Процедура приема и передачи документов на постоянное хранение — это ключевой этап в жизненном цикле документа, завершающий его активное использование в организации и начинающий этап архивного хранения․ От качества выполнения этой процедуры зависит сохранность документального фонда, законность изъятия документов из обращения и возможность их дальнейшего эффективного использования․

В данной статье подробно разбираются нормативная база, этапы процесса, состав документов, требования к оформлению и ответственность сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации․

Нормативно-правовая основа

Деятельность по приему и передаче архивных документов регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 16, 17, 22), основной закон, определяющий порядок передачи документов в государственные архивы;
• Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивов организаций․․․» — регламентирует работу внутриведомственных архивов и передачу в госархивы․
• Приказ Росархива от № 115 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — основной методический документ для архивистов организаций․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых форм акта приема-передачи документов на хранение․․․», устанавливает единые формы документации (ф․ № 0404761, 0404762 и др․)․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Термины и определения»․
• Отраслевые стандарты и инструкции (для банков, медицинских организаций, военной службы, нотариата и др․)․

Основные понятия и определения

• Архивный фонд — совокупность архивных документов, сформированная в процессе деятельности организации․
• Постоянное хранение — срок хранения более 10 лет (включая «бессрочное» хранение)․ Документы с истекшим сроком хранения 10 лет и менее на постоянное хранение не передаются (подлежат уничтожению после экспертизы)․
• Внутриведомственный архив — структурное подразделение организации, обеспечивающее хранение документов до передачи в государственный архив (обычно до истечения 10 лет с момента завершения дела)․
• Государственный архив — учреждение архивной службы (федеральное, региональное, муниципальное), принимающее документы на постоянное хранение в составе архивных фондов РФ․
• Экспертиза документов — процедура определения ценности документов и установления сроков их хранения, проводимая экспертной комиссией организации․

Этапы подготовки документов к передаче (Внутренняя работа)

Передача документов не начинается с вызова курьера․ Это длительный процесс, включающий:

Формирование дел

Документы должны быть сшиты в дела в соответствии с Номенклатурой дел, утвержденной руководителем организации по согласованию с архивом (экспертной комиссией)․ Каждое дело должно иметь:

• Правильную хронологическую или систематическую последовательность документов․
• Нумерацию листов (пронумерованы все листы, содержащие информацию)․
• Оформленный обложку дела (по ГОСТ Р 7․0․97-2016) с заполненными всеми реквизитами․
• Внутренний опись документов в деле (если дело толстое или сложное по составу)․

Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения

Никакое дело не может быть передано в архив без проведения экспертизы․ Экспертная комиссия организации (с участием представителя архива-хранителя, если передача в госархив) устанавливает срок хранения: «Временное» (до 10 лет) или «Постоянное» (более 10 лет)․ В акте экспертизы фиксируется решение по каждому делу․

Составление описей дел

Опись — главный поисковый прибор и документ учета․ Составляется в 2 экземплярах (один остается в организации-передаточке, второй передается в архив вместе с делами)․ Требования к оформлению описи (ГОСТ Р 7․0․97-2016, Приказ Росархива № 115):

• Титульный лист описи с реквизитами организации, фонда, датами, подписями ответственных․
• Табличная часть: № дела п/п, шифр дела (индекс), заглавие дела, даты начала и конца, количество листов, срок хранения, примечания․
• Сводная таблица по срокам хранения на последней странице․

Подготовка сопроводительной документации

К передаваемым делам необходимо приложить:

1. Акт экспертизы документов (в 2 экз․)․
2. Опись дел (в 2 экз․)․
3. Справку о состоянии сохранности дел (при необходимости)․
4. Письмо-сопроводительное (официальное обращение руководителя организации к руководителю архива)․

Процедура приема-передачи: Взаимодействие с Государственным архивом

Передача документов в государственный архив осуществляется на основании договора о передаче архивных документов на хранение (для некоммерческих организаций, госорганов) или в рамках федерального закона (для ликвидированных/реорганизованных госорганов)․

Предварительное согласование

Организация направляет в архив-хранитель проект описи и акта экспертизы для предварительной проверки (экспертизы описи)․ Архив проверяет полноту фонда, правильность установления сроков, оформление дел и описи․ Без положительного заключения архива передача не производится․

Акт приема-передачи (Форма № 0404761 / 0404762)

Это основной юридический документ, фиксирующий передачу права владения и ответственности за сохранность․ Составляется в 3 экземплярах:

• 1 экз․ — остается в передающей организации․
• 2 экз․ — передается в архив-хранитель (приложение к описи);
• 3 экз․ — направляется в уполномоченный орган по архивному делу (Росархив или региональный орган) — для государственного учета фондов․

Структура Акта:

• Шапка: наименование передающей организации и архива-приемника․
• Основание: номер и дата договора, письма, акта экспертизы․
• Табличная часть: перечень передаваемых фондов/описаний, количество дел, листов, носителей․
• Условия хранения: режим доступа (открытый/закрытый/ограниченный), специальные условия (температура, влажность для фото/пленки/ЭД)․
• Подписи: руководителя передающей организации, главы архива, архивистов, составивших акт․
• Печати организаций․

Физическая передача (Логистика)

• Документы упаковываются в архивные короба (ящики) с этикетками (фонд, опись, №№ дел)․
• Перевозка осуществляется транспортом передающей организации или спецперевозчиком (для ценных/секретных фондов — с охраной)․
• При передаче электронных документов (ЭД) — передача носителей или доступ к системе (по протоколу передачи ЭД)․

Особенности передачи в специфических случаях

Ликвидация или реорганизация организации

Согласно ст․ 17 Закона № 125-ФЗ, при ликвидации/реорганизации документы постоянного хранения обязательно передаются в государственный архив в установленные сроки (обычно до момента исключения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП)․ Ответственность за передачу несет ликвидационная комиссия или правопреемник․

Передача электронных документов (ЭД) и документов на машинных носителях

Регулируется Приказом Росархива от № 276 (Инструкция по приему ЭД)․ Ключевые требования:

• ЭД должны быть в открытых форматах (PDF/A, XML, TIFF и др․)․
• Обеспечена проверка подлинности и целостности (ЭП, хэш-суммы)․
• Передаеться метаданные (архивная опись в электронном виде)․
• Носители (диски, флешки) проверяются на вирусы и читаемость․

Документы СВО и особой важности

Согласно недавней практике (в т․ч․ сообщения ТАСС о передаче фондов СВО в РГАНТД и региональные архивы, например, в Якутии), документы особой исторической ценности, документы военных формирований, ведомств безопасности передаются по ускоренным или специальным процедурам с участием ведомственных архивов и Росархива․ Для них устанавливается режим доступа «Секретно» или «Для служебного пользования» с длительными сроками рассекречивания․

Типичные ошибки и риски

Ответственность за нарушение процедуры

• Административная (КоАП РФ ст․ 13․10): штрафы на должностных лиц (до 5 000 руб․), на юрлиц (до 50 000 руб․) за нарушение правил хранения, учета, передачи документов․
• Уголовная (УК РФ ст․ 293 — Халатность, ст․ 285 — Превышение полномочий): при причинении крупного ущерба или утере уникальных документов․
• Дисциплинарная: взыскания за неисполнение должностных инструкций архивиста/секретаря/руководителя․
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, причиненного утратой документов, подтверждающих права граждан/организаций․

Чек-лист: Готовность к передаче (Резюме)

1. [ ] Номенклатура дел утверждена и актуальна․
2. [ ] Все дела сформированы, прошиты, пронумерованы, с обложками по ГОСТ․
3. [ ] Проведена экспертиза стоимости и сроков хранения (Акт экспертизы подписан)․
4. [ ] Составлены описи дел (в 2 экз․), проверены архивом-приемником․
5. [ ] Заключен договор с государственным архивом (при необходимости)․
6. [ ] Подготовлены Акты приема-передачи (в 3 экз․)․
7. [ ] Документы упакованы в короба с маркировкой․
8. [ ] Обеспечена перевозка и безопасность при транспортировке․
9. [ ] Подписаны все 3 экземпляра Акта приема-передачи на месте в архиве․
10. [ ] 1 экз․ Акта и 1 экз․ Описи остались в организации (в архиве организации или у ответственного)․
11. [ ] Сведения о переданном фонде внесены в учет организации (выбытие)․

Прием и передача документов на постоянное хранение — это не формальность, а строго регламентированная юридическая и технологическая процедура․ Качество архивной работы на этапе формирования фонда (в организации-создателе) определяет на 90% успешность передачи и будущую доступность информации для государства и общества․

Главное правило: «Подготовил — проверил — согласовал — передал»․ Непослушание этому алгоритму ведет к потере документов, штрафам и невозможности защитить права организации и граждан в будущем․

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, Пост․ 640, Приказы Росархива № 115, № 236, № 276, ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Перед началом работ рекомендуется проконсультироваться с архивом-хранителем (региональным/ведомственным) для уточнения локальных требований․