Взаимодействие ведомственных архивов, центров формирования фондов и специализированных систем (ИПС) с государственными архивами субъектов РФ регулируется строгим нормативным правовым полем․ Статья посвящена процедуре передачи архивных документов из ИПС ЦФП (Информационно-поисковой системы Центра формирования фондов / или иного ведомственного архива с данным условным обозначением) в Государственный архив Воронежской области (ГАВО)․

Нормативно-правовая основа

Процесс передачи документов на государственное хранение строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 15, 16, 17, 22)․
• Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных документов на государственное хранение»․
• Приказ Министерства культуры РФ от № 1989 «Об утверждении Типовых перечней составов и сроков хранения архивных документов․․․» (актуальные редакции для конкретных отраслей)․
• Методические рекомендации Росархива по экспертизе документов, составлению описей и оформлению передаточных дел․
• Локальные нормативные акты Государственного архива Воронежской области (Правила приема фондов, График приема, Требования к оформлению)․

Подготовительный этап: работа в ИПС ЦФП

До физической передачи дел в архив, в самой ИПС ЦФП должна быть выполнена полная цикл внутренней архивной обработки․ Качество этой работы определяет скорость приема документов в ГАВО․

Экспертиза ценности и сроков хранения

Комиссия по экспертизе документов ИПС ЦФП принимает решения о сроке хранения каждого дела (временное / постоянное)․ В ГАВО передаются только дела постоянного хранения и дела временного хранения с истекшим сроком, подлежащие уничтожению (акты об уничтожении передаются отдельно) или дела, срок хранения которых не установлен (подлежат экспертизе в архиве)․

Научно-справочный аппарат (НСА)

Каждое дело должно иметь полный НСА:

• Обложка дела (форма 1-А или ведомственная, утвержденная в установленном порядке) с заполненными всеми графами: шифр фонда, опис, дело, заглавие, даты начала/окончания, число листов, подпись ответственного․
• Внутренняя опись документов в деле (если дело толстое или сложное по составу)․

Формирование описей (Инвентаризаций)

Дела объединяются в описи (инвентаризации)․ Для передачи в ГАВО обязательно наличие:

1. Описи дел фонда (формы 2-А, 3-А или ведомственная) — в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй — в передающем органе до получения акта приема-передачи)․
2. Титульный лист описи (форма 2-А/3-А) с указанием: наименование организации-передателя (ИПС ЦФП), название фонда, даты крайних лет, число дел, число листов, лицо, составившее опись, лицо, проверившее опись, дата составления․

Оформление передаточного дела

Составляется Передаточное дело (форма 16-А) — главный сопроводительный документ․ Оно включает:

• Акт приема-передачи архивных документов (форма 17-А) — заполняется заранее черновиком, подписывается руководителем ИПС ЦФП и главным архивистом/ответственным за архив․
• Справку о сохранности фонда (наличие/отсутствие повреждений, грибка, биоповреждений)․
• Выписку из протокола экспертной комиссии по срокам хранения (для новых фондов)․
• Согласование с ГАВО структуры фонда и названий описей (предварительно, по электронной почте или порталу)․

Взаимодействие с ГАВО до передачи (Предварительная согласовка)

Критически важный этап: Нельзя привозить документы в архив без предварительной договоренности․

1. Подача заявки: Направляется официальное письмо от руководителя ИПС ЦФП директору ГАВО с просьбой согласовать передачу фонда (указать название фонда, период, объем в делах/листах/метрах погонных)․
2. Электронные копии описей: В современной практике ГАВО требует предварительную отправку скан-копий описей (в PDF) и передаточного дела для предварительной проверки оформления (проверка заглавий, дат, шифров, соответствия перечням сроков хранения)․
3. Назначение даты приема: После согласования оформления архив назначает конкретную дату/время приема (обычно в рабочие дни, в часы работы приемного пункта/фондового отдела)․

Физическая передача и приемка в ГАВО

Требования к упаковке и транспортировке

• Дела упаковываються в архивные короба (стандартные, целлюлозно-бумажные, без скрепок/скоб, чистые)․
• На коробах наклеены этикетки с указанием: Фонд №, Опись №, Дела №№ (например: Ф․ 1234, Оп․ 1, Д․ 1-50)․
• Транспортировка осуществляется закрытым транспортным средством, в сопровождении уполномоченного лица ИПС ЦФП с доверенностью и паспортом․

Процедура приемки в ГАВО (Фондовый отдел / Приемный пункт)

