Приём документов в архив – это сложный и многоэтапный процесс, который регулируется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными актами. Ошибки при передаче могут привести к проблемам при проверках налоговых и контролирующих органов, поэтому каждый шаг требует предельной аккуратности.

Планирование и подготовка к передаче

1. Составление графика передачи – график формируется в начале календарного года после проведения экспертизы ценности документов. Он согласуется с начальником службы ДОУ (документооборота и управления).
2. Методическая поддержка – архивные работники при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел.
3. Определение категорий документов – в архив передаются:
   • дела постоянного хранения;
   • дела временного хранения (срок более 10 лет);
   • дела по личному составу (личные дела сотрудников).

Этапы приёма документов

2.1 Экспертиза и отбор документов

Экспертиза проводится архивистом и включает:

• Оценку ценности и исторической значимости;
• Определение срока хранения (постоянный, временный, личный);
• Выявление дублирующих и устаревших материалов;

2.2 Подготовка и оформление

После экспертизы документы подготавливаются к передаче. Основные действия:

1. Подшивка или переплет – каждый документ помещается в папку, коробку или переплетается в соответствии с требованиями к типу материала;
2. Нумерация листов – каждый лист получает последовательный номер, что упрощает последующий учёт.
3. Составление листа‑заверителя – документ, подтверждающий, что материалы полностью переданы и соответствуют требованиям.
4. Внутренняя опись (при необходимости) – перечень всех документов в деле с указанием их номеров, дат и краткого содержания.

2.3 Составление описей

Для каждого передаваемого дела оформляется:

• Общая опись – список всех дел, передаваемых в архив за определённый период.
• Опись по видам – отдельные списки для постоянных, временных и личных дел.
• При необходимости – специальные описания (например, для неформатных или особо ценных материалов).

2.4 Передача в архив

Передача осуществляется в присутствии:

• Работника архива (приёмщика);
• Сотрудника структурного подразделения, передающего документы.

Процедура включает:

1. Проверку соответствия документов установленным требованиям;
2. Подписание акта приёма‑передачи архивных документов (Приложение N 3 к Правилам) в двух экземплярах;
3. Внесение записей в журнал учёта входящих дел.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие процесс:

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
• Постановление Правительства РФ № 123 от «Об утверждении Положения о порядке передачи электронных и бумажных документов в архив»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Технические требования к оформлению электронных документов (п. 2.3 и п. 5.4‑5.5 указанных правил).

Особенности оформления электронных документов

Документы, созданные средствами вычислительной техники (ВТ) и базами данных (БД), передаются в архив с соблюдением следующих требований:

1. Формат файлов – PDF/A, TIFF или другие архивные форматы, обеспечивающие долгосрочное хранение.
2. Метаданные – обязательное заполнение полей: название, дата создания, автор, классификатор, срок хранения.
3. Контроль целостности – использование контрольных сумм (SHA‑256) и цифровой подписи.
4. Оформление электронного акта приёма‑передачи в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

Ключевые контрольные точки (чек‑лист)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Как часто следует проводить экспертизу документов?

Экспертизу рекомендуется проводить ежегодно, а также при значительных изменениях в структуре организации (слияния, реорганизации).

6.2 Что делать, если в деле обнаружены документы, не подлежащие архивированию?

Такие документы следует либо уничтожить в соответствии с нормативами (при наличии соответствующего приказа), либо вернуть в подразделение для дальнейшего использования.

6.3 Можно ли передать в архив только часть дел из одного подразделения?

Да, но каждый передаваемый пакет должен быть оформлен отдельным актом приёма‑передачи и иметь собственную опись.

6.4 Какие документы обязательны при сдаче?

Обязательными являются:

• Лист‑заверитель;
• Опись (внутренняя, если требуется);
• Акт приёма‑передачи (в двух экземплярах);
• Методические указания (при необходимости).

• Своевременное планирование – график передачи дел готовится в начале года.
• Методическая поддержка – привлекать архивных специалистов к подготовке дел.
• Тщательная экспертиза – определять ценность и срок хранения каждого документа.
• Строгое оформление – подшивка, нумерация, лист‑заверитель, опись.
• Контроль при передаче – подпись акта в присутствии обеих сторон, запись в журнал.
• Соблюдение нормативов – использовать актуальные правила и технические требования к электронным документам.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете обеспечить надёжную и законную передачу дел в архив, минимизировать риски проверок и сохранить ценную информацию организации на долгие годы.