Приём‑передача документов в архив – важный процесс, регулируемый нормативными актами РФ и внутренними инструкциями организации․ Правильное оформление гарантирует юридическую чистоту, сохранность информации и упрощает дальнейший поиск в архивных фондах․

Правовое основание и нормативные документы

Основные нормативные источники, регулирующие процесс:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах»;
• Приказ Минкультуры России от № 428 «Об утверждении Положения о порядке формирования, хранения и использования архивных фондов»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (пункт 7․2 «Подготовка и передача документов в архив»);
• Внутренние регламенты организации (график передачи, инструкции по подготовке дел)․

Основные этапы процесса

1. Экспертиза ценности документов – определение срока хранения (постоянный, временный, до 10 лет)․
2. Составление графика передачи – разрабатывается архивистом, согласуется с руководителями подразделений и утверждается генеральным директором․
3. Подготовка дел к передаче – формирование комплектов, оформление обложек, нумерация листов․
4. Составление сдаточной (передаточной) описи – основной документ, фиксирующий состав передаваемых дел․
5. Приём‑передача в присутствии уполномоченных лиц – подпись акта приёма‑передачи․
6. Регистрация в архиве – внесение сведений в реестр и передача регистрационных картотек, программных средств, баз данных․

Подготовка документов к передаче

Классификация и отбор

Документы делятся на:

• Постоянные (не подлежат уничтожению);
• Временные – хранятся не более 10 лет и не передаются в архив, а уничтожаются по истечении срока․

Оформление дел

Для каждого делопроизводственного блока необходимо выполнить:

• Создание обложки (учитывая изменения названия организации, если таковые имели место);
• Переплет (если требуется по внутренним правилам);
• Нумерацию листов – каждый лист проставляется порядковый номер в правом верхнем углу;
• Подготовку регистрационных картотек (для бумажных и электронных документов);
• При необходимости – подготовку программных средств и баз данных, содержащих информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов․

Методическая помощь архива

Работники архива по запросу оказывают методическую поддержку подразделениям: предоставляют образцы описи, консультируют по правилам оформления и помогают в формировании комплектов․

Сдаточная (передаточная) опись

Что включается в опись?

Опись – документ, фиксирующий состав передаваемых дел․ В неё вносятся:

• Номер и наименование дела;
• Краткое содержание (при необходимости – предисловие);
• Объём (кол‑во листов, файлов, коробок);
• Дата формирования и дата передачи;
• Подписи ответственного лица подразделения и заведующего архивом․

Оформление описи

В конце каждого экземпляра описи указываются:

• Цифрами и прописью количество фактически принятых дел;
• Дата приёма‑передачи;
• Подпись заведующего архивом федерального (или регионального) органа;
• Подпись лица, передающего дела (руководитель подразделения или уполномоченный сотрудник)․

Пример таблицы описи

Акт приёма‑передачи документов

Акт – юридический документ, подтверждающий факт передачи и приёма дел․ Он оформляется в двух экземплярах (для архива и для передающего подразделения)․

Содержание акта

• Шапка: название организации, реквизиты архива и подразделения‑передающего;
• Дата и место составления акта;
• Перечень передаваемых дел (ссылка на сдаточную опись);
• Подтверждение факта передачи (подпись лица, передающего документы, и подпись заведующего архивом);
• Печати организаций (при наличии)․

Процедура подписания

Приём‑передача осуществляется в присутствии уполномоченного лица архива и сотрудника подразделения, откуда направлены бумаги․ После проверки комплектности и соответствия описи, обе стороны ставят подписи․

График передачи дел

График составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов․ В нём указываются:

• Периодичность (ежемесячно, квартально, раз в полугодие);
• Ответственные лица за подготовку и приём;
• Контрольные сроки (дата формирования описи, дата передачи, дата регистрации в архиве)․

График согласуется с начальником службы документального обеспечения (ДОУ) и утверждается руководством организации․

Электронные документы и базы данных

Современные архивы принимают не только бумажные, но и электронные материалы․ При передаче необходимо:

1. Подготовить регистрационные картотеки в электронном виде (метаданные, индексы);
2. Обеспечить целостность файлов (контрольные суммы, подписи);
3. Согласовать формат хранения (обычно XML, PDF/A, CSV для баз данных);
4. Передать программные средства и/или доступ к базам, содержащим информацию о регистрации и исполнении документов․

Частые ошибки и рекомендации

• Недостаточная экспертиза ценности – приводит к передаче временных документов, которые не подлежат архивированию․
• Отсутствие нумерации листов – усложняет последующий поиск и учёт․
• Неполные регистрационные картотеки – могут вызвать проблемы при электронном поиске․
• Отсутствие подписи ответственного лица – акт считается недействительным․
• Неправильный формат электронных файлов – может потребовать дополнительной конвертации;

Рекомендации:

1. Проводить экспертизу ценности заранее, задействуя архивных экспертов․
2. Согласовывать график передачи с архивом минимум за месяц до плановой даты․
3. Проверять комплектность дел по чек‑листу, предоставленному архивом․
4. Оформлять оба экземпляра описи и акта, хранить один в архиве, второй – в подразделении․
5. Для электронных материалов использовать проверенные форматы и хранить контрольные суммы․

Пример шаблона акта приёма‑передачи

<h3>Акт приёма‑передачи документов</h3>
<p>Город ____________ <span style="float:right;">«___» ___________ 2026 г․</span></p>
<p>Мы, нижеподписавшиеся:</p>
<ul>
 <li>_____________ (должность, ФИО), представитель __________________ (название организации),</li>
 <li>_____________ (должность, ФИО), заведующий архивом __________________ (название архива)․</li>
</ul>
<p>Составили настоящий акт о передаче следующих документов:</p>
<table border="1" cellpadding="4">
 <tr><th>№</th><th>Наименование дела</th><th>Кол‑во листов</th><th>Срок хранения</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>Договоры поставки 2019‑2022 гг․</td><td>420</td><td>Постоянный</td></tr>
 <!-- … другие строки … -->
</table>
<p>Общее количество дел: <b>___</b> (прописью: ________________________)․</p>
<p>Документы переданы в архив в полном комплекте, с сопроводительной описью № ______ от «___» ___________ 2026 г․</p>
<p>Подписи:</p>
<table width="100%">
 <tr>
 <td>От передающего: _______________________/ФИО</td>
 <td>От архива: _______________________/ФИО</td>
 </tr>
</table>

Оформление приёма‑передачи документов в архив – многоэтапный процесс, требующий:

• Тщательной экспертизы ценности и сроков хранения;
• Соблюдения установленного графика и методических рекомендаций;
• Корректного оформления описи и акта в двух экземплярах;
• Учёта как бумажных, так и электронных материалов․

Соблюдая перечисленные правила и используя приведённые шаблоны, организация обеспечит законность и надёжность передачи своих архивных фондов․