1. Внешний осмотр: Проверка целостности коробов, соответствия этикеток данным передаточного дела, отсутствия следов влаги, грибка, насекомых․
2. Выборочная проверка дел: Архивист ГАВО открывает 10-15% дел (или больше при подозрении) для сверки:
   • Заглавия на обложке с описью․
   • Числа листов в деле с указанным в описи․
   • Хронологических границ дел․
   • Наличия подписей на обложках․
   • Состояния бумаги (переплет, нумерация листов)․
3. Проверка передаточного дела: Сверка Акта (ф․ 17-А), наличия всех приложений․

Подписание Акта приема-передачи (Форма 17-А)

При отсутствии замечаний Акт подписывается:

• Со стороны ИПС ЦФП: Уполномоченным лицом (передавшим документы)․
• Со стороны ГАВО: Архивистом-экспертом, принявшим фонд, и начальником фондового отдела / заместителем директора․

Один экземпляр Акта (с синими печатями/подписями) остается в ИПС ЦФП, это основной документ, подтверждающий снятие ответственности за сохранность переданных документов и списание их с баланса․

Особенности передачи из ИПС (Информационно-поисковой системы)

Если под «ИПС ЦФП» подразумевается автоматизированная система учета дел, передача в ГАВО имеет нюансы:

• Электронный архив (Цифровые копии): Если ИПС содержит оцифрованные образы дел, передача оригиналов бумажных носителей в ГАВО остается обязательной (если срок хранения постоянный)․ Цифровые копии могут передаваться дополнительно на электронных носителях или через межведомственное электронное взаимодействие (СМЭВ/Региональный шлюз) по согласованию с ГАВО․
• Метаданные: ГАВО может потребовать выгрузку метаданных (XML/CSV по стандарту Dublin Core / EAD / ISAD(G)) для загрузки в свою АИС «Архив» или на портал «Архивы Воронежской области»․ Формат выгрузки согласовывается заранее с IT-отделом архива․
• Единый государственный реестр архивных фондов: После приема фонда ГАВО присваивает ему государственный регистрационный номер (код фонда в ЕГРАФ)․ ИПС ЦФП должна обновить свои реестры, указав новый шифр фонда в ГАВО․

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

После передачи: действия ИПС ЦФП

1. Списание с учета: На основании подписанного Акта приема-передачи (ф․ 17-А) списать фонд с баланса ИПС ЦФП (внутренний журнал учета движений фондов, АИС)․
2. Обновление справочников: Внести в ИПС новый реквизит хранения: «Государственный архив Воронежской области», Фонд № [Новый номер], Опись № [Новый номер]․
3. Информирование заинтересованных сторон: Если фонд передавался из ведомственного подчинения, уведомить вышестоящую организацию о завершении передачи․
4. Хранение второго экземпляра описи: Второй экземпляр описи (подписанный архивом) хранится в ИПС ЦФП постоянно как подтверждение состава переданного․

Контакты и реквизиты ГАВО (для справки)

Примечание: Актуальные контакты, часы приема и требования всегда проверяйте на официальном сайте архива или по телефонам перед отправкой писем/документов․

• Наименование: Государственный архив Воронежской области (ГАВО)
• Адрес: г․ Воронеж, ул․ Плехановская, д․ 29 (основное здание) / ул․ Ленина, д․ 22 (филиал/хранилище — уточнять при согласовании)․
• Сайт: arhivvrn․ru (раздел «Для передавателей документов» / «Нормативные документы» / «Образцы оформления»)․
• Email фондового отдела / приемной комиссии: уточнять на сайте (обычно fond@arhivvrn․ru или похожий)․
• Телефон фондового отдела: +7 (473) -xx-xx-xx (уточнять на сайте)․

Передача документов из ИПС ЦФП в Государственный архив Воронежской области — это юридически значимое действие, завершающее жизненный цикл документов на ведомственном этапе и начинающее их вечное хранение в государственном фонде․ Ключ к успеху — тщательная внутренняя подготовка (экспертиза, описи, обложки), предварительная электронная согласовка документов с архивистами ГАВО и строгое соблюдение форм оформления (Приказ Минкультуры № 1989, Постановление № 640)․ Несоблюдение процедуры приводит к возврату документов, нарушению сроков сдачи отчетности и рискам утраты ценности фонда․

Данная статья носит рекомендательный характер․ Окончательные требования к оформлению и приему конкретного фонда определяются специалистами Государственного архива Воронежской области в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами на момент передачи․