Управление архивами — это сложный процесс, охватывающий формирование, учет, хранение, использование и уничтожение документов. Проверка управления архивами (или проверка наличия и состояния архивных документов) является ключевым инструментом обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации и архивов организаций. На года актуальность данной процедуры обусловлена как строгими законодательными требованиями, так и переходом на электронное документообороте.

Нормативная правовая основа

Деятельность архивов и порядок проверок регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом) — основной регламент для госархивов, музеев, библиотек и научных организаций.
• Основные правила работы архивов организаций (одобр. Коллегией Росархива ) — регулятор для корпоративных и ведомственных архивов.
• Методические рекомендации по применению Правил… — разъясняют порядок проведения инвентаризаций и проверок в государственных органах и органах местного самоуправления.

Согласно предоставленным данным, Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает требования к размещению фондов: все изменения в местонахождении документов фиксируются в топографических указателях и отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Цели и задачи проверки наличия и состояния документов

Как указано в нормативных актах (п. 2;11.5 Правил, п. 4.7 Основных правил, п. 2.2.3.1 Методических рекомендаций), проверка проводится для решения следующих задач:

1. Установление фактического наличия единиц хранения (ЕХ) в соответствии с учетными документами (описаниями, инвентарями, справочниками).
2. Выявление отсутствующих документов для организации их розыска.
3. Выявление и устранение недостатков в учете архивных документов (расхождения между данными учета и реальностью).
4. Оценка состояния сохранности документов: выявление и учет ЕХ, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
5. Проверка соответствия условий хранения установленным стандартам (температура, влажность, освещенность, пожаробезопасность).

Виды и субъекты проверок

Внутренние (плановые) проверки

Проводится архивом самостоятельно или вышестоящим архивом (например, Управлением архивами Свердловской области для подведомственных организаций). Регулярность устанавливается локальными актами, обычно, ежегодно или раз в несколько лет в зависимости от объема фондов.

Региональный государственный контроль (надзор)

Согласно Руководству Росархива, предметом контроля является соблюдение обязательных требований, установленных федеральными законами и законами субъектов РФ. К проверке подлежат:

• Наличие лицензий на архивные работы (если применимо).
• Соответствие хранилищ нормативным требованиям.
• Полноту и достоверность учета фондов.
• Соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.

Особое внимание уделяется организациям особых сфер деятельности: страховым компаниям, медицинским учреждениям, банкам, для которых существуют специальные правила ведения архивного дела.

Внеплановые проверки

Инициируются по сигналам о пропаже документов, нарушении режима хранения, обращениях граждан или профилактическим мероприятиям правоохранительных органов.

Методология проведения проверки (Инвентаризация)

Процесс проверки наличия и состояния — это по сути инвентаризация архивных фондов. Основные этапы:

Этап 1: Подготовительный

• Издание приказа (распоряжения) о проведении проверки с указанием сроков, состава комиссии, перечня фондов/дел.
• Формирование проверочной комиссии (руководитель архива, старшие архивариусы, специалисты по хранению/реставрации).
• Подготовка учетных документов (описания, инвентари, топографические указатели, планы размещения фондов) для сверки.

Этап 2: Полевой (натурная сверка)

• Полная инвентаризация: пересчет каждой единицы хранения (дело, том, папка) по всем фондам. Трудозатратно, применяется при смене руководителя, подозрении на крупные потери.
• Выборочная инвентаризация: проверка определенного процента дел (например, 10-20% от фонда) или отдельных проблемных фондов/сроков хранения.
• Сверка по топографическим указателям: проверка местонахождения дел на стеллажах согласно схеме размещения.

Этап 3: Оценка физического состояния

В ходе осмотра фиксируются:

• Механические повреждения (погибы, разрывы, потери фрагментов).
• Биологические поражения (плесень, насекомые, грызуны).
• Химическое старение бумаги (окисление, закисление).
• Состояние переплетов, папок, коробок, файлов.

Результат: Составление акта проверки (инвентаризационной ведомости), ведомости документов, подлежащих реставрации/консервации.

