В условиях тотальной цифровизации документооборота создание и эксплуатация систем хранения электронных документов (СХЭД) перестает быть просто IT-задачей и становится предметом строгого правового регулирования. Регламент хранения электронных архивов — это ключевой локальный нормативный акт организации, определяющий правила, сроки, порядок комплектования, учета и использования электронных архивных документов. В данной статье подробно разбираем нормативную базу, функциональные требования и организационные аспекты построения правомерного электронного архива на 2026 год.

Нормативная правовая база: иерархия документов

Строительство системы хранения электронных документов в РФ базируется на многоуровневой системе нормативных актов. Незнание или игнорирование этих документов ведет к правовым рискам, штрафам и потере юридической значимости документов.

Федеральный уровень

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, устанавливающий обязанность ведения архива и обеспечения сохранности документов в течение установленных сроков (ст. 17).
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирует вопросы юридической значимости электронных документов, усиленной и неквалифицированной электронной подписи.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — требования к защите персональных данных и критической информационной инфраструктуре.

Ведомственный уровень (Приказы Росархива и Минкультуры)

На сегодняшний день (статус на ) ключевыми подзаконными актами являются:

1. Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 — «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Данный документ является эталоном требований к функционалу СХЭД для госсектора, но де-факто используется как стандарт «лучших практик» и для коммерческих организаций.
2. Приказ Росархива от № 77 — утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Это основной регламент процедур.
3. Приказ Росархива № 236 — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, и сроков их хранения». Является базовым справочником по срокам хранения (номенклатура дел).
4. Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (разрабатывается Росархивом) — направлен на упорядочение работы с официальными управленческими электронными документами.

Ключевые принципы регламента хранения

Регламент хранения электронных архивов организации должен закреплять следующие фундаментальные принципы:

Юридическая значимость и достоверность

Электронный документ, хранящийся в архиве, должен гарантированно соответствовать оригиналу; Для этого СХЭД должна обеспечивать:

• Проверку целостности (хеш-суммы, ЭП).
• Подтверждение авторства и неизменности содержимого (квалифицированная электронная подпись, метки времени).
• Защиту от несанкционированного изменения, удаления или подделки.

Долговременная доступность и читаемость

Сроки хранения могут достигать 75 лет (личные дела) или быть постоянными. Регламент должен предусматривать:

• Миграцию форматов: перевод устаревающих форматов (например, старые версии MS Office, специалированные CAD) в открытые архивные форматы (PDF/A, XML, TIFF, OpenDocument).
• Эмуляцию/виртуализацию: сохранение программного окружения для чтения специфических форматов.
• Целостность носителей: регулярная проверка контрольных сумм, RAID-массивов, ленточных библиотек (LTO) и облачных хранилищ.

Соответствие номенклатуре дел

Согласно п. 10 Приказа Росархива № 77, номенклатура дел является основой для:

• Формирования дел и составления описей.
• Учета дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
• Учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Регламент должен жестко привязывать каждую электронную единицу хранения (файл/документ) к конкретной статье номенклатуры с указанием срока хранения.

Структура регламента хранения электронных архивов (типовое содержание)

Каждая организация разрабатывает регламент самостоятельно, но типичная структура, соответствующая требованиям Росархива, включает следующие разделы:

Раздел 1. Общие положения

• Цели и область применения.
• Нормативные ссылки (ФЗ, Приказы Росархива, ГОСТы — Р 7.0.8-2013, Р 7.0.100-2018 и др.).
• Термины и определения (СХЭД, ЭД, ЕХ, АИС, квитанция и т.д.).

Раздел 2. Организация хранения и комплектования

• Порядок формирования дел (бумажных и электронных) в едином документообороте.
• Правила отбора документов на архивное хранение (акты экспертизы стоимости документов).
• Порядок передачи дел из СЭД/СЭДО в СХЭД (протоколы передачи, акты приема-передачи).
• Комплектование дел: структура дела (титульный лист, внутренняя опись, сами документы).

