Реформа нотариального архивного дела в России достигла финишной прямой․ 14 июля 2026 года истекает установленный Федеральным законом от № 339-ФЗ срок передачи нотариальных документов государственных нотариальных контор (ГНК) в нотариальные архивы нотариальных палат субъектов РФ․ На 11 июля 2026 года процесс централизации хранения документов‚ ведшихся десятилетиями разрозненно‚ практически завершен․ Данная статья подробно разбирает правовую базу‚ процедуры‚ сроки и практику обращения в нотариальные архивы․

Правовая основа: от разрозненности к централизации

До вступления в силу изменений (11 января 2023 года) хранение нотариальных документов лежало полностью на плечах самих нотариусов — как государственных‚ так и частных․ Это создавало риски утраты документов при ликвидации контор‚ смене нотариусов‚ пожарах или недобросовестном хранении․

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (вступил в силу )․
• Статья 39․1 Основ законодательства РФ о нотариате «Нотариальные документы‚ нотариальный архив» (введена указанным законом)․
• Изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (нотариальные архивы выделены в отдельную категорию)․

Согласно ст․ 39․1 Основ законодательства о нотариате:

«Местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе‚ переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату‚ является нотариальный архив․»

Электронные документы и электронные образы бумажных документов хранятся в Единой информационной системе нотариата (ЕИС нотариата)․

Что именно попадает в нотариальный архив? (Фокус на ГНК)

Нотариальный архив палаты формируется из следующих массивов документов на бумажном носителе:

1. Документы упраздненных государственных нотариальных контор (ГНК)․ Это основной массив «исторического» фонда․
2. Документы нотариусов ГНК‚ прекративших полномочия․
3. Документы ГНК‚ находящиеся на временном хранении у частных нотариусов․ Ранее частные нотариусы часто принимали дела ликвидированных ГНК во временное хранение․ Теперь они подлежат обязательной передаче в архив палаты․
4. Документы частных нотариусов‚ сложивших полномочия (срок передачи — до )․
5. Документы действующих частных нотариусов по истечении 10 лет от совершения действия (срок передачи — до )․

Критический дедлайн: 14 июля 2026 года

Согласно п․ 4 ст․ 2 Закона № 339-ФЗ‚ нотариальные документы государственных нотариальных контор подлежат передаче в нотариальный архив не позднее 14 июля 2026 года․

Пример регионального реестра (Севастополь) показывает типичную структуру фондов‚ подлежащих передаче:

• 1-я Севастопольская ГНК (1945 – 2014 гг․)
• 2-я Севастопольская ГНК (1955 – 2014 гг․)
• 3-я Севастопольская ГНК (2008 – 2014 гг․)
• 4-я Севастопольская ГНК и др․

Аналогичные реестры формируются в каждой нотариальной палате субъекта РФ․

Материально-техническая база и стандарты хранения

Современные нотариальные архивы — это не «пыловые подвалы»‚ а высокотехнологичные хранилища․ Пример Челябинской областной нотариальной палаты (по данным ФНП):

• Мобильные стеллажи (компакты) для максимальной емкости (в Челябинске — 54 стеллажа‚ 170+ тыс․ единиц хранения)․
• Системы видеонаблюдения и автоматического пожаротушения (безводные‚ безопасные для бумаги)․
• Климат-контроль (температура‚ влажность);
• Современная компьютерная техника и ПО для учета‚ описания и поиска дел (архивные информационные системы)․
• Цифровой лаборатории для сканирования документов при выдаче копий в электронном виде․

Как отмечала Президент Челябинской ОНП Наталья Кузьмина: «Выражение «списать в архив» подразумевает избавиться от чего-то ненужного․ Но на самом деле здесь документы начинают новую жизнь․․․ ценный ресурс для получения информации и копий правоустанавливающих документов»․

Какие услуги оказывает нотариальный архив?

Из нотариального архива выдаются (на основании заявления):

• Сведения о наличии (отсутствии) запрашиваемой информации/документов․
• Архивная справка, документ‚ содержащий запрашиваемую информацию с указанием архивных документов‚ на основании которых она составлена․
• Архивная копия нотариального документа․

Правовая сила копии:

Копия нотариального документа‚ выданная из нотариального архива‚ приравнивается к дубликату нотариального документа․ Дубликаты как таковые архивом не выдаются — копия архива и есть дубликат с полной юридической силой․

Порядок обращения и получения документов

Кто имеет право получить информацию?

