В условиях ускоренной цифровизации бизнеса и государственных учреждений всё более актуальным становится вопрос организации электронного архива. Для обеспечения единообразного подхода к хранению, поиску и использованию электронных документов в России разработан профессиональный стандарт Специалист по формированию электронного архива (профстандарт 07.009). Ниже представлен подробный обзор этого стандарта, его содержания, практического применения и рекомендаций по внедрению.

Что такое профстандарт и зачем он нужен?

Профессиональный стандарт – это нормативно‑правовой акт, устанавливающий:

• общие требования к квалификации специалиста;
• функциональные обязанности;
• необходимые знания и навыки;
• условия допуска к выполнению профессиональной деятельности.

Для сферы архивного дела профстандарт 07.009 определяет, какие компетенции должны иметь сотрудники, отвечающие за создание, структурирование и поддержание электронных архивов в организациях любого профиля.

Краткое содержание профстандарта 07.009

Общие сведения

Название: Специалист по формированию электронного архива
Код: 07.009
Уровень квалификации: 3 (средний профессиональный)
Виды трудовой функции (ТФ): A/01.3 – Подготовка документов к сканированию для электронного архива
Дата утверждения: 18 мая 2018 г. (Приказ Минтруда РФ № 266н)

Трудовые функции (ТФ)

1. Подготовка документов к сканированию: сортировка, удаление повреждённых листов, обеспечение соответствия требованиям ГОСТ Р 54989-2012 и TR 18492.
2. Сканирование и ввод электронных документов: выбор оптимального разрешения, формата (PDF/A, TIFF), контроль качества изображения.
3. Индексация и метаданные: присвоение индексов по номенклатуре дел, заполнение карточек учёта (фонд, опись, раздел, подраздел).
4. Загрузка в систему электронного архива (ЭАД): соблюдение структуры хранения, проверка целостности файлов, применение электронной подписи (УКЭП) при необходимости.
5. Обеспечение доступа и поиска: настройка прав доступа, внедрение полнотекстового поиска, ведение журнала операций.
6. Соблюдение нормативных требований: контроль сроков хранения (например, налоговые документы – не менее 5 лет по ФЗ 402, кадровые – до 75 лет), обеспечение юридической силы электронных копий.

Требования к знаниям и навыкам

• Знание законодательства в области архивного дела, электронного документооборота и защиты информации (ФЗ № 125 «Об архивном деле», ФЗ № 152 «О персональных данных», ГОСТ Р 54989-2012, TR 18492).
• Понимание принципов построения электронных архивов, систем управления содержимым (ECM) и электронного документооборота (ЭДО).
• Умение работать со сканерами, программами распознавания текста (OCR), средствами криптографической защиты (УКЭП, ЭЦП).
• Навыки составления номенклатуры дел, создания метаданных, администрирования систем хранения (например, «Делопроизводство», «1С:Документооборот», «Directum», «КОНСУЛТАНТ-ПЛЮС»).
• Умение проводить внутренний аудит соответствия архива нормативным требованиям и готовить отчёты для проверяющих органов.

Условия допуска к профессиональной деятельности

Для допуска к работе специалисту необходимо:

• иметь среднее профессиональное или высшее образование в области архивного дела, информационных систем, юриспруденции или смежного направления или смежных специальностей;
• пройти повышение квалификации по программам, связанным с электронным архивом и ЭДО (не менее 72 часов);
• иметь опыт работы с электронными документами не менее 1 года (в зависимости от уровня квалификации).

Почему важен профстандарт для бизнеса?

Соблюдение профстандарта позволяет организациям:

• Минимизировать риски штрафов за нарушение сроков хранения документов (например, по налоговому законодательству).
• Обеспечить юридическую силу электронных копий при наличии УКЭП и соответствия ГОСТ.
• Повысить эффективность поиска информации благодаря стандартизированной индексации и метаданным.
• Сократить расходы на хранение бумажных носителей и связанные с ними процессы (переплёт, размещение, уничтожение).
• Упростить взаимодействие с государственными архивами и контролирующими органами при передаче документов на постоянное хранение.

Практическое руководство по внедрению электронного архива в соответствии с профстандартом

Этап подготовки

1. Определить перечень документов, подлежащих электронному хранению (бухгалтерия, кадры, договоры, нормативные акты).
2. Разработать или обновить номенклатуру дел, учитывая требования профстандарта (фонд → опись → раздел → подраздел → электронное дело → электронный документ);
3. Выбрать систему электронного архива (ЭАД) с поддержкой формата PDF/A, TIFF, возможностью электронной подписи и настройки прав доступа.