Этап 4: Документальное оформление результатов

• Акт о результатах проверки наличия и состояния архивных документов.
• Сравнительная ведомость расхождений (излишки/недостачи).
• План мероприятий по устранению выявленных нарушений (розыск пропавших дел, направление на реставрацию, корректировка учета).
• Внесение изменений в топографические указатели и схемы размещения.

Особенности проверки электронных архивов и систем управления (СУА)

С развитием ЭДО (электронного документооборота) понятие «проверка архива» расширилось. Современные системы, такие как Docsvision (модуль «Управление архивом»), IT Scan и специализированные решения для долговременного хранения (ЦОД, электронные архивы кадровых/финансовых документов), требуют специфических аудиторских процедур:

Функциональная проверка СУА

• Наличие и актуальность номенклатуры дел в системе (возможность просмотра состава дел, полнотекстовый поиск).
• Корректность списания документов в архив (фиксация места хранения: «передан в архив», «хранится в электронном виде»).
• Работоспособность механизмов управления сроками хранения (автоматические уведомления о наступлении срока экспертизы/уничтожения).

Проверка целостности и подлинности (Целостность данных)

• Верификация электронных подписей (ЭП) и хеш-сумм файлов.
• Проверка журналов аудита (логов) системы: кто, когда и какие действия совершал с документами.
• Соответствие форматов файлов требованиям долговременного хранения (PDF/A, XML и др;).

Инфраструктурная проверка

• Надежность резервного копирования (backup) и аварийного восстановления (DRP).
• Защита от несанкционированного доступа (ИБ), разграничение прав доступа (RBAC).
• Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: возможность быстрой выдачи пакетов документов по запросу.

Типичные нарушения, выявляемые при проверках

1. Расхождения в учете: дела числятся в описи, но отсутствуют на стеллаже (и наоборот — «лишние» дела без учета).
2. Нарушение топографии: дела переложены без обновления указателей и схемы размещения.
3. Несоответствие условий хранения: превышение норм влажности (>60%), температуры (>18-20°С), наличие прямых солнечных лучей, отсутствие ППО.
4. Просроченные сроки хранения: дела не подвергнуты экспертизе ценности в установленные сроки.
5. Отсутствие/неполнота номенклатуры дел (для организаций) или описей (для госархивов).
6. Угроза утраты уникальных документов из-за отсутствия реставрационного плана.

Подготовка к проверке: чек-лист для организации

Чтобы успешно пройти проверку (внутреннюю, ведомственную или госнадзор), рекомендуется заранее:

• Актуализировать номенклатуру дел / описи фондов;
• Привести в порядок топографические указатели и схемы размещения (сверить с реальностью).
• Провести внутреннюю выборочную инвентаризацию за 1-2 месяца до плановой проверки.
• Оформить акты на списание/уничтожение документов с истекшими сроками хранения (после экспертизы).
• Подготовить пакет документов для реставрации (заявки, сметы, заключения состояния).
• Проверить оборудование хранилищ: датчики температуры/влажности, пожарная сигнализация, кондиционеры.
• Для электронных архивов: проверить актуальность бэкапов, валидность ЭП, доступность журналов аудита.

Роль экспертно-проверочных комиссий

В структуре управлений архивами субъектов РФ (например, Управление архивами Свердловской области) функционируют Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). Их компетенция включает:

• Экспертизу ценности документов (присвоение сроков хранения).
• Оценку состояния архивных фондов и условий их хранения.
• Рассмотрение результатов проверок наличия и состояния.
• Выдачу заключений, обязательных для исполнения руководителями организаций.

Проверка управления архивами — это не формальная бюрократическая процедура, а гарантия сохранности документированного наследия и правовой защищенности организации. На 2026 год эффективное управление архивами невозможно без сочетания классических архивистических методов (инвентаризация, контроль микроклимата, реставрация) и современных IT-инструментов (СУА, ЭДО, модули архивирования в Docsvision и аналогичных системах).

Систематический подход: планирование → проведение натурной сверки → оценка состояния → документальное оформление результатов → устранение нарушений → мониторинг, позволяет минимизировать риски утраты документов, штрафных санкций со стороны надзорных органов и репутационных потерь.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (ФЗ-125, Правила Росархива, Основные правила работы архивов организаций) и информации о современных программных комплексах управления архивами. Дата актуальности: .