Дата публикации:

Содержание

1. Что считается «новыми» документами?
2. Нормативно-правовая база
3. Методические рекомендации по комплектованию и описанию
4. Электронный архив: особенности и функции
5. Практические шаги при работе с новыми документами
6. Примеры из практики

В последние годы в государственных и муниципальных архивах России наблюдается активный приток новых документов – как в традиционном бумажном виде, так и в цифровом формате. Это связано с:

• расширением спектра государственных программ, требующих документального подтверждения;
• усилением требований к открытости и доступности архивных материалов;
• развитием технологий электронного документооборота и систем хранения электронных данных (СХЭД).

Для эффективного управления этими материалами необходимы четкие методики, нормативные акты и практические рекомендации.

Что считается «новыми» документами?

Термин «новые документы» в контексте архивов обычно охватывает:

1. Документы, поступившие в архив в текущем или предыдущем календарном году.
2. Электронные файлы, созданные после 2010 года, которые ещё не прошли процесс оцифровки и описания.
3. Документы личного происхождения, переданные в архив в рамках генеалогических или исторических проектов.
4. Устные материалы (записи интервью, аудио‑ и видеофайлы), полученные в результате научных исследований.

Нормативно-правовая база

Работа с новыми документами регулируется рядом федеральных актов и методических рекомендаций:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (Росархив) и ВНИИДАД «Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах».
• Приказы Минкультуры РФ о создании и ведении систем электронного документооборота (СХЭД).
• Региональные нормативные акты, определяющие порядок доступа к архивным материалам в конкретных субъектах РФ.

Методические рекомендации по комплектованию и описанию

Согласно рекомендациям Росархива, процесс работы с новыми документами состоит из нескольких этапов:

Приёмка и первичная оценка

При поступлении документов в архив необходимо выполнить:

• Проверку подлинности и юридической силы документа;
• Определение категории (бумажный, электронный, устный материал);
• Формирование первичной карточки приёма (включает сведения о доноре, дате поступления, объёме).

Комплектование

Документы группируются в фонд или дело в соответствии с их темой, источником и периодом создания. При этом учитываются:

• Схемы классификации (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись»);
• Наличие сопутствующих материалов (корреспонденция, фотографии, аудиофайлы).

Описание (сводное и детальное)

Для новых документов рекомендуется использовать сводные описания (по годовым разделам) и, при необходимости, детальные описания (по отдельным делам). Пример структуры описания:

<record>
 <>Документы личного происхождения Андрея Серафимовича Грачева</>
 <date>1991‑2025</date>
 <author>А. С. Грачев</author>
 <description>Пресс‑секретарь президента М. Горбачёва. Включает письма, пресс‑релизы, аудиозаписи интервью.</description>
 <format>Электронный архив (PDF, MP3)</format>
 <access>Открытый доступ после 5‑летнего срока конфиденциальности</access>
</record>

Учёт и хранение

Для бумажных материалов применяется традиционный архивный ящик, маркируемый согласно ГОСТ 7.0‑2003. Для электронных файлов – система хранения электронных документов (СХЭД) с резервным копированием на отдельные носители (жёсткие диски, облачные сервисы).

Электронный архив: особенности и функции

Электронный архив (ЭА) – это специализированная информационная система, обеспечивающая:

• Долговременное хранение цифровых файлов в соответствии с требованиями к целостности и доступности;
• Метаданные, позволяющие быстро находить нужный документ;
• Контроль версий и журналирование всех операций (просмотр, копирование, передача).

Ключевые требования к ЭА

1. Надёжность носителей. Регулярная миграция данных на новые носители (перезапись) согласно рекомендациям «Что нужно знать о новых правилах хранения документов».
2. Защита от несанкционированного доступа. Шифрование, двухфакторная аутентификация, разграничение прав доступа.
3. Совместимость с международными стандартами. ISO 14721 (OAIS), ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Преимущества электронного архива

• Ускоренный поиск и выдачу документов;
• Возможность удалённого доступа (при соблюдении требований безопасности);
• Сокращение физического пространства для хранения бумажных оригиналов.

Практические шаги при работе с новыми документами

Ниже представлена пошаговая инструкция для архивных работников:

Шаг 1. Регистрация поступления

Заполнить электронную форму «Регистрация нового документа» в СХЭД, указав:

• Источник (организация, физическое лицо);
• Тип документа (текст, изображение, аудио, видео);
• Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).

Шаг 2. Оценка и классификация

Определить классификационный код по РКИ (Российская классификационная индексация) и назначить фонд/дело.

Шаг 3. Описание

Создать сводное описание в системе, используя шаблоны, предусмотренные методическими рекомендациями. При необходимости добавить детальное описание в виде отдельного XML‑файла.

Шаг 4. Хранение

Для бумажных материалов – разместить в архивных ящиках, снабдить маркировкой. Для электронных – загрузить в СХЭД, указать путь к файлу и задать правила резервного копирования.

Шаг 5. Обеспечение доступа

Настроить права доступа в соответствии с законодательством и запросами пользователей. При необходимости оформить запрос на предоставление в соответствии с правилами «Государственный архив: куда и как сделать запрос».

Шаг 6. Мониторинг и контроль

Регулярно проверять целостность файлов (контрольные суммы), проводить аудит учётных записей и обновлять метаданные при изменении статуса документа.

Примеры из практики

Персональная коллекция Андрея Серафимовича Грачева

В 2022 году Национальный архив безопасности (National Security Archive) принял в свою персональную коллекцию более 500 документов пресс‑секретаря последнего советского президента. По методическим рекомендациям:

• Документы были классифицированы по темам «Политика», «Международные отношения»;
• Создано детальное описание каждого письма и аудиозаписи;
• Электронные версии (PDF, MP3) хранятся в СХЭД с двойным резервированием.

Устные материалы МГУ и МИФЛИ

В рамках проекта по сбору воспоминаний о Великой Отечественной войне были записаны более 200 интервью. Для их архивирования использовались следующие подходы:

1. Оцифровка аудио‑ и видеоматериалов в форматах WAV/MP4;
2. Создание метаданных (интервьюируемый, дата, тема, продолжительность);
3. Размещение в отдельном фонде «Устные истории ВОВ» с ограниченным доступом до 2028 года.

Электронные публикации Российского исторического общества

В 2025 году общество передало копии документов из фондов Российского государственного архива новейшей истории в открытый электронный архив. Это позволило:

• Обеспечить оперативный доступ исследователям через веб‑портал;
• Внедрить систему поиска по полному тексту (Full‑Text Search);
• Сократить время выдачи копий с нескольких дней до нескольких минут.

Работа с новыми документами в архивах – это сложный, но систематизированный процесс, требующий соблюдения нормативных актов, применения современных технологий и постоянного контроля качества. При правильном подходе архивы способны:

• Сохранить историческую ценность материалов для будущих поколений;
• Обеспечить быстрый и безопасный доступ к информации;
• Снизить риски утраты и искажения данных.

Следуя изложенным методическим рекомендациям и используя возможности электронных архивов, специалисты смогут эффективно управлять потоком новых документов, поддерживая высокий уровень профессиональной ответственности и соответствия законодательству.

Автор: эксперт по архивному делу, консультант Федерального архивного агентства.