Этап сканирования и ввода

1. Подготовить бумажные документы: удалить скрепки, исправить повреждения, обеспечить чистоту листов.
2. Произвести сканирование с разрешением не менее 300 dpi, цветность – ч/б для текста, цветное для иллюстраций.
3. Применить OCR для создания текстового слоя (если требуется полнотекстовый поиск).
4. Сохранить файлы в долгосрочном формате (PDF/A‑2 или PDF/A‑3).

Этап индексации и метаданных

1. Сформировать карточку учёта для каждого электронного дела, заполнив поля: фонд, опись, раздел, подраздел, номер дела, дата создания, тип документа, ответственное лицо.
2. Добавить дополнительные атрибуты: номер контракта, сумма, категория конфиденциальности, срок хранения.
3. Проверить уникальность идентификаторов (например, UUID) для предотвращения дублирования.

Этап загрузки в ЭАД и контроль целостности

1. Загрузить файлы в систему, соблюдая иерархию хранения, соответствующую номенклатуре дел.
2. Вычислить контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и записать их в метаданные для последующей проверки целостности.
3. При необходимости наложить квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на каждый документ или на пакет файлов.

Этап обеспечения доступа и аудита

1. Настроить роли и права доступа (чтение, редактирование, удаление) в соответствии с политикой информационной безопасности.
2. Внедрить механизм журналирования операций (кто, когда, что сделал) для возможности последующего аудита.
3. Периодически проводить проверку соответствия срокам хранения и актуальности метаданных.
4. Формировать отчёты для внутреннего контроля и для предоставления в государственные архивы при передаче на постоянное хранение.

Сервисы и инструменты, облегчающие работу специалиста

Согласно информации из сети, при организации электронного архива часто используются следующие решения:

• 1С:Документооборот – встроенная поддержка номенклатуры дел, версионирование, электронная подпись.
• Directum RX – ECM‑платформа с модулями для архивного хранения и работы с метаданными.
• КОНСУЛТАНТ-ПЛЮС. Архив – специализированное решение для юридически значимых документов, обеспечивающее соответствие ГОСТ и TR.
• ABBYY FlexiCapture – мощный OCR‑движок для автоматизированного извлечения данных и заполнения карточек учёта.
• DocuWare – облачная система с функциями полнотекстового поиска, контроля версий и аудита.
• КриптоПро CSP – средство создания и проверки квалифицированных электронных подписей (УКЭП/ЭЦП).

Выбор конкретного инструмента зависит от объёма документов, требуемого уровня безопасности и бюджета организации.

Чек‑лист для специалиста по формированию электронного архива

Ниже представлен практический список действий, который поможет не упустить важные детали при внедрении и эксплуатации ЭАД.

• Нормативная база: изучить ФЗ № 125, ФЗ № 402, ГОСТ Р 54989-2012, TR 18492, внутренние положения организации.
• Номенклатура дел: утвердить и согласовать с архивным отделом.
• Оборудование: проверить работоспособность сканеров, калибровку, наличие ОП.
• Программное обеспечение: установить и настроить OCR, систему ЭАД, средства ЭЦП.
• Подготовка документов: сортировка, удаление повреждений, маркировка.
• Сканирование: выбрать формат, разрешение, цветность, выполнить тестовый запуск.
• Индексация: заполнить метаданные в соответствии с номенклатурой, проверить уникальность.
• Подписание: при необходимости применить УКЭП, сохранить сертификаты.
• Загрузка: разместить файлы в структуре ЭАД, проверить контрольные суммы.
• Права доступа: настроить роли, проверить журнал событий.
• Контроль сроков хранения: настроить автоматические напоминания о необходимости уничтожения или передачи на постоянное хранение.
• Обучение персонала: провести инструктаж по работе с ЭАД, правилам обращения с электронными подписями.
• Аудит: провести внутреннюю проверку соответствия профстандарту и законодательству, оформить акт.

Профстандарт «Специалист по формированию электронного архива» является важным инструментом для обеспечения единообразного, законно‑обоснованного и эффективного управления электронными документами в любой организации. Следуя его рекомендациям, компании не только снижают риски штрафов и потери информации, но и получают конкурентное преимущество благодаря быстрому доступу к данным, снижению затрат на бумажное хранению и повышению прозрачности бизнес‑процессов.

Внедрение электронного архива – это не просто техническая задача, а комплексный процесс, требующий знания законодательства, умения работать с современными ИТ‑решениями и соблюдения установленных профессиональных стандартов. Специалист, прошедший подготовку согласно профстандарту 07.009, становится ключевым звеном в цепочке цифровой трансформации, обеспечивая надёжное хранение и доступность информации на протяжении всего её жизненного цикла.

Статья подготовлена на основе открытых источников, доступных на .