Документы личного происхождения (далее – ДЛП) представляют собой уникальный исторический ресурс, который позволяет восстановить биографию отдельных людей, их семейные связи, профессиональную деятельность и участие в общественной жизни. В муниципальных архивах ДЛП находятся в особом правовом и методическом поле, регулируемом федеральными и региональными нормативными актами.
Правовая основа
Основу организации хранения, комплектования, учёта и использования ДЛП в муниципальных архивах составляют:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет статус архивных документов, их классификацию и порядок их обращения.
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 31 июля 2023 г. № 77 – утверждает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения (Росархив, ВНИИДАД, 2021 г.) – детализируют порядок работы с ДЛП в государственных и муниципальных архивах.
Согласно пункту 43 указанных Правил, архивной коллекцией признаётся совокупность отдельных документов различного происхождения, объединённых по тематикам, видам, объектам, авторам или хронологии. ДЛП могут входить в такие коллекции как самостоятельные фонды, так и в составе более крупных тематических фондов.
Что относится к документам личного происхождения?
Документы личного происхождения – это документы, созданные или полученные физическим лицом в ходе его личной, семейной, профессиональной или общественной деятельности. К ним относятся:
- Личные письма, дневники, записные книжки.
- Фотографии, аудио‑ и видеозаписи.
- Свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорта, военные билеты.
- Трудовые книжки, дипломы, аттестаты, наградные листы.
- Семейные архивы (родословные, семейные гербы, завещания).
- Документы, связанные с участием в общественных организациях, профсоюзах, политических движениях.
Этапы работы с ДЛП в муниципальном архиве
3.1 Выявление потенциальных источников
Методические рекомендации (Раздел I) предписывают:
- Проведение социально‑демографических исследований для определения группы граждан, чьи документы могут представлять историческую ценность;
- Создание списка источников (граждан, семей, организаций) с указанием контактных данных и предварительной оценки объёма материалов.
- Оформление документации о включении в список (письма‑приглашения, согласия на передачу документов).
3.2 Приём и комплектование документов
Процедура приёма ДЛП включает:
- Проверку подлинности и юридической чистоты (отсутствие ограничений по праву доступа).
- Оформление актa приёма‑передачи в соответствии с пунктом 2.1 Правил.
- Назначение уникального номера фонда и наименования (например, «Фонд личных документов семьи Ивановых, г. Тула, 1900‑1975»).
- Внесение данных в единую электронную систему учёта (ЭАИС «Архив»).
3.3 Описание и каталогизация
Для каждого документа или группы документов составляется описательная карточка (согласно ГОСТ 7.32‑2001) с указанием:
- Автор (физическое лицо) и его статус (гражданин, военнослужащий, работник организации).
- Формат (бумажный, фотоматериал, аудио‑/видеофайл).
- Тема, ключевые слова.
- Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
3.4 Хранение
Требования к хранению ДЛП изложены в разделе II Правил 2015 г. и включают:
- Контроль климатических условий (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Использование архивных коробок, папок и конвертов из безкислотных материалов.
- Размещение в специальных секциях для личных фондов, где обеспечивается отдельный учёт и защита от несанкционированного доступа.
- Регулярный мониторинг состояния (проверка на плесень, механические повреждения, деградацию фотоматериалов).
3.5 Учёт и использование
Учёт ДЛП ведётся в электронных и бумажных реестрах. Для обеспечения доступа к материалам применяется система уровней доступа:
- Открытый – документы, не содержащие персональных данных, могут быть использованы всеми желающими.
- Ограниченный – доступ только для исследователей с письменным запросом и согласованием.
- Конфиденциальный – документы, содержащие сведения о живых лицах, охраняются в течение 70 лет после смерти субъекта.
Запросы обрабатываются в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ и внутренними регламентами архива. При необходимости может потребоваться анонимизация персональных данных.
Практические примеры муниципального комплектования
4.1 Фонд «Личные документы учёных и преподавателей школы № 12, г. Великий Новгород»
В 2022 году муниципальный архив Великим Новгородом получил более 300 единиц ДЛП, включающих:
- Педагогические дневники (1905‑1960 гг.)
- Фотографии выпускных классов
- Свидетельства о наградах учителей
Документы были описаны в едином каталоге, присвоен номер фонда «Ф-2022‑НГ‑12», и размещены в отдельном отделе «Образовательные фонды». Доступ к материалам открыт для исследователей, а для фотографий с изображением несовершеннолетних установлен ограниченный уровень доступа.
4.2 Фонд «Семейные архивы жителей села Петровка, Псковская область»
В 2023 году в рамках программы «Сохранение культурного наследия малых населённых пунктов» архив Псковской области получил более 1500 листов семейных записей (родословные, письма, фотографии). Было проведено массовое сканирование, а оригиналы помещены в климатически контролируемый склад.
Проблемы и пути их решения
| Проблема | Возможные решения |
|---|---|
| Недостаточная информированность населения о возможности передать ДЛП в архив. | Проведение просветительских кампаний, сотрудничество с местными СМИ и школами; создание онлайн‑портала «Мой архив». |
| Трудности в оценке подлинности и юридической чистоты документов. | Создание экспертных групп (историки, юристы, архивисты) и разработка чек‑листов проверки. |
| Ограниченный бюджет на хранение и консервацию. | Привлечение грантов, участие в государственных программах «Культура», использование волонтёрских проектов. |
| Сложности с цифровой конвертацией старых фотоматериалов. |
Перспективы развития работы с ДЛП в муниципальных архивах
В ближайшее десятилетие ожидается:
- Расширение цифровых платформ для онлайн‑доступа к отсканированным ДЛП (с учётом требований к защите персональных данных).
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматической индексации и распознавания текста в рукописных документах.
- Усиление межмуниципального сотрудничества (объединение небольших фондов в региональные цифровые репозитории).
- Развитие образовательных программ для школьников и студентов, направленных на практику работы с личными архивными материалами.
Документы личного происхождения в муниципальных архивах – это ценный источник, позволяющий восстановить микроисторию общества, понять судьбы отдельных людей и их роль в формировании местного культурного наследия. Правильное их выявление, комплектование, описание, хранение и предоставление доступа регулируются комплексом нормативных актов, среди которых ключевыми являются ФЗ 125‑ФЗ, Приказ Росархива № 77 от и методические рекомендации 2021 года.
Эффективная работа с ДЛП требует сочетания юридической точности, архивного мастерства и современных технологий. При правильном подходе муниципальные архивы способны не только сохранить эти уникальные материалы, но и сделать их доступными для исследователей, педагогов и широкой общественности, тем самым укрепляя связь поколений и поддерживая живую память о прошлом.
Дата актуализации статьи: 11 июля 2026 г.