• Лица‚ обратившиеся за совершением нотариальных действий (самостоятельно или через представителя)․
• Их правопреемники (наследники)․
• Юридические лица — по документам‚ касающимся их деятельности․
• Государственные органы‚ суды, в порядке‚ установленном законом․

Необходимые документы при личном обращении:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность)․
2. Документы‚ подтверждающие право на получение информации (свидетельство о праве на наследство‚ доверенность‚ договор‚ решение суда и т․д․)․
3. Для представителей — нотариально заверенная доверенность (или иной документ о полномочиях)․

Обращение по почте (Почта России):

• Подпись заявителя в заявлении обязательно должна быть нотариально засвидетельствована․
• Копии документов‚ прилагаемых к заявлению‚ также должны быть нотариально заверены․

Сроки исполнения запросов (ст․ 39․1‚ регламенты палат):

Стоимость услуг (на примере тарифов на 2026 год)

Плата за услуги нотариального архива устанавливается нотариальными палатами субъектов РФ в пределах‚ установленных законодательством․ Пример тарифов Нотариальной палаты Свердловской области на 2026 год:

• На бумажном носителе: 751 рубль за копию/справку․
• В электронной форме: 375 руб․ 50 коп․ (на 50% дешевле бумажной)․

Оплата производится до начала выполнения работы (по квитанции или через личный кабинет/терминал палаты)․

Региональные примеры организации работы

Свердловская область (НПСО)

• Адрес: г․ Екатеринбург‚ ул․ Восточная‚ д․ 56․
• Телефон консультаций: (343) -04-77-75․
• Режим приема: Вторник 10:00–14:00‚ Четверг 12:00–16:00․
• Почтовый адрес: 620075‚ Свердловская обл․‚ г․ Екатеринбург‚ ул․ Восточная‚ д․ 56‚ Нотариальный архив НПСО․

Челябинская область

• Архив оснащен 54 мобильными стеллажами (170+ тыс․ единиц хранения)․
• Штат — 4 архивариуса․
• Активно внедряется электронный документооборот․

Архангельская область и др․

Нотариальная палата Архангельской области активно продвигала законопроект о централизации‚ подчеркивая‚ что это «повысит сохранность‚ облегчит поиск и восстановление документов‚ а также снизит нагрузку на суды в части дел об установлении фактов‚ имеющих юридическое значение»․

Значение реформы для граждан и правовой системы

1. Гарантия сохранности․ Исключена потеря документов при ликвидации контор‚ смерти нотариуса‚ пожарах в частных офисах․
2. Единая точка входа․ Гражданину не нужно искать‚ «где сейчас лежат дела 3-й ГНК 1998 года» — они в архиве палаты региона․
3. Снижение судебной нагрузки․ Раньше для восстановления утерянного договора дарения 1995 года нужно было идти в суд по ст․ 264 ГПК РФ («Об установлении факта‚ имеющего юридическое значение»)․ Теперь копия из архива — это готовый дубликат․
4. Цифровизация․ Параллельно с бумажным архивом развивается ЕИС нотариата․ В перспективе, полный переход на электронные образы с кэшированием в облаке‚ но бумажный оригинал остается гарантией «последней мили»․

Чек-лист: что сделать гражданину‚ если нужен документ из ГНК

1. Определите регион․ В какой области/крае/республике находилась ГНК‚ совершившая действие?
2. Найдите контакты нотариальной палаты этого субъекта (сайт notariat․ru → раздел «Палаты регионов»)․
3. Позвоните в нотариальный архив (телефоны обычно на сайте палаты в разделе «Архив» или «Сведения о нотариальных архивах») для предварительной консультации: есть ли дело‚ какие нужны данные для поиска (ФИО‚ примерная дата‚ номер реестра‚ если известен)․
4. Подготовьте пакет документов (паспорт + основание: свидетельство о наследстве‚ доверенность на получение архивной копии и т․д․)․
5. Оформите заявление (образец на сайте палаты или на месте)․
6. Оплатите пошлину (реквизиты на сайте палаты)․
7. Получите копию/справку лично или по почте (с нотариальным заверением подписи и копий вложений)․

Создание единой системы нотариальных архивов, это исторический шаг от хаотичного хранения к цивилизованному архивному делу․ К 14 июля 2026 года должен быть завершен перенос всего массива документов ГНК под крыло нотариальных палат․ Для граждан это означает: документы в безопасности‚ найти их стало проще‚ а полученная копия имеет силу оригинала (дубликата) без судов и долгих ожиданий․

Если у вас есть вопросы по конкретному региону, обращайтесь в нотариальную палату вашего субъекта РФ․ Контакты всех 88 палат доступны на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты: notariat․ru․

Статья подготовлена на основе данных Федеральной нотариальной палаты (notariat․ru)‚ сайтов нотариальных палат Свердловской‚ Челябинской‚ Архангельской областей и г․ Севастополя‚ текста Закона № 339-ФЗ и ст․ 39․1 Основ законодательства о нотариате․ Актуально на 11 июля 2026 г․