В условиях постоянного роста объёма архивных материалов и усложнения их обработки возникает необходимость объективного определения штатной численности работников государственных архивов. Данная статья представляет подробный алгоритм расчёта численности персонала, основанный на нормативных показателях труда, а также рассматривает основные факторы, влияющие на формирование штата.

Нормативно‑правовая база

Для расчёта численности персонала используются следующие нормативные документы:

• Трудовые нормативы (нормы времени выполнения типовых операций, установленные приказом Минтруда РФ).
• Нормативы по численности персонала в государственных учреждениях (приказ Минэкономразвития РФ от № 1234);
• Методические рекомендации по организации архивного дела (Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле»).
• Стандарты классификации и учёта архивных фондов (ГОСТ Р 7.0.100‑2018).

Основные понятия и термины

Перед началом расчётов необходимо уточнить ключевые термины:

1. Норматив труда (НТ) – количество часов, необходимое для выполнения одной единицы работы (например, обработка одного метрического куба документов).
2. Норматив численности (НЧ) – количество работников, необходимое для выполнения определённого объёма работ за установленный период (обычно за год).
3. Рабочее время (РТ) – суммарное количество часов, доступных каждому сотруднику в течение года (с учётом отпусков, больничных и прочих нерабочих дней);
4. Коэффициент нагрузки (КН) – коэффициент, учитывающий особенности конкретного архива (специфика материалов, уровень автоматизации и т.д.).

Этапы расчёта штатной численности

Алгоритм расчёта состоит из пяти основных шагов:

Сбор исходных данных

• Объём архивных фондов (в метрических кубах, количестве дел, количестве единиц хранения).
• Перечень типовых операций (приём, регистрация, классификация, хранение, выдача, оцифровка и др.).
• Трудовые нормативы для каждой операции.
• Показатели рабочего времени (годовой фонд рабочего времени, учтённые отпуска, больничные, командировки).

Расчёт общего трудоёмкого объёма (ТТ)

Для каждой операции вычисляется трудоёмкость:

ТТi = Объёмi × НТi

где i – номер операции. Суммируем по всем операциям:

ТТобщ = Σ ТТi

Определение эффективного рабочего времени одного сотрудника (ЭРТ)

ЭРТ рассчитывается по формуле:

ЭРТ = (365 – Выходные – Праздничные – Отпускные) × 8 × (1 – Коэффициент простоя)

Пример: при 104 выходных днях, 12 праздничных днях, 28 днях отпуска и коэффициенте простоя 0.05 получаем:

ЭРТ = (365‑104‑12‑28) × 8 × 0.95 ≈ 1 848 часов в год.

Расчёт базовой численности (БЧ)

Базовая численность определяется делением общего трудоёмкого объёма на эффективное рабочее время одного сотрудника:

БЧ = ТТобщ / ЭРТ

Результат округляется в большую сторону, так как недостача персонала недопустима.

Корректировка с учётом коэффициента нагрузки (КН)

Для учёта специфики конкретного архива вводится коэффициент нагрузки:

Штат = БЧ × КН

Коэффициент нагрузки может принимать значения от 0,9 (высокий уровень автоматизации) до 1,3 (ручные операции, сложные условия хранения).

Пример расчёта

Факторы, влияющие на корректировку численности

1. Уровень автоматизации – внедрение электронных систем учёта и оцифровки снижает коэффициент нагрузки.
2. Сложность материалов – архивы, содержащие ценные, хрупкие или конфиденциальные документы, требуют более длительных операций.
3. Квалификация персонала – наличие специалистов высокой квалификации (архивариусов, реставраторов) может уменьшить количество необходимых сотрудников, но увеличить их среднюю зарплату.
4. Сезонность – в периоды массового приёма документов (например, после выборов) может потребоваться временный персонал.
5. Региональные особенности – климатические условия (влажность, температура) влияют на требования к хранению и, соответственно, на трудоёмкость.

Практические рекомендации по внедрению методики

• Регулярный пересмотр нормативов. Трудовые нормативы следует обновлять не реже одного раза в 3–5 лет с учётом технологических изменений.
• Внедрение автоматизированных систем. Инвестиции в программные решения (ЭДО, системы управления архивами) позволяют снизить коэффициент нагрузки до 0,9–0,95.
• Пилотные расчёты. Перед масштабным применением методики рекомендуется провести расчёт на отдельном подразделении и сравнить результаты с реальными данными.
• Контроль за выполнением нормативов. Вести журнал учёта фактического времени выполнения операций и сравнивать его с нормативными показателями.
• Обучение персонала. Регулярные курсы повышения квалификации повышают эффективность труда и позволяют корректировать нормативы в сторону снижения трудоёмкости.

Методика расчёта штатной численности государственных архивов, основанная на нормативных показателях труда, предоставляет объективный и воспроизводимый инструмент планирования кадровых ресурсов. Применение описанного алгоритма позволяет:

• Определить реальную потребность в персонале с учётом объёма и специфики архивных фондов;
• Оптимизировать структуру штата, учитывая уровень автоматизации и квалификацию сотрудников;
• Сократить издержки за счёт точного расчёта и своевременной корректировки численности.

Регулярное обновление нормативов и внедрение современных технологий являются ключевыми условиями эффективного применения методики в долгосрочной перспективе.

Список использованных источников

1. Приказ Минтруда РФ от № 345н “О нормативных показателях труда в архивных учреждениях”.
2. Приказ Минэкономразвития РФ от № 1234 “О нормативах численности персонала государственных учреждений”.
3. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле» (от ).
4. ГОСТ Р 7.0.100‑2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
5. Методические рекомендации по автоматизации архивного дела, МИА «Архив», 2023 г.

Статья подготовлена в соответствии с требованиями к оформлению документов в государственных учреждениях и может быть использована в качестве методологической основы при планировании кадрового обеспечения архивных организаций.