Раздел 3. Учет и описание электронных документов

• Ведение описей дел (форма № 1-Арх или электронный аналог).
• Ведение описей электронных документов (для постоянных и временных свыше 10 лет).
• Использование уникальных идентификаторов (UID) для каждого файла/документа.
• Метаданные: обязательный набор атрибутов (автор, дата, тип, ЭП, хеш, формат, версия, права доступа).

Раздел 4. Технические требования к СХЭД (согласно Приказу № 69)

• Архитектура: разделение на зоны (приемка, хранение, выдача, администрирование).
• Функции контроля целостности (автоматический расчет и сверка хеш-сумм по расписанию).
• Функции управления сроками хранения (автоматический расчет даты уничтожения/передачи в госархив).
• Журналирование всех событий (Audit Trail): кто, когда, что делал с документом (просмотр, скачивание, печать, изменение атрибутов). Журналы должны храниться не менее срока хранения документов.
• Резервное копирование и аварийное восстановление (RPO/RTO).
• Интеграция с СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др.) через стандартные протоколы (CMIS, WebDAV, API).

Раздел 5. Обеспечение безопасности и режима доступа

• Разграничение доступа на основе ролевой модели (RBAC): архивариус, администратор СХЭД, пользователь-читатель, руководитель.
• Защита от утечки информации (DLP, водяные знаки при выдаче).
• Шифрование данных «в покое» (AES-256/GOST) и «в движении» (TLS 1.2+/GOST TLS).
• Физическая безопасность серверных комнат (доступ по биометрии/пропускам, пожаротушение, климат-контроль).

Раздел 6. Порядок использования и выдачи

• Порядок предоставления копий электронных документов (на носителе, через портал, по защищенным каналам связи).
• Оформление заверенных копий (с ЭП архивариуса/нотариуса).
• Учет факта выдачи (журналы выдачи).

Раздел 7. Уничтожение и передача в государственные архивы

• Порядок проведения экспертизы документов по истечении сроков хранения.
• Акт об уничтожении (форма) с подтверждением невосстановимого удаления (перезапись секторов, физическое уничтожение носителей).
• Подготовка пакетов для передачи в федеральные/региональные архивы (соответствие формату обмена, например, SIP — Submission Information Package по OAIS).

Типовые функциональные требования к СХЭД (Приказ Росархива № 69)

При выборе или разработке программного обеспечения для электронного архива организация должна ориентироваться на типовые требования, сгруппированные в функциональные блоки:

Сроки хранения: как не ошибиться

Самая частая ошибка, установление сроков хранения «по умолчанию» (например, «5 лет для всего»). Регламент должен ссылаться на:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236) — для управленческой документации (приказы, распоряжения, договоры, отчеты, переписка).
2. Отраслевые перечни — для специфических документов (медицинские карты, проектная документация, кадровые документы, банковские операции, налоговый учет).
3. Номенклатура дел организации — утверждается руководителем организации по согласовании с архивным органом (для госорганов) или экспертом-архивариусом (для коммерческих).

Важно: Срок хранения устанавливается на дело (единица хранения), а не на отдельный документ внутри дела. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела (последнего документа в деле).

Особенности хранения документов с Электронной Подписью (ЭП)

Хранение ЭП наравне с документом — обязательное требование. Регламент должен регламентировать:

• Хранение сертификатов ключей проверки ЭП: сертификат должен быть доступен для проверки подписи на любой момент срока хранения документа. Требуется архивирование CRL/OCSP-ответов или меток времени (Time Stamping Authority — TSA).
• Продление доверия (Long-Term Validation — LTV): внедрение в документ (например, в PDF/A-3 с вложенным подписанным атрибутом) информации о статусе сертификата на момент подписания (OCSP/CRL/TSA).
• Квалифицированные метки времени: использование услуг аккредитованных центров метки времени для фиксации факта существования документа в конкретный момент.

