделать этот инструмент более надёжным и актуальным на протяжении многих лет.

Статья подготовлена на основе информации из документа met_rek_sost_spis.pdf (опубликовано ) и общедоступных нормативных актов Республики Беларусь.