В современных условиях цифровизации документооборота особое значение приобретает профессия специалиста по формированию электронного архива. Профессиональный стандарт, утверждённый приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 апреля 2018 г. № 266н, определяет требования к квалификации, трудовым функциям и условиям работы таких специалистов.

История и нормативная база

Профессиональный стандарт 07.009 «Специалист по формированию электронного архива» был зарегистрирован в Министерстве юстиции России 10 мая 2018 г. под номером 51040. Он стал первым и пока единственным стандартом в архивной сфере, направленным на обеспечение единого подхода к созданию, хранению и использованию электронных архивов.

Основные нормативные документы, на которые опирается стандарт:

• Приказ Минтруда России № 266н от «Об утверждении профессионального стандарта Специалист по формированию электронного архива»;
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Положения о защите персональных данных и информационной безопасности.

Содержание профессионального стандарта

Область применения

Стандарт относится к области администрирования и охватывает деятельность по созданию и обеспечению эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно‑коммуникационных технологий (ИКТ).

Трудовые функции (виды деятельности)

Согласно стандарту, специалист по формированию электронного архива выполняет следующие трудовые функции:

1. Планирование и организация работ по формированию электронного архива;
2. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих процессы создания, хранения и использования электронных документов;
3. Создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива;
4. Загрузка данных в систему электронного архива, включая сканирование, индексирование и метаданные;
5. Обеспечение сохранности, целостности и доступности электронных документов;
6. Контроль соблюдения требований информационной безопасности и конфиденциальности;
7. Подготовка и проведение обучения пользователей работе с электронным архивом;
8. Анализ и улучшение процессов электронного архивирования на основе показателей эффективности.

Требования к квалификации

Для присвоения квалификации Специалист по формированию электронного архива необходимо:

• Иметь высшее профессиональное образование (бакалавриат/специалитет) в области информационных систем, архивного дела, документоведения или смежных специальностей;
• Пройти профессиональную переподготовку по программе, соответствующей профессиональному стандарту 07.009 (например, курс «Создание и обеспечение электронного архива с использованием информационно‑коммуникационных технологий» в НУГС, МУПИ или Инженерной Академии);
• Обладание практическими навыками работы с системами электронного документооборота (ЭДО), сканерами, ОCR‑программами, базами данных и средствами обеспечения информационной безопасности;
• Знание нормативной базы в области архивного дела, защиты персональных данных и электронного документооборота;
• Умение разрабатывать локальные нормативные акты и инструкции по работе с электронным архивом.

Уровень квалификации

Стандарт определяет 4‑й уровень квалификации для специалиста по формированию и загрузке данных в систему электронного архива. На этом уровне специалист самостоятельно выполняет комплексные задачи по созданию, поддержке и развитию электронного архива, а также может руководить небольшими командами.

Примеры учебных программ и сертификаций

В соответствии с требованиями стандарта, множество образовательных учреждений предлагают программы профессиональной переподготовки:

• Национальный университет государственной службы (НУГС), Москва – курс «Создание и обеспечение электронного архива с использованием ИКТ»; выдаётся диплом о профессиональной переподготовки с присвоением квалификации «Специалист по формированию электронного архива»;
• Международный университет профессиональных инноваций (МУПИ) – подготовка по профессии 034700.02 Архивариус, включающая модуль по электронному архиву;
• Инженерная Академия – дистанционное обучение по формированию электронного архива, основанное на приказах Минтруда № 266н;
• Инфоурок – курсы, ориентированные на стандарт 07.009, с практическими занятиями по сканированию, индексированию и работе с метаданными.

Значение стандарта для отрасли

Профессиональный стандарт 07.009 играет ключевую роль в:

• Унификации требований к специалистам в разных организациях (государственные органы, коммерческие компании, образовательные учреждения);
• Повышении качества и надежности электронных архивов за счёт стандартизации процессов создания, хранения и предоставления доступа к документам;
• Снижении рисков потери информации и нарушений конфиденциальности;
• Облегчении взаимодействия между различными информационными системами благодаря единым подходам к метаданным и форматам файлов;
• Содействию профессиональному росту сотрудников poprzez чёткое описание необходимых компетенций и возможностей карьерного роста.

Профессиональный стандарт специалиста по формиованию электронного архива (07.009) является важным инструментом для обеспечения эффективного и безопасного управления электронными документами в условиях цифровой трансформации. Соблюдение его требований позволяет организациям создавать надёжные электронные архивы, а специалистам – получать востребованную квалификацию и развивать профессиональные компетенции в области архивного дела и информационных технологий.

Если вы планируете построить карьеру в этой сфере, рекомендуется:

1. Ознакомиться с полным текстом приказа Минтруда № 266н и приложенным профессиональным стандартом;
2. Выбрать аккредитованную программу профессиональной переподготовки, соответствующую стандарту 07.009;
3. Получить практический опыт работы с системами электронного архива (например, через стажировку или проектную работу);
4. Регулярно повышать квалификацию, следя за обновлениями нормативной базы и новыми технологиями в области электронного документооборота.