Режим архивохранилища: физические и организационные меры

Даже для чисто электронного архива применяются требования к помещениям серверного оборудования (согласно Приложению к Приказу Минкультуры/Росархива):

• Запрещаеться: находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, не связанное с архивом; употреблять пищевые продукты и напитки.
• Климатические нормы: температура 18±2°C, относительная влажность 50±10% (для ленточных носителей, строже).
• Пожарная безопасность: газовые модульные установки пожаротушения (не водяные!), датчики дыма/тепла, противопожарные двери.
• Контроль доступа: СКУД, видеонаблюдение с архивацией записи не менее 90 дней.

Пошаговый алгоритм внедрения регламента

1. Аудит текущего состояния: инвентаризация систем (СЭД, файловые сервера, почта, 1С), анализ форматов, объемов, сроков хранения.
2. Разработка/актуализация Номенклатуры дел: согласование с архивариусом и юристами.
3. Выбор/настройка СХЭД: закупка ПО (коробочного: Контур.Архив, 1С:Архив, ELAR, Регата и др.) или построение на базе OpenSource (Archivematica, DSpace) с доработкой под Приказ № 69.
4. Написание Регламента: фиксация бизнес-процессов: «Кто делает? Что делает? Когда? В какой системе? Какой документ-результат?».
5. Миграция исторических данных: загрузка накопленных файлов в СХЭД с простановкой метаданных, проверкой ЭП, расчетом хешей.
6. Обучение персонала: архивариусы (работа с описями, экспертиза), администраторы (бэкапы, мониторинг), пользователи (поиск, запрос копий).
7. Тестовая эксплуатация и аудит: проверка сценариев: потеря диска, истечение срока ЭП, запрос из суда/налоговой, миграция формата.
8. Ввод в промышленную эксплуатацию: утверждение регламента приказом руководителя.

Типичные ошибки и риски

• Хранение «в файловой помойке»: сетевые папки без версионирования, контрольных сумм, прав доступа и аудита. Это не архив, это файловое хранилище.
• Игнорирование миграции форматов: через 10 лет файлы .doc, .xls, специфические CAD-форматы станут нечитаемы без специализированного ПО.
• Потеря контекста ЭП: хранить подписанный PDF, но не хранить сертификат ЦС и отзывы (CRL) на момент подписания — делает проверку подписи невозможной через 5-7 лет.
• Отсутствие регламента уничтожения: хранение «на всякий случай» сверх сроков создает риски утечки ПДн/коммерческой тайны и затраты на хранилища.
• Разрыв между СЭД и СХЭД: ручная выгрузка/загрузка ZIP-архивов вместо автоматического взаимодействия по API/CMIS.

Регламент хранения электронных архивов — это не просто документ «для галочки» при проверке Росархива или аудиторов. Это операционная инструкция, обеспечивающая правовую защищенность бизнеса. В 2026 году, когда большинство организаций перешли на безбумажный документооборот (СЭД, ЭДО, ЭЧД), отсутствие валидного электронного архива с подтвержденной целостностью и юридической значимостью документов равносильно отсутствию архива вовсе.

Ключевые успеха:

1. Привязка регламента к Номенклатуре дел и Перечню № 236.
2. Выбор СХЭД, соответствующей Приказу Росархива № 69 (функционал LTV, миграция, аудит).
3. Автоматизация рутинных операций (приемка, контроль целостности, расчет сроков).
4. Регулярное тестирование восстановления данных и проверки ЭП (хотя бы раз в год).

Инвестиции в правильную организацию электронного архива сегодня — это экономия миллионов рублей на судебных спорах, штрафах и восстановлении утерянных знаний завтра.

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы: ФЗ-125, ФЗ-63, Приказы Росархива № 69, № 77, № 236, Проекты рекомендаций Росархива. Данная информация носит справочный характер. Для разработки локального акта рекомендуется привлечь сертифицированного архивариуса и юриста, специализирующегося на архивном законодательстве.