Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Процедура передачи личных дел сотрудников МВД в архив регулируется нормативными актами Российской Федерации, внутренними регламентами ведомства и типовыми инструкциями по делопроизводству. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, основанный на актуальной информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Делис Архив и др.) и действующем законодательстве на 2026 год.

Нормативная база

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, ст. 21.1, ст. 22.1) – определяет сроки хранения, порядок формирования дел и их передачу на постоянное или временное хранение.
Приказ МВД России № … от … года – внутренний регламент по учёту, хранению, пересылке и передаче личных дел сотрудников.
Правила ведения делопроизводства в органах внутренних дел (п. 220, п. 175 и др.) – регламентируют формирование описей, оформление обложек, подшивку документов и т.д.
Методические рекомендации КонсультантПлюс (статья Катаевой Н.Н;, 2023 г.; консультация эксперта, 2026 г.) – содержат образцы актов, форм и договоров, а также пояснения по группировке документов по структурному, функциональному и тематическому признакам.

Когда личное дело подлежит сдаче в архив?

Согласно ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле и пунктам внутреннего регламента МВД:

Личное дело считается завершённым в год увольнения сотрудника (или иного основания прекращения трудовых отношений).
Срок передачи в архив исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
После истечения установленного срока хранения (обычно более 10 лет) дело может быть отобрано на постоянное хранение по результатам экспертизы его ценности.

Важно: подготовка дел к передаче должна быть завершена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения делопроизводства, а сама передача – в течение следующего делопроизводственного года.

Этапы подготовки личного дела к сдаче

Регистрация и учёт

Личное дело подлежит регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа об увольнении (п. 40 внутреннего регламента). После регистрации формируется учётная карточка, в которой указываются:

ФИО сотрудника;
Дата приёма и увольнения;
Номер личного дела;
Срок хранения.

Группировка документов

Перед сдачей документы (независимо от носителя) группируют в отдельные дела по:

структурному признаку (подразделение, служба);
функциональному признаку (кадровое обеспечение, поощрения, взыскания);
тематическому признаку (приказы, личные листки, медицинские справки и т.д.);
срокам хранения (временное < 10 лет, постоянное ≥ 10 лет).

Формирование описи и оформление обложки

Для каждого личного дела составляется опись документов:

Опись может быть рукописной или печатной;
В ней указываются все включённые в дело документы с их реквизитами (номер, дата, название);
После увольнения свободные строки в описи зачёркиваются;
Лист‑заверитель заполняется перед сдачей томов в архив и помещается последним в дело.

Обложка дела должна содержать:

Наименование органа (МВД России, конкретное подразделение);
Наименование дела («Личное дело сотрудника …»);
Индекс дела (по классификатору делопроизводства);
Сроки хранения;
Подпись ответственного лица и дата оформления.

Подшивка и переплёт

Документы подшиваются в хронологическом порядке внутри каждого раздела дела. Переплёт выполняется прочным материалом (картон, тканевый переплёт) с учётом сохранности листов при длительном хранении.

Порядок передачи в архив МВД

Передача личных дел осуществляется по графику, составленному архивом МВД, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем службы ДОУ (п. 7.2.4 внутреннего регламента). Основные шаги:

Составление графика передачи – архив определяет периоды приёма дел (обычно квартально).
Подготовка пакета документов – помимо самого личного дела включаются:
- Акт о передаче (форма по приложению к приказу МВД);
- Сопроводительное письмо с указанием количества дел и их индексов;
- Копия приказа об увольнении (для сверки).
Проверка комплектности – архивный сотрудник сверяет опись с фактическим содержанием дела, проверяет наличие листа‑заверителя и правильность оформления обложки.
Приём‑передача – подписывается акт приёма‑передачи, после чего дело помещается на временное хранение в архивное хранилище МВД.
Внесение в реестр архива – дело получает индекс постоянного или временного хранения, заносится в электронный каталог архива.

При наличии документов, отнесённых к Архивному фонду Российской Федерации (например, указы, приказы федерального значения), их передача осуществляется в соответствии с отдельными указаниями архивного фонда.

Сроки хранения и дальнейшее использование

Временное хранение – дела со сроком менее 10 лет хранятся в архиве МВД до истечения установленного периода, после чего могут быть уничтожены по акту.
Постоянное хранение – дела, признанные ценными (например, содержащие сведения о службе в особых условиях, наградах, дисциплинарных взысканиях), передаются на постоянное хранение и могут использоваться для:
- исторических исследований;
- подготовки пенсионных и социальных выплат;
- восстановления утерянных документов по запросу сотрудника или его наследников;
- судебно‑следственных действий.

Экспертиза ценности проводится архивным отделом МВД по результатам которого решается вопрос о постоянном или временном хранении.

Примерный пакет документов для передачи

Ниже представлен типовой перечень, который следует включить в дело перед сдачей в архив (в соответствии с п. 220 Правил ведения делопроизводства):

Личный лист сотрудника (форма Т‑2);
Копия трудовой книжки (или выписка из неё);
Приказы о приёме, переводах, увольнении;
Документы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
Медицинские справки и заключения ВВК;
Сведения о повышении квалификации, курсах переподготовки;
Копии наградных листов и грамот;
Документы о воинском учёте (если применимо);
Прочие личные документы (заявления, объяснения, справки о семейном положении и т.д.).

Все документы должны быть заверены подписью ответственного кадровика и печатью подразделения (при наличии).