Дата актуальности информации: 10:43:16 ()

Что такое непрофильные запросы?

Непрофильные запросы – это обращения граждан и организаций, в которых запрашивается информация, не относящаяся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов. К ним относятся, например:

• запросы о проведении генеалогического исследования рода;
• требования предоставить все биографические сведения о дальнем родственнике без указания конкретных дат, мест или событий;
• просьбы о подготовке родословной или фамильного герба;
• запросы на получение справок о личных данных, которые не находятся в архивном фонде (например, выписки из паспортного стола, медицинские карты и т.п.).

Такие запросы считаются непрофильными, поскольку их выполнение выходит за рамки основной деятельности архива – хранения и предоставления документов, имеющих историческую, научную или культурно‑образовательную ценность.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие работу с непрофильными запросами, содержатся в:

1. Статье 11 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – предоставляет право реабилитированным лицам и их родственникам на ознакомление с материалами прекращенных уголовных дел и получение копий документов непроцессуального характера.
2. Внутренних нормативных актах архивных учреждений (инструкциях по работе с обращениями граждан, положениях о научно‑справочном аппарате).

Сроки обработки запросов

Согласно действующим регламентам:

• Исполнение запроса с использованием только научно‑справочного аппарата архива (НСА) – не более 15 дней с момента регистрации обращения.
• Пересылка непрофильного запроса по принадлежности в другую организацию (другой архив, государственный орган или иное учреждение) – должна быть осуществлена в 5‑дневный срок с момента обращения, одновременно с информированием заявителя о направлении запроса.

Если запрос может быть выполнен исключительно с использованием документов, хранящихся в архиве, но требует глубокого исследовательского анализа (например, составление родословной), срок может быть продлен только по согласованию с заявителем и при наличии обоснованной необходимости.

Процедура работы с непрофильными запросами

Регистрация обращения

Запрос поступает в архив письмом, электронной почтой или через личный прием. Обязательно фиксируется дата и время получения, присваивается регистрационный номер.

Предварительная экспертиза

Руководитель профильного структурного подразделения проверяет, относится ли запрос к компетенции архива. Если запрос явно непрофильный – формируется сопроводительное письмо.

Формирование сопроводительного письма

В письме указываются:

• номер и дата регистрации исходного запроса;
• краткое содержание запроса;
• обоснование непрофильности;
• указание организации, к которой запрос относится (если известна).

Пересылка и информирование заявителя

Сопроводительное письмо вместе с копией исходного запроса направляется в соответствующую организацию в течение 5 дней. Заявитель получает уведомление о том, что его запрос передан другому ведомству, с указанием контактных данных получателя.

Возврат результата (если применимо)

Если организация, получившая запрос, смогла предоставить информацию, она направляет ответ заявителю, а копия ответа сохраняется в архиве для отчетности.

Примеры непрофильных запросов и рекомендации по их формулировке

Неправильные формулировки

• «Проведите генеалогическое исследование рода Майских».
• «Хочу узнать родословную своей фамилии Майская».
• «Прошу предоставить все биографические сведения о моем прадедушке Иванове Иване Ивановиче».

Эти запросы слишком расплывчаты, требуют значительных поисковых усилий и выходят за рамки компетенции архива.

Как составить правильный запрос

1. Укажите конкретный документ или дело (номер дела, дату, учреждение).
2. Определите цель запроса (например, получение копии приказа о награждении, выписки из метрической книги).
3. При необходимости укажите ограничения по времени (период, за который нужны сведения).
4. Если запрос касается реабилитированного лица, укажите номер дела о реабилитации или иные реквизиты, позволяющие быстро локализовать материал.
5. Избегайте общих фраз вроде «все сведения», «вся информация», «родословная».

Пример корректного запроса:

«Прошу предоставить копию приказа № 45 от о награждении Иванова Ивана Ивановича медалью «За отвагу», хранящегося в фонде Р-1234, опись 5, дело 67».

Рекомендации для архивов по снижению количества непрофильных запросов

С целью уменьшения нагрузки на сотрудников и повышения качества обслуживания рекомендуется:

• Разместить на официальном сайте архива четкую информацию о компетенции учреждения с перечнем видов документов, которые можно получить.
• Предусмотреть раздел «Часто задаваемые вопросы (FAQ)», где приводятся примеры корректных и некорректных запросов.
• Обеспечить наличие ссылки на Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА) для направления заявителей к нужным ресурсам.
• Проводить периодические информирования сотрудников о порядке работы с непрофильными запросами (тренинги, методические рекомендации).
• Внедрить автоматизированную систему предварительной проверки запросов (например, шаблонные формы с подсказками).

Непрофильные запросы являются неизбежной частью работы архивов, однако их эффективное обращение напрямую зависит от ясности формулировок со стороны заявителей и четкой регламентации со стороны архивных учреждений. Соблюдение установленных сроков (15 дней для исполнения через НСА и 5 дней для пересылки), использование сопроводительных писем и информирование заявителей позволяют минимизировать задержки и сохранить доверие граждан к архивной службе.

Помните: конкретность запроса – ключ к его быстрому и успешному выполнению. Чем точнее вы сформулируете свою потребность, тем выше вероятность, что архив сможет оказать необходимую помощь без лишних перенаправлений и задержек.